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[XX公司]档案管理制度

一、目的

为规范公司档案管理工作，确保档案的完整性、安全性与有效性，充分发挥档案在经营管理、风险防控、知识传承中的价值，根据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司总部及各分支机构（含异地办公点）在经营、管理活动中形成的各类档案（包括但不限于文书、人事、财务、项目、合同等），以及公司接收的外部档案（如合作方资料、政府批文等）。

三、档案管理基本原则

1.集中统一管理原则：公司档案由综合档案室（或指定部门）集中统一保管，各部门按权限收集、整理后移交，确保档案资源的完整性与安全性。

2.分类分级原则：根据档案内容、来源及重要性，分为不同类别（如文书、人事、财务等）并设定保管期限（永久、长期/30年、短期/10年），实施差异化管控。

3.完整性与安全性原则：档案收集需齐全、整理需规范，存储需符合必威体育官网网址与物理防护要求（防火、防盗、防潮、防虫、防光），严禁篡改、损毁或非法外借。

4.数字化与便捷利用原则：推进档案数字化建设，通过电子档案系统实现高效检索与共享，同时平衡利用便利性与必威体育官网网址性。

四、档案分类与范围

（一）档案主要类别及内容

类别

具体内容

保管部门（收集源头）

备注

文书档案

公司发文、收文（红头文件）、会议纪要、制度文件、工作总结、年度计划、重要通知等

办公室/行政部

含公司级决策文件及对外公文

人事档案

员工入职材料（简历、学历证明）、劳动合同、绩效考核表、培训记录、奖惩记录、离职文件等

人力资源部

涉及员工个人隐私，严格必威体育官网网址

财务档案

会计凭证、会计账簿、财务报表、税务申报资料、审计报告、银行对账单等

财务部

按国家财经法规要求长期保存

项目档案

项目立项书、可行性研究报告、设计方案、施工图纸、验收报告、项目总结等

项目管理部/工程部

按项目全生命周期分类整理

合同档案

各类业务合同（采购、销售、租赁等）、补充协议、合同审批单、履约记录等

法务部/合同管理部门

含电子版与纸质版原件

技术档案

研发技术文档（代码、设计图纸、实验数据）、专利申请文件、技术标准、工艺流程等

研发部/技术部

涉及公司核心知识产权

声像档案

重要会议照片/视频、活动影像、工程现场记录、客户拜访录音等

行政部/市场部

需标注时间、地点、主题

外部档案

政府批文（营业执照、许可证）、合作方资质文件、行业协会资料等

对应对接部门（如法务部）

需验证原件后存档复印件

（二）档案保管期限

永久：对公司有长远利用价值的核心档案（如公司章程、重大决策文件、土地房产权属证明、核心技术资料）。

长期（30年）：具有重要参考价值的档案（如长期项目档案、重要合同、年度财务审计报告）。

短期（10年）：日常业务中有一定利用价值但非核心的档案（如一般性通知、短期项目资料、临时会议纪要）。

注：具体保管期限根据国家档案局《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》及公司实际调整，由综合档案室编制《档案保管期限表》并定期复审。

五、档案管理职责分工

（一）综合档案室（档案管理中心）

负责公司档案的集中统一管理，制定档案管理制度与操作规范；

指导各部门档案收集、整理与移交工作，对移交档案进行验收、分类、编号与入库；

负责档案的日常保管（库房管理）、数字化加工、鉴定销毁及安全防护；

提供档案查询、借阅与利用服务，编制档案检索工具（如目录索引、电子检索系统）；

定期对档案管理工作进行检查与考核，推动档案信息化建设。

（二）各部门（档案形成部门）

负责本部门业务活动中形成的档案（如人事部管员工档案、财务部管财务凭证）的收集、整理与初步分类；

按制度要求及时将整理规范的档案移交综合档案室，确保移交档案的完整性、准确性（附《档案移交清单》）；

本部门日常工作中需查阅档案的，需通过正规流程申请（优先在部门内部留存副本中查阅）。

（三）档案管理员

专职负责档案的日常管理（入库、盘点、防护、借阅登记），确保档案实体与电子数据的一致性；

对到期档案提出鉴定意见（是否销毁/延期），经审批后执行销毁程序；

定期备份电子档案数据，防止因系统故障导致数据丢失。

六、档案收集与整理

（一）收集范围与时间要求

1.收集范围：各部门在经营管理活动中形成的具有保存价值的文件材料（包括纸质、电子、声像等形式），均需纳入归档范围（具体以《文件材料归档范围表》为准）。

2.时间要求：

文书类档案：次年6月底前完成上年度文件归档；

项目类档案：项目竣工验收后3个月内完成归档；

合同类档案：合同履行完毕或终止后1个月内完成归档；

人事类档案：员工入职/离职后15个工作日内完成相关材料归档；

财务类档案：会计年度终了后，由财务部整理，次年3月底前移交综合档案室。

（二）整理规范

1.分类：按档案类别（如文书、人