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办公设备维护记录表设备保养与维修指南

一、指南概述

办公设备是企业日常运营的重要支撑，设备的稳定运行直接影响工作效率与成本控制。本指南旨在规范办公设备的维护保养与维修流程，通过系统化记录与分析，延长设备使用寿命，降低故障发生率，保证设备处于最佳工作状态。指南适用于打印机、复印机、投影仪、碎纸机、电脑等常见办公设备的维护管理，适用于企业行政部门、后勤部门及设备使用人员。

二、适用范围与应用场景

（一）适用设备类型

本指南覆盖以下常见办公设备：

输出设备：激光打印机、喷墨打印机、针式打印机、复印机；

显示设备：投影仪、电子白板、显示器；

办公辅助设备：碎纸机、装订机、扫描仪；

其他设备：饮水机、空调等办公通用设备。

（二）应用场景

日常预防性维护：按固定周期对设备进行清洁、检查、功能测试，避免故障发生；

突发故障处理：设备出现卡纸、无法启动、显示异常等问题时，记录故障信息并协调维修；

定期保养计划执行：根据设备使用频率，制定月度/季度/年度保养计划，记录保养过程与结果；

设备状态评估：通过维护记录分析设备故障规律，评估设备是否需要维修或更换。

三、设备维护全流程操作步骤

（一）日常预防性维护操作

目标：通过常规检查与清洁，减少设备故障，保障正常运行。

1.1准备工作

工具与物料：准备干净软布、专用清洁剂（如打印机喷头清洁液、投影仪镜头纸）、防尘罩、螺丝刀（需匹配设备型号）、备用耗材（如硒鼓、墨盒）；

安全确认：维护前关闭设备电源，拔出电源插头，避免触电或误操作；

资料查阅：核对设备说明书，知晓设备结构、关键部件及维护禁忌。

1.2外观与连接检查

外观检查：查看设备外壳是否有破损、变形，进纸口、出纸口是否有异物堵塞；

连接检查：确认电源线、数据线（USB/网线）是否连接牢固，无松动或老化迹象；

环境检查：设备周围是否通风良好（避免散热不良），有无易燃、易腐蚀物品。

1.3关键部件清洁

打印机/复印机：

清洁硒鼓/墨盒：用软布轻轻擦拭硒鼓表面浮尘，避免划伤感光鼓；墨盒触点用无水酒精棉片擦拭（勿触碰喷头）；

清洁进纸轮：用湿布（拧干水分）擦拭进纸橡胶轮，去除纸屑与污渍，防止打滑；

清洁内部纸屑：打开设备盖板，用软刷或吹气球清理内部残留的纸屑、墨粉。

投影仪：

清洁镜头：用专用镜头纸沿同一方向轻轻擦拭镜头，避免用手直接触摸；

清洁滤网：取下滤网，用软刷清理灰尘，灰尘较多时用清水冲洗（需完全晾干后再装回）；

清洁通风口：用吹气球清理通风口灰尘，保证散热通畅。

碎纸机：

清切纸刀：用干布擦拭切纸刀口，去除纸屑与油污，避免卡纸；

清理纸屑盒：倒出纸屑，检查刀口是否有碎纸残留，必要时用小镊子取出。

1.4功能测试

打印/复印设备：打印一张测试页，检查打印效果（是否清晰、无重影、无黑边）、进纸是否顺畅、有无异响；

投影仪：连接电脑播放测试画面，检查亮度、色彩是否正常，对焦是否清晰；

碎纸机：放入少量废纸（不超过额定容量），测试碎纸是否顺畅，有无卡纸或过热现象。

1.5填写维护记录表

完成维护后，立即填写《办公设备日常维护记录表》（详见第四章模板），记录维护日期、人员、内容、设备状态等信息，并由使用部门负责人签字确认。

（二）故障报修与处理流程

目标：快速响应设备故障，规范报修与维修过程，保证设备及时恢复使用。

2.1故障信息收集

报修人职责：发觉设备故障后，立即记录以下信息：

设备编号（设备机身标签或资产台账编号）；

故障现象（如“打印机卡纸无法进纸”“投影仪显示红色斑点”）；

故障发生时间、使用前是否异常；

是否已进行初步排查（如重启设备、检查电源）。

2.2初步自查与排查

常见简易故障处理（非专业人员操作）：

打印机卡纸：关闭电源，打开进纸盒，按照设备提示方向缓慢取出卡纸，避免撕破纸张残留内部；

设备无法开机：检查电源插头是否插紧，插座是否通电（可用其他设备测试）；

投影仪无信号：检查数据线是否连接牢固，切换输入源（如HDMI/VGA）。

无法处理的故障：立即停止操作，避免扩大故障，启动正式报修流程。

2.3提交报修申请

报修方式：通过企业内部OA系统、报修群或纸质报修单提交，需包含2.1中收集的全部故障信息；

报修单内容：设备编号、名称、故障描述、报修人（*某某）、联系方式、报修时间、紧急程度（一般/紧急）。

2.4维修跟进与配合

维修部门职责：收到报修后，一般故障24小时内响应，紧急故障2小时内到场；

使用部门配合：安排人员协助维修人员（如提供设备使用记录、清理设备周围空间），描述故障发生时的详细操作流程。

2.5维修结果确认

测试验收：维修完成后，使用部门需现场测试设备功能，确认故障是否彻底解决（如打印测试页、投影测试画面）；

签字确认：验收无误后，在维修记录上签字，注明设备状态（“正常使用”/“需观察”）。

（三）