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公司文件管理规定

第一章总则

第一条为使公司的文件管理丄作实现规范化、制度化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文

件在各项工作中的指导作用，特制定本规定。

第二条文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各

类合同文件等。本规定中，公文指公司内外部发文文件，是具有法定效力和规范体式的文书。

第二章公文管理

第三条公文管理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文

管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全，必须严格执行国家必威体育官网网址法律、法规和其

他有关规定。

第四条公文种类与应用范围

1.公文种类：决定、公告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。

2.公司常用文种应用范圉

2.1决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员；变更或者撤销不适当的决定

事项。

2.2公告：适用于对外宣布重要事项或法定事项。一般基层单位不宜用公告的形式随意制发公告。

2.3通知：适用于转发上级单位和不相隶属单位的公文；传达要求公司各部门执行和需要有关单位阅知

的事项。

2.4通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

2.5报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。

2.6请示：适用于向上级单位提出请求，并要求回复的公文。

2.7批复：适用于答复下级单位的请示事项。

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2.8意见：适用于上级单位或主管部门对重要问题提出见解和处理办法。

2.9函：适用于平行单位或不相隶属单位之间，相互商洽和联系工作、询问和答复问题，请求批准和

答复事项。

2.10会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第五条职责权限

1•综合部是行政公文的管理部门，负责公文的审核、印制、发放及收文登记、督办、归档保管。涉及公

司性文件由综合部负责拟稿，专业性文件原则上由相关业务部门拟稿。

2.行政公文由总经理签发，制度规定类文件由法人代表签发，公司各部门负责公文的宣传、贯彻、落

实。

3.各部门不得自行向上、向下发送正式公文。

第六条发文规则

1.发文应当确有必要，注重效用；发文根据隶属关系和职权范围确定，不得越级请示和报告。

2.发文统一使用公司的红头文件格式，山拟稿部门领导核稿后送综合部审核打印，经总经理签发后山综

合部成文。如管理制度、公司机构设置等需董事会决定的事项，则须由董事会会签、总经理签发后成文。

3.公文的编号曲综合部编写，发文字号简称为：XX公司发IXXXX1X号。

4.发文流程结束后，由综合部负责封发到主送单位、抄送单位、公司领导及相关各部门；对外行文时由

相关业务部门报送。

5.“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式,但不得

抄送其下级单位。

6.“报告”不得夹带请示事项。

第七条发文办理

1.发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、影印、用印、登记、分发

等程序。

2.草拟公文时，应做到人名、地名、数字、引文准确；引用公文应当先引标题，后引发文字号;应当写

明具体的年、月、日；应该使用国家法定计量单位；文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称；公文

中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的

数字必须使用汉字外，其余应当使用阿拉伯数字。

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3.拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后

方可行文。

4.公文送总经理签发前，应当由综合部进行审核。审核的重点是：是否确需行