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建筑工程竣工档案整理与归档指南

建筑工程竣工档案作为工程项目建设全过程的真实记录和最终成果的直接体现，不仅是工程竣工验收、交付使用、维护管理、改建扩建的重要依据，更是工程项目合法合规性的历史凭证。其系统性、完整性和准确性，直接关系到工程的后续管理和企业的长远发展。本指南旨在为建筑工程竣工档案的规范整理与高效归档提供专业指导，助力相关从业人员提升档案管理水平。

一、竣工档案整理的前期准备与基本原则

在着手进行竣工档案整理之前，充分的准备工作与明确的基本原则是确保档案质量的基石。

(一)前期准备

首先，应成立专门的档案整理小组或明确专职档案管理人员，负责统筹协调档案的收集、整理、审核与归档工作。其次，需组织相关人员学习国家及地方关于工程档案管理的必威体育精装版法规、规范及标准，如《建设工程文件归档规范》等，确保整理工作有章可循。同时，根据工程项目的具体特点和规模，制定详细的档案整理工作计划与细则，明确各参与方（建设、勘察、设计、施工、监理等）的职责分工和资料提交时限。

(二)基本原则

2.完整性原则：档案应全面涵盖工程建设的各个阶段和各个方面，从项目立项、勘察设计、招投标、施工、监理到竣工验收等各环节形成的具有保存价值的文件材料均应收集齐全。

3.规范性原则：档案的分类、组卷、编目、装订、书写等均需符合国家及行业标准，做到格式统一、条理清晰、易于查阅。

4.系统性原则：档案材料的排列应遵循工程建设的自然规律和内在联系，保持文件之间的有机联系，便于反映工程的全貌。

5.安全性原则：在档案整理过程中，应采取有效措施确保档案材料的物理安全和信息安全，防止丢失、损坏或泄密。

二、竣工档案的收集范围与资料核查

全面、准确地收集工程建设各环节产生的文件资料，并对其进行严格核查，是档案整理工作的前提。

(一)收集范围

竣工档案的收集范围广泛，主要包括但不限于以下几类：

*工程准备阶段文件：项目立项批复、可行性研究报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工图审查合格书、中标通知书、施工合同、监理合同等。

*监理文件：监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理报告、旁站记录、平行检验记录、监理工作总结等。

*施工文件：施工组织设计、开工报告、图纸会审记录、设计变更单、工程洽商记录、原材料及构配件出厂合格证与复试报告、施工试验记录、隐蔽工程验收记录、分部分项工程质量验收记录、施工日志等。

*竣工图：按规范要求绘制的反映工程实际完工情况的全套竣工图纸，包括建筑、结构、给排水、电气、暖通、消防、智能化等各专业。

*竣工验收文件：竣工验收申请报告、竣工验收记录、工程质量评估报告、勘察设计质量检查报告、施工单位工程竣工报告、监理单位质量评估报告、工程竣工验收备案表等。

*其他具有保存价值的文件材料：如工程照片、录像资料、声像档案等。

(二)资料核查

收集到的资料需进行严格核查：

1.完整性核查：对照档案收集清单，检查各环节、各专业的资料是否齐全，有无缺漏。

2.有效性核查：检查文件材料的签署是否齐全（签字、盖章），日期是否明确，审批手续是否完备，是否符合法定形式。

3.准确性核查：检查数据、图表、文字描述是否准确无误，与工程实际情况是否相符，各相关文件之间的内容是否一致，有无矛盾。

4.规范性核查：检查文件格式、用纸规格、书写字迹（应采用不易褪色的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水）是否符合归档要求。

三、竣工档案的分类与组卷

档案的科学分类与规范组卷是提升档案系统性和利用效率的关键步骤。

(一)分类

应按照工程建设的内在规律和文件材料的自然形成过程，结合《建设工程文件归档规范》的要求进行分类。通常可采用按专业、按文件形成单位或按工程阶段等方式进行。例如，可分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件（按建筑、结构、给排水及采暖、电气、智能建筑、通风与空调、电梯等专业细分）、竣工图、竣工验收文件等大类。

(二)组卷

组卷应遵循“遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用”的原则。

1.卷内文件排列：同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件应在一起，批复在前，请示在后；印本在前，定稿在后；主件在前，附件在后。图纸按图号顺序排列。

2.案卷厚度：案卷不宜过厚，一般不超过规定厚度（如20mm或30mm），太厚不利于保管和利用。

3.装订要求：卷内文件应剔除金属物，对破损的文件应进行修补。采用线装或装订夹等方式装订，做到整齐、牢固，便于翻阅。不装订的案卷，其文件材料应逐件用细线或纸条固定。

四、竣工档案的编目与编绘

编目与编绘是档案管理的“索引”，是实现档案有序化管理和快速检索的核心环节。

(一)卷内文件编号

1.页号编写：卷内文件有书写内容