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设计公司修改记录存档规定

一、总则

1.目的

本规定旨在规范本设计公司所有文件、项目等修改记录的存档管理，确保公司各项工作的修改过程和信息具有可追溯性，为公司的设计工作、项目推进、决策制定以及知识传承提供可靠依据。同时，这也符合公司追求严谨、创新、高效的企业文化，保障公司运营的规范性和稳定性。

2.适用范围

本规定适用于设计公司全体员工。无论是公司内部的行政文件、设计方案，还是与客户合作项目的相关资料等，在发生修改时均需按照本规定进行存档管理。

3.基本原则

-完整性原则：确保所有修改记录完整无遗漏，包括修改的时间、人员、内容、原因等关键信息。

-准确性原则：存档的修改记录必须准确反映实际的修改情况，不得有虚假或误导性信息。

-及时性原则：在修改行为发生后，应尽快完成修改记录的存档工作，以保证信息的时效性。

-必威体育官网网址性原则：对于涉及公司机密、客户隐私等敏感信息的修改记录，要严格按照公司的必威体育官网网址制度进行管理。

二、组织架构与职责划分

1.行政部门

-负责制定和完善修改记录存档规定，并监督各部门的执行情况。

-建立和维护公司级的修改记录存档库，对各部门提交的存档记录进行统一管理和备份。

-定期对存档记录进行检查和清理，确保存档信息的有效性和安全性。

2.各业务部门

-负责本部门相关文件、项目资料修改记录的收集、整理和初步审核。

-按照规定格式和流程将修改记录及时提交给行政部门进行存档。

-确保本部门修改记录的真实性、完整性和准确性。

3.信息技术部门

-提供必要的技术支持，确保存档系统的正常运行和数据安全。

-协助行政部门进行数据备份、恢复以及信息化管理工具的维护。

三、管理流程

1.修改记录的产生

-员工在对文件、项目资料等进行修改时，必须详细记录修改的相关信息。修改记录应包括但不限于以下内容：修改日期、修改人姓名、所属部门、修改内容（具体到条款、段落等）、修改原因（如客户需求变更、设计理念调整、合规性要求等）。

-在设计项目中，对于设计方案的修改，还需附上修改前后的对比图、效果图等直观资料，以便清晰展示修改效果。

2.部门内部整理

-修改完成后，修改人应及时将修改记录提交给本部门负责人。部门负责人对修改记录进行初步审核，检查记录内容是否完整、准确，修改原因是否合理。

-审核通过后，部门负责人将本部门的修改记录进行汇总整理，按照规定的格式和分类方式进行编排。

3.提交存档

-各部门应定期（每周或每月，具体时间根据公司实际情况确定）将整理好的修改记录提交给行政部门。提交方式可以采用电子文档（如通过公司内部办公系统、电子邮件等）或纸质文档（需签字确认）。

-行政部门在收到各部门提交的修改记录后，进行再次审核。审核内容包括格式是否符合要求、内容是否完整准确、与其他相关记录是否一致等。

4.存档入库

-审核通过的修改记录由行政部门按照分类标准（如按项目名称、文件类型、时间顺序等）进行存档入库。行政部门应建立详细的索引和目录，方便后续查询和检索。

-对于重要项目或关键文件的修改记录，行政部门应进行特殊标注，并采取额外的安全措施，如加密存储、多介质备份等。

四、权利与义务

1.员工权利

-员工有权查阅与自己工作相关的修改记录，以便了解工作的历史沿革和背景信息，为当前工作提供参考。

-员工对存档的修改记录有疑问或认为存在错误时，有权向行政部门提出查询和更正申请。行政部门应及时进行核实和处理。

2.员工义务

-员工有义务按照本规定及时、准确地记录和提交修改记录，不得故意隐瞒或篡改修改信息。

-在涉及公司机密信息的修改记录存档过程中，员工必须严格遵守公司的必威体育官网网址制度，不得泄露相关信息。

3.部门权利

-各部门有权根据工作需要，向行政部门申请查阅特定范围内的修改记录，以支持部门的业务决策和项目推进。

-部门对行政部门的存档管理工作有提出建议和意见的权利，以促进存档工作的不断优化。

4.部门义务

-各部门有义务配合行政部门的工作，按照规定的时间和要求提交修改记录，接受行政部门的监督和检查。

-部门应加强对本部门员工修改记录管理工作的培训和指导，确保员工熟悉并遵守相关规定。

五、监督与奖惩机制

1.监督机制

-行政部门定期对各部门的修改记录存档工作进行检查，检查内容包括记录的完整性、准确性、提交的及时性等。检查结果将以书面报告的形式反馈给各部门。

-设立内部监督举报渠道，鼓励员工对违反修改记录存档规定的行为进行举报。对于