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贸易公司员工外出登记与报备制度

一、总则

1.目的：为加强公司员工外出管理，确保公司工作的正常开展，及时掌握员工动态，保障信息畅通，特制定本制度。同时，本制度遵循公司“诚信、创新、共赢”的企业文化，秉持高效运营、人文关怀的经营理念，在保证运营效益的同时，体现对员工的尊重与关怀。

2.适用范围：本制度适用于贸易公司全体员工。

3.基本原则：遵循扁平化管理原则，简化流程，提高效率。员工外出登记与报备应及时、准确、全面，确保公司能够有效统筹工作安排。

二、组织架构与职责划分

1.行政部门

-负责制定和完善员工外出登记与报备制度，并监督制度的执行情况。

-接收员工外出登记与报备信息，进行整理、归档，定期对数据进行统计分析，为公司管理提供支持。

-对于涉及重要业务或特殊情况的外出申请，及时向公司领导汇报，并跟进处理结果。

2.部门负责人

-负责审核本部门员工的外出申请，根据工作安排判断是否批准，并对审批结果负责。

-掌握本部门员工的外出动态，合理调整工作任务分配，确保部门工作不受影响。

-与行政部门保持沟通，及时反馈本部门外出登记与报备工作中存在的问题。

3.员工

-按照制度要求，提前填写外出登记与报备信息，确保内容真实、准确、完整。

-在外出期间保持通讯畅通，以便公司及时联系。如遇特殊情况需延长外出时间或变更行程，应及时办理相关手续。

三、管理流程

1.日常外出登记

-员工因日常工作需要短时间外出（半天以内），需在公司内部办公系统的外出登记模块中填写外出信息，包括外出时间、预计返回时间、外出事由、联系方式等。

-提交登记信息后，系统自动通知部门负责人，部门负责人可在系统中进行查看确认。如无异议，该登记生效。

2.请假外出报备

-员工因私事请假外出，无论时间长短，均需提前通过办公系统提交请假申请，详细说明请假天数、起止时间、请假事由等。

-请假申请需经部门负责人审批，部门负责人根据工作安排进行审核。如请假时间较长或涉及重要工作，部门负责人可与员工沟通协调，必要时需报上级领导审批。

-请假申请批准后，系统自动将相关信息同步至行政部门，行政部门进行备案。

3.因公出差报备

-员工因公出差，需提前填写《出差申请表》，详细列出出差地点、出差时间、出差事由、预计费用等信息，并附上出差行程安排。

-《出差申请表》先经部门负责人审核，再报上级领导审批。审批通过后，员工将申请表提交至行政部门备案，同时抄送财务部门，以便安排差旅费预支等相关事宜。

-出差期间，员工应定期向部门负责人汇报工作进展和出差情况，如遇突发情况或重要事项，需及时向公司领导汇报。

四、权利与义务

1.员工权利

-员工有按照公司规定正常申请外出的权利，在符合工作安排的情况下，有权获得批准。

-员工在外出期间，因工作需要发生的合理费用，有权按照公司财务制度进行报销。

-员工对不合理的外出审批结果有申诉的权利，可向上级领导或行政部门提出申诉，公司将进行调查核实，并给予合理答复。

2.员工义务

-员工有义务按照制度要求，提前、准确、完整地进行外出登记与报备，不得隐瞒或虚报信息。

-外出期间，员工应保持良好的工作状态，积极完成工作任务，并及时与公司保持联系，确保工作的连续性和信息的畅通。

-员工有义务遵守公司的各项规章制度和必威体育官网网址规定，在外出过程中维护公司的利益和形象。

五、监督与奖惩机制

1.监督机制

-行政部门定期对员工外出登记与报备情况进行检查，核实信息的真实性和准确性。如发现问题，及时与相关部门和员工沟通，要求其整改。

-部门负责人对本部门员工的外出情况进行日常监督，发现员工未按规定进行登记或报备的，应及时提醒并督促其补办手续。

-公司鼓励员工相互监督，对于发现并举报违规外出行为的员工，公司将给予适当奖励。

2.奖励机制

-对于严格遵守外出登记与报备制度，工作安排合理，且外出期间工作表现优秀的员工，公司将在绩效考核中给予加分奖励，并在年度评优评先中优先考虑。

-积极提出关于外出管理的合理化建议，并被公司采纳实施，取得良好效果的员工，公司将给予一定的物质奖励。

3.惩罚机制

-对于未按规定进行外出登记或报备的员工，首次给予口头警告，责令其立即补办手续；若再次违反，将给予书面警告，并扣除当月绩效分5分。

-因故意隐瞒外出信息或虚报外出事由，给公司工作造成影响或损失的员工，视情节轻重给予降职降薪、解除劳动合同等处罚，并追究相应的经济责任。

六、附则

1.制度解