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合同管理办法

一、总则

1.1目的

为加强公司合同管理，规范合同行为，防范合同风险，维护公司合法权益，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本办法。

1.2适用范围

本办法适用于公司及所属各部门、分公司、子公司（以下统称“各单位”）以公司名义对外签订的各类合同、协议等具有法律约束力的文件（以下统称“合同”）。

1.3基本原则

合法合规原则：合同的订立、履行、变更、解除等活动必须严格遵守国家法律法规及公司相关规定，确保合同合法有效。

平等自愿原则：合同当事人法律地位平等，在订立合同时应遵循自愿原则，任何一方不得将自己的意志强加给另一方。

公平公正原则：合同条款应公平合理地确定双方的权利和义务，不得显失公平，保障双方的合法权益。

诚实守信原则：合同当事人在合同订立、履行及终止全过程中，应秉持诚实守信原则，切实履行各自义务，不得隐瞒实情、欺诈或滥用权利。

二、合同管理机构及职责

2.1合同管理领导小组

组成：由公司总经理担任组长，分管法务、财务、业务等工作的副总经理担任副组长，成员包括法务部门负责人、财务部门负责人、审计部门负责人、各业务部门负责人等。

职责：

审定公司合同管理制度及相关规定，确保制度的合理性和有效性。

审议重大合同，对合同的签订、履行等重大事项进行决策，保障公司利益。

协调解决合同管理工作中的重大问题，促进合同管理工作顺利开展。

对合同管理工作进行监督、检查和考核，提高合同管理水平。

2.2法务部门

职责：

负责制定和完善公司合同管理制度及相关标准文本，为合同管理提供制度依据和规范指引。

对合同进行合法性审查，重点审查合同主体资格、条款内容、法律风险等，确保合同合法合规。

参与重大合同的谈判、起草工作，运用专业法律知识，维护公司合法权益。

负责合同纠纷的处理，包括协商、调解、仲裁、诉讼等，最大限度减少公司损失。

对各单位合同管理工作进行指导、监督和检查，及时发现问题并提出整改建议。

组织开展合同管理培训，提高员工的合同法律意识和业务水平。

2.3财务部门

职责：

对合同进行财务审查，重点审查合同价款、支付方式、税务条款等，确保合同符合财务制度和预算要求。

根据合同约定，负责合同款项的收付结算工作，严格执行财务审批流程，保障资金安全。

对合同履行过程中的财务状况进行监控，及时发现潜在财务风险，并向相关部门通报。

协助法务部门处理合同纠纷涉及的财务问题，提供财务数据和专业意见。

2.4业务部门

职责：

负责本部门业务范围内合同的发起、谈判、起草工作，确保合同内容符合业务实际需求。

对合同对方当事人的主体资格、资信状况、履约能力等进行调查和评估，形成书面调查报告。

组织合同的会签流程，协调相关部门对合同进行审查，根据审查意见修改完善合同文本。

负责合同的履行，跟踪合同执行情况，及时解决合同履行过程中出现的问题，确保合同顺利履行。

及时向法务部门、财务部门等相关部门通报合同履行中的重大情况，如合同变更、违约等。

负责本部门合同档案的收集、整理、保管工作，并按规定向公司档案管理部门移交。

2.5审计部门

职责：

对合同的签订、履行、变更、解除等活动进行审计监督，检查合同管理的合规性和有效性。

对重大合同进行专项审计，重点审计合同条款的合理性、执行的严肃性以及经济效益情况。

对合同管理过程中发现的问题提出审计意见和建议，督促相关部门整改落实。

三、合同的订立

3.1合同主体审查

业务部门在订立合同前，应对合同对方当事人的主体资格进行严格审查。要求对方提供营业执照副本、资质证书、法定代表人身份证明、授权委托书等相关证明文件，并进行核实。

审查合同对方当事人是否具有相应的民事权利能力和民事行为能力，是否具备履行合同的资格和能力。对于特殊行业，还需审查其是否具备相关行业许可或资质。

对合同对方当事人的资信状况进行调查，了解其商业信誉、财务状况、经营业绩等情况。可通过查询信用信息平台、银行征信报告、实地考察等方式获取相关信息。

3.2合同谈判

合同谈判由业务部门牵头，组织法务部门、财务部门等相关部门人员参加。谈判前，应制定详细的谈判方案，明确谈判目标、策略和底线。

谈判过程中，应充分发挥各部门专业优势，就合同条款进行全面、深入的协商。重点关注合同标的、数量、质量、价款、履行期限、地点、方式、违约责任等关键条款，确保合同条款符合公司利益和业务需求。

谈判过程应做好记录，形成谈判纪要。谈判纪要应经双方代表签字确认，作为合同订立的重要参考依据。

3.3合同起草

合同起草原则上由业务部门负责，对于重大复杂合同，可邀请法务部门参与起草。合同起草应使用公司制定的标准合同文本，如无标准文本，应参考相关法律法规和行业惯例，确保合同条款完整、准确、清晰。

合同内容应包括但不限于以下条款：

当事人的