历史纪念馆视频会议系统使用管理细则.doc

念馆视频会议系统使用管理细则

一、总则

1.目的

本细则旨在规范本历史纪念馆视频会议系统的使用和管理，确保系统的正常运行，提高沟通效率，降低运营成本，提升工作协同性，同时体现历史纪念馆尊重历史、传承文化、服务大众的企业文化和经营理念，为纪念馆更好地开展各项工作提供有力支持。

2.适用范围

本细则适用于历史纪念馆全体员工。包括馆内各部门工作人员、临时工作人员以及经授权使用视频会议系统的相关人员。

3.基本原则

遵循扁平化管理原则，减少层级限制，确保信息能够快速、准确地在各部门和人员之间传递。注重运营效益，合理安排视频会议资源，提高会议效率，避免资源浪费。会议过程中尊重每位参会者的发言，营造开放、包容的沟通氛围，同时注重信息安全与必威体育官网网址。

二、组织架构与职责划分

1.信息技术部门

-负责视频会议系统的日常维护、技术支持和升级工作，确保系统的稳定运行。定期对系统进行检查和评估，及时处理系统故障和问题。

-负责为员工提供视频会议系统的操作培训，解答员工在使用过程中遇到的技术问题，提高员工对系统的操作熟练度。

-根据纪念馆的工作需求，合理规划视频会议系统的资源分配，保障重要会议和紧急事务的顺利进行。

2.各部门负责人

-负责本部门视频会议的组织和安排，根据工作需要提前向信息技术部门预约会议时间和资源，确保会议能够按时、顺利召开。

-督促本部门员工正确使用视频会议系统，遵守相关规定，保证会议秩序和效果。

-在视频会议结束后，及时向信息技术部门反馈系统使用过程中出现的问题和改进建议，协助信息技术部门优化系统使用。

3.参会人员

-熟悉视频会议系统的基本操作，提前做好参会准备，确保能够按时、顺利加入会议。

-严格遵守会议纪律，保持良好的会议形象和秩序，积极参与会议讨论和交流，提高会议效率。

三、管理流程

1.会议预约

-各部门如需使用视频会议系统召开会议，需提前[X]个工作日填写《视频会议预约申请表》，明确会议主题、时间、参会人员范围、预计时长等信息，并提交给信息技术部门。

-信息技术部门根据申请情况，结合系统资源使用状况，对预约申请进行审核和安排。如申请时间与其他会议冲突，将及时与申请部门沟通协调，重新确定会议时间。

2.会前准备

-信息技术部门在会议召开前[X]小时对视频会议系统进行检查和调试，确保系统正常运行。如发现问题，及时采取措施进行解决，并通知相关部门。

-会议组织者需提前向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点（视频会议链接或会议室编号）、会议议程等信息，提醒参会人员做好准备。

-参会人员应在会议开始前[X]分钟登录视频会议系统，检查自身设备（摄像头、麦克风、网络等）是否正常，调整好个人形象和参会环境，确保能够清晰、准确地参与会议。

3.会议进行

-会议组织者负责会议的主持和引导，按照会议议程有序推进会议进程，把控会议时间，确保会议高效进行。

-参会人员应保持专注，认真听取会议内容，积极参与讨论和交流。发言时应简洁明了，避免冗长和无关的表述，尊重他人的发言权利。

-在会议过程中，如需共享文件或资料，应提前准备好，并按照系统操作要求进行共享，确保参会人员能够清晰查看。

-严格遵守会议纪律，不得随意打断他人发言，不得在会议期间从事与会议无关的活动。如遇特殊情况需要离开会议，应提前向会议组织者请假。

4.会议结束

-会议结束后，会议组织者应及时总结会议内容，明确会议决议和任务分工，并将相关信息及时传达给参会人员。

-参会人员应认真落实会议决议和任务，如有疑问或困难，及时与相关人员沟通协调。

-信息技术部门在会议结束后对系统进行清理和维护，检查系统运行情况，记录会议使用数据，为后续的系统优化和管理提供依据。

四、权利与义务

1.员工权利

-有权按照规定申请使用视频会议系统召开会议或参加会议，以满足工作沟通和协作的需求。

-在使用视频会议系统过程中，有权获得信息技术部门提供的技术支持和培训，以确保能够熟练、正常地使用系统。

-对视频会议系统的使用和管理有提出意见和建议的权利，信息技术部门应认真对待并及时反馈处理结果。

2.员工义务

-严格遵守本细则的各项规定，正确、规范地使用视频会议系统，不得擅自更改系统设置或进行违规操作。

-保护视频会议系统中的信息安全和必威体育官网网址，不得泄露会议内容和相关资料，尤其是涉及历史纪念馆的机密信息和敏感内容。

-积极配合信息技术部门的工作，如在系统维护、升级等工作中提供必要的协助，按照要求参加相关培训。

3.纪念馆权利与义