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采购管理订单处理流程模板（供应链优化版）

一、适用范围与典型应用场景

本模板适用于各类制造企业、零售企业及服务型组织的采购管理部门，尤其适用于供应链环节较多、订单处理复杂度较高、需协同内外部资源以提升整体效率的场景。典型应用包括：

制造型企业原材料/零部件采购订单全流程管理；

零售企业商品采购订单从需求到交付的闭环管控；

多供应商、多批次采购项目的订单协同与进度跟踪；

供应链数字化转型中订单处理流程的标准化与优化。

二、采购订单处理全流程操作指南

（一）采购需求发起与审批

核心目标：保证采购需求真实、合理，从源头控制订单准确性，避免无效采购。

需求提报

需求部门（如生产部、销售部、仓储部）根据业务计划（如生产排程、销售预测、库存预警）填写《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、需求数量、期望交货日期、用途说明及预算编码。

需求部门负责人对需求的必要性及合理性进行初审，签字确认后提交至采购部。

需求复核与评估

采购部接收需求后，1个工作日内完成复核：核查物料编码/规格准确性、需求数量与库存数据（参考ERP系统）的匹配度、交货日期与供应链产能的可行性。

对于复杂需求（如新物料、定制化服务），组织技术部、质检部进行联合评估，确定技术参数及质量标准，形成《需求评估报告》。

审批流程

根据采购金额及物料重要性，分级审批：

金额≤5000元：采购部经理审批；

5000元＜金额≤5万元：采购总监审批；

金额＞5万元：总经理审批，涉及重大资本支出的需联合财务部会签。

审批通过后，《采购需求审批表》，进入下一环节；审批驳回则反馈需求部门修订，重新提报。

（二）供应商选择与订单下达

核心目标：基于供应链优化原则，选择最优供应商，保证订单条款清晰、可执行。

供应商寻源与比选

采购部根据需求类型，从合格供应商库中筛选候选供应商（新供应商需经过资质审核及样品测试，纳入《合格供应商名录》）。

对于标准化物料，至少邀请3家供应商报价；对于定制化物料，组织技术、质量部门参与商务谈判，综合评估价格、交期、质量保障能力、合作稳定性等因素，形成《供应商比选表》，确定中标供应商。

订单条款确认

采购部与供应商确认订单细节，包括：物料名称/规格、数量、单价、总价、交货地点/方式、付款条件（如账期、预付款比例）、质量标准（如国标、行标或企业标准）、违约责任等，保证双方理解一致。

订单与下达

采购部基于确认的条款，在ERP系统中创建《采购订单》（PO），系统自动校验订单信息与需求审批表、供应商信息的匹配性，避免人工录入错误。

订单经采购部经理审核后，通过系统或书面形式正式下达给供应商，同步抄送仓储部、财务部及需求部门，并保留《订单下达回执》作为供应商接收确认的依据。

（三）订单执行与进度跟踪

核心目标：实时监控订单执行状态，提前识别并解决供应链风险，保证订单按期交付。

供应商生产/备货跟踪

采购专员根据订单交期，制定《订单跟踪计划》，明确关键节点（如原材料采购、生产进度、质检完成、发货准备）的跟踪频率。

通过ERP系统实时查询供应商生产进度，或定期与供应商对接（如周度进度会议），要求供应商提交《生产/备货进度表》，保证物料按计划生产/备货。

异常处理与风险预警

当出现可能导致延期交付的风险（如供应商设备故障、原材料短缺、物流延误）时，供应商需提前3个工作日书面通知采购部，说明原因及预计恢复时间。

采购部接到通知后，立即启动应急预案：评估是否需要寻找替代供应商、调整交货期或协商分批交付，同时更新《订单风险跟踪表》，保证相关部门及时知晓风险状态。

发货通知与物流对接

供应商完成生产/备货及质检后，向采购部提交《发货预告》，注明物流商名称、运单号、预计到达时间。

采购部将发货信息同步至仓储部，协调仓储部做好收货准备（如库位预留、人员安排）；涉及进口物料的，提前办理清关手续。

（四）到货验收与入库

核心目标：保证交付物料符合订单要求，数量准确、质量合格，避免不合格物料流入生产环节。

到货初步核对

仓储部根据供应商《发货预告》及采购订单，核对到货物料的名称、规格、数量、外包装是否完好，如有差异（如数量不符、包装破损），当场在《到货交接单》上注明，并拍照留证，同时通知采购部及供应商处理。

质量检验

对于需质检的物料，质检部依据《采购订单》及《质量检验标准》在2个工作日内完成检验：

合格：出具《质量检验报告》，标注“合格”结论；

不合格：出具《不合格品处理通知单》，明确不合格项（如尺寸偏差、功能不达标），同步反馈采购部及供应商，启动退货、换货或让步接收流程（需需求部门及质量部确认）。

入库与数据更新

检验合格的物料，由仓储部办理入库手续，扫描物料条码录入ERP系统，更新库存数据，《入库单》，并同步通知需求部门领用；

检验不合格且需退货的物料，仓储部负责协调供应商退货，并在系统