投资公司复印机使用规范规定.doc

投资公司复印机使用规范规定

一、总则

本公司以“专业、创新、共赢”为企业文化核心，秉持为客户提供卓越投资服务的设计理念。在扁平化管理模式下，为提高工作效率，合理利用公司资源，规范复印机的使用行为，确保复印机的正常运行，特制定本使用规范规定。本规定旨在平衡人、事、财、物、信息等各核心要素，在满足员工工作需求的同时，注重风险把控和文化传播，实现社会效益与公司效益的统一。同时，在制度执行中融入人文关怀，充分考虑员工的实际需求和感受。

二、适用范围

本规定适用于投资公司全体员工。客户如有使用复印机需求，应在公司员工的指导和协助下按照本规定进行操作。

三、组织架构与职责分工

1.行政部门

行政部门作为复印机管理的统筹部门，负责复印机的选型、采购、安装与定期维护安排。确保复印机的性能满足公司日常办公需求，并与供应商保持良好沟通，及时处理复印机出现的故障。同时，行政部门需建立复印机使用档案，记录复印机的使用情况、维修记录、耗材更换等信息，从财、物等方面进行全面管理。

2.使用部门

各使用部门负责本部门员工复印机使用的培训和监督。确保部门员工知晓并遵守本规定，合理安排使用时间，提高复印机的使用效率。在使用过程中，如发现复印机异常，及时向行政部门反馈，承担起“事”方面的管理职责。

3.信息技术部门

信息技术部门负责复印机与公司网络系统的连接和数据安全管理。确保复印机在信息传输过程中的安全性，防止数据泄露风险，重点管理“信息”要素。同时，在复印机出现涉及网络或数据相关问题时，及时提供技术支持。

四、管理内容与流程

1.复印机使用预约

-为避免复印机使用冲突，提高使用效率，员工如需使用复印机进行大量复印（超过50份），应提前在行政部门设立的预约系统中进行预约。预约需注明使用时间、预计使用时长、复印份数等信息。

-预约时间应遵循先到先得原则，行政部门负责对预约信息进行整理和协调，如出现冲突情况，及时与相关员工沟通协商解决。

2.日常使用流程

-员工在使用复印机前，应检查复印机是否处于正常工作状态，如发现问题及时向行政部门报告。

-使用时，应根据复印需求正确设置复印参数，如纸张大小、颜色模式、复印份数等。对于初次使用复印机的员工，可向部门负责人或行政部门寻求帮助，以确保操作正确。

-复印完成后，及时取走复印件和原稿，关闭复印机电源。保持复印机周边环境整洁，不得在复印机旁堆放杂物。

3.耗材管理

-行政部门负责复印机耗材的采购和库存管理。定期盘点耗材库存，根据使用情况及时采购补充，确保耗材不断货。

-当复印机耗材（如墨粉、纸张等）需要更换时，使用部门应及时通知行政部门。行政部门安排专人负责更换，更换过程中做好记录，包括更换时间、耗材型号、使用部门等信息，从“财”和“物”的角度做好管理。

4.维护与保养

-行政部门应与专业的复印机维护公司签订定期维护合同，按照合同约定的时间和内容对复印机进行维护保养。维护保养工作包括清洁复印机内部部件、检查机械性能、校准打印质量等，以确保复印机始终处于良好的运行状态。

-在日常使用过程中，员工如发现复印机出现故障（如卡纸、打印质量问题等），应立即停止使用，并向行政部门报告。行政部门及时联系维修人员进行维修，同时记录故障发生时间、现象、维修情况等信息，加强对“物”的管理。

五、权利与义务

1.员工权利

-员工有权在工作需要时按照规定使用复印机，以完成工作任务。行政部门应确保复印机的正常运行，为员工提供便利的使用条件。

-员工在使用复印机过程中遇到问题，有权向行政部门、信息技术部门或其他相关部门寻求帮助和支持。

2.员工义务

-员工有义务遵守本规定，正确、合理地使用复印机，不得故意损坏复印机设备。如因操作不当导致复印机损坏，应承担相应的维修费用。

-员工不得利用复印机进行与工作无关的复印活动，如复印个人资料、商业广告等。对于涉及公司机密信息的复印，应严格遵守公司的必威体育官网网址制度，防止信息泄露。

-员工在使用复印机后，有义务保持复印机及周边环境的整洁，爱护公共资源。

3.公司权利与义务

-公司有权对复印机的使用情况进行监督和检查，确保员工遵守本规定。对于违反规定的行为，公司有权按照相关制度进行处理。

-公司有义务为员工提供性能良好、满足工作需求的复印机设备，并及时进行维护保养和耗材更换。同时，公司应不断优化复印机的管理流程，提高服务质量，体现人文关怀。

六、监督与考核机制

1.监督机制

-行政部门定期对复印机的使用情况进行检查，包括使用记录、设备状态、耗材消耗等方面。检查结果将作为考核的重要依据。

-设立举报邮箱和电话，鼓励员工对违