QP-24 化妆品产品召回管理程序 B1.docxVIP

文件名称

产品召回管理程序

文件编号

QP-24

版/次

B/1

文件类别

程序文件

生效日期

页数

4

编制

审核

批准

1目的：

规定公司产品发生重大质量问题或者存在重大安全隐患时的召回及处理流程，以确保问题

产品得到及时召回并妥善处置，尽可能降低危害和损失，保证消费者的人身安全。

2适用范围：

适用于公司产品发生重大质量问题或者存在重大安全隐患时的召回、上报及处置。

3职责权限：

3.1厂长/总经理/法人：负责召回的批准，负责危机公关的决定及所需资源的提供。

3.2质量安全负责人：负责召回的决定并组织召回活动，负责A级召回的上报。

3.3PMC部负责人：负责发送召回通知单给客户，负责追查产品的流向和接收者信息。

3.4质量管理部：负责品质异常的综合分析、评审及召回建议的提出；负责产品召回工作的协调和监督。

3.5研发部：负责品质异常的技术分析、评审及召回建议的提出。

3.6仓储部：负责库存及已召回产品的隔离，召回运输过程中的产品及召回产品的储存。

3.7生产部：负责未出厂召回产品和市场召回产品的处理实施。

3.8人事新政部：负责对外界媒体的信息公开；负责危机公关预案的制定级实施。

4程序内容：

4.1召回的条件和分级：

4.1.1根据召回的严重程度和影响等级对召回分为A级召回和B级召回。

4.1.2“A级召回”指因发生重大质量安全事故或存在重大质量安全隐患而需召回的情况，具体可包含以下情况：

a)不慎添加禁用原料或超限量添加限用原料的；

b)市场上出现严重不良反应或群体性不良反应的；

c)政府监管部门市场监督检查不合格并责令召回的；

d)产品批量性微生物超标的。

4.1.3“B级召回”指除A类以外其他需要召回的情况，具体可包含以下情况：

a)产品出现批量性质量问题，但不足以造成人体健康安全危害的；

b)产品因标识或宣称问题被强制注销备案并责令召回的；

c)其他需要召回的情况。

4.2召回的决定：

4.2.1质量管理部通过客户投诉反馈、不良反应监测、产品留样观察、稳定性测试等方式接收或发现品质问题，并对品质问题严重性进行评估，涉及料体的联合研发部进行综合评估。

4.2.2当评估结果符合5.1诉述召回条件时，由质量管理部确定召回等级并编制《产品召回决定书》,提交质量安全负责人做出召回决定并上报厂长/总经理/法人批准后在公司内发布。

4.3召回的启动：

4.3.1《产品召回决定书》一经发布，则代表产品召回程序正式启动，各部门需按本程序规定的职责和权限及时有效的开展召回相关行动。

4.3.2质量管理部电话或微信通知“紧急召回联系人名单”中各成员召回相关事项，时间允许时可召集相关人员开会讨论并制定召回相关实施方案。

4.3.3PMC部编制《产品召回计划》,列明召回小组成员及职责，召回的范围和时限，召回后产品的处理，召回的上报和危机公关等内容，《产品召回计划》经厂长/总经理/法人批准后正式执行。

4.3.4PMC部查询销售/出货记录，追溯产品流向，向客户发出《产品召回通知单》,并与客户保持联系和沟通，包括物流、理赔、补货等具体事宜；尽可能在规定的时限内将能召回的产品回收至公司。

4.3.5仓储部提供召回产品的库存、在途和发货数量和批次信息，封存库存产品，并做好召回产品的接收、隔离、储存等相关准备工作。

4.3.6人事行政部需制定危机应对预案，指定媒体及对外公关的联络人，同时密切关注事态发展并向厂长/总经理/法人汇报；必要时可启动危机应对预案，以降低可能对公司带来的负面影响。

4.3.7自召回实施之日起，相关部门密切跟踪产品召回实施情况。质量负责人负责监督整个召回过程，及时检查召回是否有效，以保证召回的目的能够实现。

4.4信息公开：

4.4.1A类召回须由质量管理部向政府监管部门报告，配合监管部门调查及相关资料的提供。

4.4.2A类召回由人事行政部向媒体进行通告，必要时可派遣专员在实施召回行动期

间开设专线解答使用者的疑问和指导补救措施。

4.5召回产品的处理

4.5.1召回至本公司的产品由仓储部清点核对后在物料标识卡上注明“召回”字样。隔离并摆放到不合格品区，并设置隔离带，非指定或授权人员不可接触和操作。

4.5.2PMC部实时跟踪并统计产品召回数量，统计召回率，召回完成后编写《产品召回总结报告》,陈述回收过程和效果以及未能召回的原因。

4.5.3质量管理部监督整个召回的实施，当确定各相关部门已经采取了有效的措施，确定缺陷产品对消费者的危害风险降到最低时，则可结束召回。

4.5.4质量管理部对召回产品进行检验和评估，经检验和评估判定为合格的，可由PMC部与客户沟通重新发货；检验