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金融公司电话机维护管理规定

一、总则

1.目的

本规定旨在加强金融公司电话机的管理，确保公司通讯系统的正常运行，提高工作效率，规范电话机的使用、维护与配置，降低运营成本，同时展现公司良好的企业文化和形象。

2.设计理念

以提升员工通讯便利性、保障业务沟通顺畅为核心，遵循扁平化管理理念，简化电话机管理流程，确保各层级员工都能高效获取通讯资源。注重电话机管理与公司整体运营的融合，体现人文关怀，为员工创造良好的工作通讯环境。同时，兼顾社会效益，合理利用资源，避免浪费。

二、适用范围

本规定适用于金融公司全体员工。公司为员工配备的各类电话机（包括固定电话机、移动电话机等）均在本规定管理范围内。客户使用公司提供的临时通讯设备时，相关使用规范参照本规定执行。

三、组织架构与职责分工

1.行政部门

行政部门作为电话机管理的统筹部门，负责电话机的采购计划制定、选型、供应商洽谈与采购工作。同时，承担电话机的资产登记、调配、报废处理等管理职责，确保电话机资源的合理配置和有效利用。

2.信息技术部门

信息技术部门负责电话机通讯线路的安装、调试、维护与故障排除工作。保障电话机与公司通讯网络的稳定连接，提供技术支持，确保通讯质量。同时，协助行政部门对电话机设备进行技术评估和更新建议。

3.使用部门及员工

各使用部门和员工负责妥善使用和日常保管所配备的电话机，及时反馈使用过程中发现的问题。员工应遵守本规定及相关操作规范，爱护电话机设备，不得故意损坏或违规使用。

四、管理内容与流程

1.电话机的采购与配置

-需求申报：各部门根据工作需要，定期向行政部门提交电话机需求申请，说明所需电话机的类型、数量及用途。

-采购流程：行政部门汇总需求后，结合公司预算和实际情况，制定采购计划。通过市场调研，选择合适的电话机供应商，进行采购谈判，签订采购合同。

-配置发放：新采购的电话机到货后，行政部门进行验收，核对型号、数量等信息。验收合格后，进行资产登记，并按照各部门需求进行配置发放。发放过程中，使用员工需签字确认接收。

2.电话机的使用与维护

-使用规范：员工应在工作时间内合理使用电话机，禁止拨打与工作无关的私人长途电话。通话时应注意语言文明，保持良好的职业形象。使用完毕后，应及时挂机，避免长时间占线影响他人使用。

-日常维护：员工负责所使用电话机的日常清洁和保养，保持电话机外观整洁。如发现电话机出现故障（如通话杂音、按键失灵等），应及时向信息技术部门报修。信息技术部门接到报修后，应及时安排人员进行维修，确保通讯正常。

-定期巡检：信息技术部门定期对公司内的电话机进行巡检，检查通讯线路、设备运行状况等，及时发现并解决潜在问题，保障通讯系统的稳定运行。

3.电话机的调配与回收

-调配管理：因工作岗位变动或部门业务调整等原因，员工需要变更电话机使用的，应向行政部门提出申请。行政部门根据实际情况进行调配，并做好相关记录。

-回收处理：员工离职或不再需要使用电话机时，应及时将电话机交回行政部门。行政部门对回收的电话机进行检查，如无损坏，可重新调配使用；如有损坏，应评估维修成本，决定是否维修或报废处理。

五、权利与义务

1.员工权利

-员工有权正常使用公司配备的电话机进行工作沟通，在电话机出现故障时，有权及时获得维修支持，保障通讯顺畅。

-对于电话机管理方面的问题和建议，员工有权向行政部门提出，参与公司电话机管理的改进。

2.员工义务

-员工有义务遵守本规定及相关使用规范，爱护电话机设备，不得故意损坏、私自拆卸或改装电话机。

-不得利用公司电话机进行违法、违规或与工作无关的活动，不得泄露公司通讯信息。在离职时，应按规定及时交回所使用的电话机。

3.公司权利

-公司有权根据工作需要，对电话机进行合理配置、调配和回收。对于违反本规定的员工，公司有权按照相关规定进行处理。

-公司有权对电话机的使用情况进行监督检查，确保通讯资源的合理利用。

4.公司义务

-公司有义务为员工提供性能良好、数量充足的电话机设备，并保障通讯网络的稳定运行。及时处理员工反馈的电话机故障和问题，为员工创造良好的通讯条件。

六、监督与考核机制

1.监督机制

-行政部门定期对电话机的使用情况进行检查，包括通话记录抽查、设备使用状况检查等，发现违规行为及时纠正。

-信息技术部门在日常维护和巡检过程中，对电话机的使用和运行情况进行监督，发现问题及时反馈给行政部门。

-鼓励员工对违规使用电话机的行为进行举报，公司对举报属实的员工给予适当奖励。

2.绩效考核

-将电话机的合理使用和爱护情况纳入员