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租赁公司行政采购管理制度

一、总则

1.目的：为加强本租赁公司行政采购管理，规范采购行为，提高采购效率，降低采购成本，确保采购质量，特制定本制度。本制度旨在保障公司运营所需物资与服务的及时供应，同时维护公司利益，提升公司整体效益，并充分体现公司的企业文化与设计理念。

2.原则：采购工作应遵循公开、公平、公正、诚实信用和效益优先的原则。在采购过程中，严格遵守法律法规，秉持公司积极、创新、共赢的企业文化，以扁平化管理理念减少层级沟通障碍，提高采购决策效率。同时，注重采购活动的社会效益，优先选择环保、可持续的产品与服务。

二、适用范围

本制度适用于公司全体员工涉及的行政采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备、维修服务、劳保用品等采购项目。同时，对于与公司有长期合作关系的客户，若涉及相关行政采购服务提供，也可参照本制度执行，以确保服务的规范性与一致性。

三、组织架构与职责分工

1.采购部门

-作为公司行政采购的核心部门，负责制定采购计划，根据各部门需求进行统筹安排。采购部门应深入理解公司业务需求，结合市场动态，制定合理且具有前瞻性的采购计划，体现公司创新的设计理念。

-组织采购活动，包括供应商的选择、招标、谈判等环节。严格按照公司采购流程，筛选优质供应商，确保所采购物资与服务的质量。在选择供应商时，注重其环保理念与社会责任，体现公司的社会效益追求。

-负责采购合同的签订、执行与管理，跟进采购进度，确保物资按时、按质、按量供应。在合同管理中，充分考虑公司利益与风险防范，以严谨的态度执行合同条款。

2.需求部门

-负责提出采购需求，详细说明所需物资或服务的规格、数量、质量等要求。需求部门应结合实际工作需求，准确清晰地表达采购需求，避免因需求不明导致的采购失误。

-协助采购部门进行供应商的评估与选择，提供专业意见。凭借自身对业务的熟悉程度，为采购部门提供关于供应商产品适用性的建议。

-参与采购验收工作，确保所采购的物资或服务符合本部门需求。在验收过程中，严格把关，保证采购质量。

3.财务部门

-负责审核采购预算与费用，确保采购资金的合理使用。从财务专业角度出发，对采购预算进行严格审核，控制采购成本，保障公司资金的有效运作。

-监督采购合同的付款执行情况，按照合同约定及时支付款项。规范付款流程，防范财务风险。

4.监督部门

-对采购活动进行全程监督，确保采购过程的合规性、公正性。监督部门应独立行使监督职责，对采购流程中的各个环节进行严格审查，防止违规行为的发生。

-受理采购过程中的投诉与举报，调查处理违规违纪行为。建立有效的投诉举报机制，及时处理问题，维护公司正常的采购秩序。

四、管理内容与流程

1.采购需求申报

-各部门应根据工作需要，定期（每月/每季度）填写《采购需求申请表》，详细注明所需物资或服务的名称、规格、型号、数量、用途、预计使用时间等信息。需求部门负责人对申请表进行审核签字后，提交至采购部门。

-对于紧急采购需求，需求部门应及时以书面或电子邮件形式通知采购部门，并在后续补填《采购需求申请表》。采购部门应设立紧急采购通道，确保紧急需求得到及时响应。

2.采购计划制定

-采购部门收到各部门的采购需求后，进行汇总分析。结合公司库存情况、预算安排以及市场供应状况，制定《行政采购计划》。采购计划应明确采购项目、采购时间、采购预算、预计供应商等内容。

-采购计划需提交公司管理层审批。管理层根据公司整体运营情况，对采购计划进行审核，确保采购计划与公司战略目标和财务状况相匹配。

3.供应商选择与管理

-采购部门建立供应商数据库，收集、整理供应商信息，包括供应商的基本情况、经营范围、产品质量、价格水平、售后服务等。定期对供应商进行评估与更新，淘汰不合格供应商。

-对于新的采购项目或需要开发新供应商时，采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络有哪些信誉好的足球投注网站、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选后，组织相关部门进行实地考察或要求供应商提供样品进行检测。

-选择供应商时，采购部门应综合考虑供应商的信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等因素，采用招标、竞争性谈判、询价等方式确定最终供应商。在选择过程中，充分体现公平、公正的原则，鼓励供应商之间进行合理竞争。

4.采购合同签订

-确定供应商后，采购部门与供应商就采购项目的具体条款进行协商，包括物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等内容。协商一致后，签订正式的采购合同。

-采购合同应采用公司统一制定的合同模板，明确双方的权利与义务。合同签订前，需经公司法