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完整会议管理制度

一、总则

1.1制定目的与依据

为规范公司会议组织、召开及后续管理流程，提高会议效率与决策质量，保障各项工作有序推进，依据《中华人民共和国公司法》《公司章程》及内部管理相关规定，结合公司实际运营需求，制定本制度。

1.2适用范围

本制度适用于公司各部门、各分支机构及子公司（以下统称“各单位”）的各类会议管理，包括但不限于决策会议、工作例会、专题会议、临时会议等内部会议，以及与外部单位合作、客户沟通等涉及公司资源的对外会议。

1.3基本原则

会议管理遵循“务实高效、规范有序、注重实效、必威体育官网网址可控”的原则，严格控制会议数量、规模及时长，确保会议目标明确、议题聚焦、结论清晰，避免形式主义与资源浪费。

1.4管理职责

1.4.1行政部是会议管理的归口部门，负责会议制度的制定、修订与监督执行，统筹公司级会议资源，协调跨部门会议安排，并对会议记录、决议落实情况进行跟踪。

1.4.2各部门负责人是本部门会议管理的第一责任人，负责本部门会议的组织、审批及效果评估，确保会议符合公司制度要求，并督促决议事项落实。

1.4.3会议组织者负责会议议题收集、议程拟定、通知发布、场地安排、材料准备及会议记录等具体会务工作；会议参与者应按时参会、积极发言、遵守纪律，确保会议目标达成。

二、会议分类与分级管理

2.1按会议性质分类

2.1.1决策类会议

决策类会议以公司战略规划、重大事项审批、资源配置为核心目标，聚焦“定方向、定规则、定标准”。此类会议需提前形成明确的议题清单，附详细背景材料及备选方案，参会人员需具备决策权限或提供专业支撑。例如年度战略研讨会需由总经理办公会发起，邀请高管团队及核心部门负责人，审议下一年度经营目标、预算分配及重大项目立项，会议结论需形成书面决议并抄送董事会备案。决策类会议强调“议而有决”，避免议题发散，每个议题需设定表决环节，明确通过标准（如三分之二多数同意或一致通过），确保结论具备强制执行力。

2.1.2协调类会议

协调类会议旨在解决跨部门协作中的职责交叉、资源冲突或流程梗阻问题，核心是“破壁垒、促联动”。此类会议需会前梳理争议焦点，由发起部门列出待协调事项清单及各方诉求，邀请相关部门负责人或业务骨干参与。例如新产品上市协调会需由市场部牵头，邀请研发、生产、销售、客服等部门代表，明确各环节时间节点、责任分工及交付标准，会议中需对争议事项达成妥协方案，会后形成《协作任务清单》并指定专人跟踪进度。协调类会议注重“求同存异”，主持人需引导各方聚焦共同目标，避免陷入部门利益争执，确保协作事项落地。

2.1.3执行类会议

执行类会议以工作部署、进度跟踪、问题复盘为目的，核心是“明任务、抓落实、促改进”。此类会议需基于既定计划展开，议题具体可操作，参会人员为直接执行者。例如部门周例会由部门负责人主持，同步上周工作完成情况（未完成事项需说明原因及补救措施），安排本周重点任务并明确责任人，现场解决执行中的即时问题。执行类会议强调“短平快”，时长一般控制在1小时内，避免空泛讨论，重点在于“一事一议”，确保每项任务都有明确的时间表和验收标准。

2.1.4信息类会议

信息类会议用于信息传递、政策宣贯、经验分享，核心是“通信息、凝共识、促学习”。此类会议以单向传达与双向互动结合，参会人员根据信息范围确定。例如月度经营通报会由财务部主导，向各部门负责人通报上月业绩指标、预算执行情况及行业动态，会后形成《经营简报》分发全员；新员工入职培训会由人力资源部组织，介绍公司文化、规章制度及业务流程，设置问答环节确保信息传递准确。信息类会议注重“实效性”，材料需简洁易懂，避免信息过载，关键信息需通过书面形式确认，避免口头传达偏差。

2.2按会议频率分类

2.2.1定期会议

定期会议具有固定周期和既定议程，是公司常态化管理的重要工具。年度会议包括年度工作总结会（12月下旬，审议全年业绩及表彰先进）、年度战略规划会（1月上旬，制定年度目标及路径），需提前15天发布通知，收集议题并准备专项报告；季度会议包括季度经营分析会（每季度末月，复盘业绩偏差及调整策略）、季度安全例会（每季度首月，部署安全管理工作），需提前10天提交季度数据报表；月度会议包括月度工作例会（每月初，同步月度计划及资源需求）、月度成本分析会（每月中旬，审核成本控制情况），需提前5天提交月度总结；周例会包括部门周例会（每周一，部署周度任务）、项目周例会（每周三，跟踪项目进度），需提前2天发布议程及上周问题清单。定期会议需严格守时，如遇节假日可顺延，但不得取消，确保管理节奏稳定。

2.2.2不定期会议

不定期会议根据临时需求或突发事项召开，灵活性高，需快速响应。临时会议由部门根据工作需要申请，例如“客户投诉处理专题会”（针对重大客诉问题，相关部门协同制定解决方