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贸易公司货款回收跟踪与催收制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范贸易公司的货款回收跟踪与催收工作，确保公司资金的及时回笼，降低坏账风险，保障公司运营效益。通过明确各环节职责与流程，提高回收工作的效率与质量，同时维护良好的客户关系，契合公司以客户为中心的经营理念。

2.适用范围

本制度适用于贸易公司全体员工涉及的所有销售业务货款回收跟踪与催收工作，以及与公司有业务往来的所有客户。

3.基本原则

-及时性原则：在销售合同约定的收款节点前，及时开展回收跟踪工作，逾期款项迅速启动催收程序。

-准确性原则：确保客户信息、账款数据准确无误，为回收跟踪与催收工作提供可靠依据。

-人性化原则：秉持人文关怀理念，在催收过程中注重方式方法，维护良好客户关系。

-合规性原则：回收跟踪与催收工作必须严格遵守国家法律法规及公司相关规定。

二、组织架构与职责划分

1.销售部门

-职责：负责销售合同签订时收款条款的谈判与明确；在日常工作中及时更新客户信息并反馈给财务部门；对负责客户的货款回收进行前期跟踪，协助催收逾期款项；维护客户关系，了解客户经营状况，为货款回收提供有利条件。

-人员分工：销售经理负责统筹安排部门内货款回收跟踪与催收工作，指导销售人员开展工作；销售人员按客户分配，具体落实回收跟踪和催收任务。

2.财务部门

-职责：负责准确记录账款信息，定期与销售部门核对账目；向销售部门提供账款到期提醒；对逾期账款进行风险评估，提供数据支持；协助销售部门制定催收策略。

-人员分工：财务主管负责整体账款管理工作，审核账款数据；会计负责账目记录与核对；出纳负责款项收付相关工作。

3.风险管理部门（如有）

-职责：对重大逾期账款进行风险评估，制定风险应对方案；监督回收跟踪与催收工作的合规性，避免法律风险。

-人员分工：风险经理负责统筹风险管理工作，风险专员负责具体风险评估与方案制定。

三、管理流程

1.账款回收跟踪流程

-合同签订阶段：销售部门在签订销售合同时，明确收款时间、方式等条款，并及时将合同副本交财务部门备案。

-收款预警阶段：财务部门根据合同约定的收款日期，提前[X]个工作日向销售部门发出收款预警。销售部门相关销售人员及时与客户沟通，确认款项准备情况，并记录沟通结果。

-正常跟踪阶段：在收款日期前[X]天，销售人员再次与客户联系，提醒客户付款。如客户表示有付款困难，销售人员应及时了解原因，并反馈给财务部门和上级领导，共同商讨解决方案。

2.账款催收流程

-逾期初期（逾期1-30天）：账款逾期1天，财务部门向销售部门发出逾期通知。销售人员在接到通知后[X]个工作日内，以电话、邮件等方式与客户沟通，了解逾期原因，提醒客户尽快付款，并记录沟通情况。如客户承诺付款期限，销售人员应跟踪落实。

-逾期中期（逾期31-60天）：若客户未按承诺付款，销售人员在逾期31天内向客户发送书面催款函，明确告知逾期后果。同时，销售经理介入，与客户进行高层沟通，加大催收力度。

-逾期后期（逾期61天以上）：逾期61天，风险管理部门（如有）介入，对客户进行全面风险评估。根据评估结果，可采取上门催收、委托专业催收机构、法律诉讼等手段。在此过程中，销售部门、财务部门全力配合。

四、权利与义务

1.员工权利

-信息获取权：员工有权从财务部门获取所负责客户的账款详细信息，以便开展回收跟踪与催收工作。

-工作支持权：员工在遇到困难时，有权向上级领导和相关部门寻求支持与协助。

-合理建议权：员工有权对回收跟踪与催收制度提出合理建议，以优化工作流程。

2.员工义务

-及时报告义务：员工在发现客户存在付款风险或出现逾期情况时，应及时向相关部门报告。

-积极催收义务：按照制度要求，积极开展回收跟踪与催收工作，确保款项及时回收。

-必威体育官网网址义务：员工对在工作过程中获取的客户信息和公司内部数据负有必威体育官网网址义务。

3.客户权利

-知情权：客户有权了解账款明细、付款要求等相关信息。

-申诉权：客户对催款有异议时，有权向公司提出申诉。

4.客户义务

-按时付款义务：客户应按照合同约定按时足额支付货款。

-信息告知义务：客户经营状况发生重大变化时，有义务及时告知公司。

五、监督与奖惩机制

1.监督机制

-内部审计：定期由内部审计部门对回收跟踪与催收工作进行审计，检查工作流程是否合规，账款记录是否准确。

-部门协作监督：销售部门、财务部门和风险管理部门相互监督，确保各部门履