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2026年水果种植公司办公用品管理制度

第一章总则

第一条目的

为规范公司办公用品的采购、领用、存储、盘点及废弃处理等管理工作，控制办公成本，保障员工日常办公需求，提高办公用品使用效率，避免浪费与流失，结合公司水果种植业务（如柑橘、苹果、草莓种植）的办公实际情况，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有部门（包括种植部、质量部、采购部、行政部、人力资源部等）及全体员工；管理范围包括公司日常办公所需的各类用品，具体分为：

消耗类用品：如签字笔、笔记本、打印纸、复印纸、墨盒、硒鼓、文件夹、便利贴、回形针、订书钉等；

耐用类用品：如办公桌、办公椅、文件柜、电脑、打印机、复印机、电话机、碎纸机、计算器、U盘等；

其他办公辅助用品：如清洁用品（抹布、拖把、垃圾袋）、饮用水、一次性纸杯等。

第三条管理原则

按需采购原则：根据各部门实际办公需求制定采购计划，避免过量采购导致积压或浪费；

成本控制原则：在保证办公用品质量满足办公需求的前提下，优先选择性价比高的产品，控制采购成本；

规范领用原则：明确领用流程与标准，员工按需领用，杜绝随意领用、超额领用；

妥善存储原则：建立专门存储区域，分类存放办公用品，做好防潮、防尘、防盗措施，确保用品完好；

节约使用原则：倡导员工节约使用办公用品，如双面使用打印纸、重复利用可回收办公用品，减少浪费；

责任明确原则：明确各部门及相关人员在办公用品管理中的职责，确保管理流程有序推进。

第四条管理职责分工

公司办公用品管理实行“行政部归口管理、各部门协同配合”的模式，具体职责分工如下：

行政部：作为办公用品归口管理部门，负责制定采购计划、组织采购、存储管理、台账登记、定期盘点及制度执行监督；

各部门：指定1名办公用品管理员（可由部门文员兼任），负责收集本部门办公用品需求、提交领用申请、分发用品给员工、反馈使用问题；

财务部：负责审核办公用品采购预算、支付采购款项、监督采购费用使用情况；

全体员工：按本制度规定领用与使用办公用品，节约资源，妥善保管个人使用的耐用类用品，损坏或丢失时及时上报。

第二章办公用品采购管理

第五条采购计划制定

月度需求收集：每月25日，各部门办公用品管理员根据本部门下月办公需求，填写《办公用品月度需求表》，明确用品名称、规格、数量、预计使用时间，经部门负责人审核后，提交至行政部；

采购计划汇总：行政部在每月28日前，汇总各部门《办公用品月度需求表》，结合办公用品库存情况（如消耗类用品库存低于30天使用量时需补充采购），制定《办公用品月度采购计划》；

采购计划审批：《办公用品月度采购计划》需明确采购物品、数量、预估单价、总金额、采购方式（如集中采购、零星采购），经行政部负责人审核后，报公司管理层审批；单次采购金额超过[具体金额区间，企业可根据实际设定]的，需经公司主要负责人审批；

紧急采购处理：因临时办公需求（如突发会议需要增加打印纸、新员工入职需要配备办公用品）产生的紧急采购，由部门填写《办公用品紧急采购申请单》，经部门负责人、行政部负责人审批后，由行政部优先从库存调配，无库存时按紧急采购流程执行，采购后需补充录入采购台账。

第六条采购实施

供应商选择：行政部需建立合格供应商名录，优先选择信誉良好、产品质量达标、价格合理、配送及时的供应商；对耐用类用品（如电脑、打印机），需选择具备售后保障的供应商，签订采购合同（单次采购金额超过[具体金额区间]时）；

采购方式：

集中采购：消耗类用品、常用耐用类用品（如文件夹、计算器）采用集中采购方式，行政部通过比价（至少对比2家及以上供应商报价）确定供应商，签订采购协议，按月度采购计划定期采购；

零星采购：紧急需求或特殊用品（如定制化文件袋）采用零星采购方式，由行政部指定专人采购，采购时需保留采购凭证（发票、收据）；

采购验收：办公用品到货后，行政部需在2个工作日内组织验收，核对物品名称、规格、数量、质量是否与采购计划一致，检查是否存在破损、过期（如一次性用品）等问题；验收合格的，办理入库手续；验收不合格的，由行政部联系供应商退换货，直至符合要求。

第七条采购款项支付

发票提交：供应商按采购协议约定提供发票，行政部核对发票信息（如发票金额、物品明细）与采购验收记录一致后，附上《办公用品采购计划》《验收单》，提交至财务部；

款项支付：财务部审核相关凭证无误后，按公司财务管理制度及采购协议约定的付款方式（如月结、货到付款）支付采购款项，付款后及时更新财务台账；

采购档案留存：行政部需将《办公用品采购计划》《采购合同》（如有）、验收单、发票复印件等资料整理归档，保存至少1年。

第三章办公用品存储与领用管理

第八条存储管理

存储区域设置：行政部需设立专门的办公用品仓库（或存储柜），划分消耗