采茶厂采购付款账期透明化管理制度.doc

采茶厂采购付款账期透明化管理制度

一、总则

1.目的

为进一步提升采茶厂的管理水平，增强运营效益，保障全体员工及合作客户的合法权益，同时提升采茶厂在行业内的信誉度，特制定本付款账期透明化管理制度。本制度旨在确保付款账期信息的公开、透明，规范财务流程，促进采茶厂与供应商、客户之间的良好合作关系，以实现企业的可持续发展。

2.适用范围

本制度适用于采茶厂全体员工，以及与采茶厂有业务往来的所有供应商、客户等合作伙伴。

3.企业文化与经营理念融入

本制度秉持采茶厂“品质至上、诚信共赢、以人为本、绿色发展”的企业文化与经营理念。在付款账期管理过程中，坚持诚信原则，与合作伙伴坦诚相待，确保账期信息透明，以公平、公正的方式开展业务合作，实现互利共赢。同时，注重保障员工权益，为员工提供明确的工作指引，促进企业内部的和谐发展。

二、组织架构与职责划分

1.财务部门

-负责制定和优化付款账期政策与流程，确保其符合企业运营效益和财务状况要求。

-收集、整理和分析供应商与客户的付款账期数据，建立详细的账期档案。

-按照既定账期进行付款操作，及时记录付款信息，并定期向管理层汇报付款情况。

-与供应商和客户沟通付款账期相关事宜，解答疑问，处理纠纷。

2.采购部门

-在采购合同签订前，与供应商明确付款账期条款，并确保条款清晰、合理，符合企业整体利益。

-及时将采购合同中的付款账期信息传递给财务部门，协助财务部门进行账期管理。

-对于供应商提出的付款账期变更申请，进行初步审核，并反馈给财务部门进行综合评估。

3.销售部门

-在销售合同签订前，根据客户信用状况和企业政策，合理确定客户付款账期，并在合同中明确表述。

-将销售合同中的付款账期信息及时告知财务部门，以便财务部门进行收款跟踪。

-协助财务部门对逾期未付款客户进行催款工作，提供必要的客户信息和业务背景资料。

4.管理层

-审批付款账期政策和重大账期调整事项，确保制度与企业战略目标和运营效益相契合。

-协调各部门之间在付款账期管理方面的工作，解决部门间的争议和问题。

-根据企业经营状况和市场环境变化，对付款账期管理工作提出指导性意见和决策。

三、管理流程

1.付款账期确定流程

-供应商付款账期

-采购部门在与供应商洽谈采购业务时，依据供应商的信誉、行业惯例、采购金额、采购物料的重要性等因素，初步拟定付款账期。

-将拟定的付款账期条款提交给财务部门进行审核，财务部门从企业资金状况、成本核算、财务风险等角度进行评估，提出意见和建议。

-采购部门根据财务部门的反馈意见，与供应商进一步协商，确定最终的付款账期，并在采购合同中明确约定。合同签订后，采购部门将合同副本及付款账期信息及时传递给财务部门存档。

-客户付款账期

-销售部门在与客户洽谈销售业务时，对客户的信用状况进行评估，包括客户的经营规模、财务状况、信用记录等方面。

-根据客户信用评估结果，结合企业销售政策和市场竞争情况，初步确定客户付款账期。

-将拟定的付款账期提交给财务部门审核，财务部门从收款风险、资金回笼计划等方面进行分析，提出审核意见。

-销售部门根据财务部门意见与客户协商确定最终付款账期，并在销售合同中明确。销售合同签订后，销售部门将合同副本及付款账期信息及时反馈给财务部门。

2.付款账期执行流程

-付款执行

-财务部门根据采购合同约定的付款账期，结合企业资金预算，安排付款计划。在付款到期日前，财务部门核对相关发票、验收报告等付款依据是否齐全，确认无误后进行付款操作。

-付款完成后，财务部门及时更新付款记录，在财务系统中标记该笔款项已支付，并将付款信息反馈给采购部门。

-收款执行

-财务部门依据销售合同中的付款账期，建立收款台账，定期跟踪客户付款情况。在收款到期日前，财务部门向销售部门发送收款提醒，销售部门负责向客户发送付款提醒函。

-客户付款后，财务部门及时确认收款信息，更新收款台账，并在财务系统中记录收款情况。如客户逾期未付款，财务部门会同销售部门进行催款工作。

3.付款账期变更流程

-供应商付款账期变更

-供应商提出付款账期变更申请时，采购部门首先了解变更原因，并对供应商的申请进行初步评估。

-采购部门将供应商的变更申请及初步评估意见提交给财务部门，财务部门从资金安排、成本影响等方面进行详细分析，提出是否同意变更的建议。

-如变更申请涉及重大