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XX学院声像档案管理细则

一?、总则

第一条为提高学院声像档案的工作水平，实现学院声像档案管理的标准化、规范化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》和《高等学院档案工作规范》等规定，结合我校实际，制定本细则。

第二条声像档案是指学院在教学活动和历史发展过程中形成的、或校外单位形成的与本校有关的、具有保存价值的各种声像载体(照片、底片、幻灯片、投影反转片、录音带、录像带等)和配套文字材料。

第三条学院各单位是声像档案材料的形成部门，也是立卷归档责任部门，摄录人员在材料完成后应及时向档案部门归档，任何部门和个人不得据为已有。学院档案部门集中统一管理声像档案，确保其完整、准确、系统和安全，便于开放利用；

第四条各单位应明确档案工作主管领导，指定专（兼）职档案工作人员，完善工作制度，理清工作职责，在经费、库房、设备等方面给予保障，配合学院档案部门完成本单位声像材料的收集、整理、立卷和归档。

二、归档范围和保管期限

第五条确立的原则

(一)归档的学院各项活动形成的，或校外单位形成的与本校有关的声像载体材料，必须对学院和社会当前与长远发展具有参考价值和凭证作用。

(二)归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准确、系统。

(三)归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体，不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点。

第六条归档的主要内容和重点

(一)归档的主要内容包括综合管理，制作工作和声像载体材料三个方面。

(二)重点是本校各项活动中直接形成的声像载体材料，尤其是声像载体材料的原件。

第七条不归档的文件材料

不能反映本校工作、活动的声像材料；音响、画面严重失真，内容残缺无使用价值的声像材料；重份声像材料。以上材料如有必要，可有选择地作部门资料暂存。

第八条声像档案的保管应以长期为主，尽量从长；具体归档范围和保管期限详见《声像载体档案归档范围和保管期限表》（附件）。

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三、立卷与移交

第九条?形成积累

(一)部门（单位）产生的声像载体材料，一般整理一份送学院档案部门，一份自存档。

(二)影片、录像、录音等磁性载体材料应归档原件，磁盘、光盘等载体材料应归档母带（盘），机械相机照片与底片同时归档，声像档案材料要求图像清晰、声音清楚，照片不能在橱窗展出后再归档。

(三)归档的材料应完整、准确、系统、配套，音响、画面清楚，及时修补局部划伤、断裂者，风干粘结、生霉、发潮的声像材料。

(四)通过数码相机、扫描仪等获得的静态图像应转换为JPEG、TIFF格式，还应洗印相应的实体照片归档；用数码摄像机、视频采集卡等获得的动态影像文件应转换为MPEG、AVI格式；用音频设备获得的声音文件应转换为WAV、MP3格式。

(五)用数码相机拍摄的照片应是原始版，不能进行技术修改，应发E-mail或刻录成光盘(可擦洗的)送交档案部门，由档案管理人员进行挑选，确定后，再由摄影部门或摄影者冲洗归档。

第十条?整理组卷

（一）根据声像文件材料的形成规律和多种载体的特点，分类组成保管单位：同一年度内不同载体按二级类目（载体）排列；同一个二级类目（载体）内，按事由（主题内容）结合时间、重要程度等排列；同一内容由多载体合成应注明参见号。

（二）若同一盘录音带、录像带或光盘录制了两个以上问题或跨年度，则应以主要问题或最后一个年度为主排列。

（三）胶片照片应在背面标注照片号，在胶片乳剂面边处标注底片号；以自然张为单位编写文字说明，一组照片编写较详细的总说明，每一张再加以简要说明；说明内容包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等。

（四）数码照片在最低一级类目下按事件建立文件夹，同一事件的数码照片按形成的先后顺序进行编号，格式为：分类号-事件顺序号-照片顺序号；按归档年度刻制光盘，光盘内容包括存放数码照片的文件夹、数码照片档案目录、光盘说明文件，其中，说明文件内容包括：保存内容、照片数量、密级、制作日期、制作者、光盘类型等。

（五）照片须按顺序固定在芯页上，每册不超过30个芯页，大幅照片可按顺序放入专用档案袋（盒）中，竖放应先将照片固定在专用纸板上，横放堆叠高度不超过5cm。

（六）录像（音）带、光盘、磁盘、电影胶片等放入档案袋或档案盒保管，原则上一卷（盒）为一个保管单位；磁盘文字说明内容需同光盘反映内容一致，其他载体文字说明包括事由、主要人物、背景、摄录地点、摄录时间、规格、长度(时间)、密级、摄录者等；须在保管实体上标明盒（盘）号，并将说明标签粘贴于外盒。

（七）声像材料与相关文字材料的档号对应，互记参见号。

第十一条?归档验收

（一）声像档案应在次年6月份前向学院档案部门移交；科研课题、基本建设、大型工程等活动中产生的声像材料，应随项目归档时间一同归档；移交时，须填写移交目录一式二份，双方各执一份备查。

（二）移交档案时交接双方