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多部门协调机制

一、总则

（一）目的

为打破企业部门壁垒，优化资源配置，，提升企业整体运营效率，确保跨部门工作任务和项目顺利推进，特制定本机制。本机制与企业内部沟通机制紧密结合，进一步强化部门间协作，保障企业战略目标的实现。

（二）适用范围

本机制适用于企业内涉及两个及以上部门的工作任务、项目推进、问题解决等场景，包括但不限于重大项目实施、突发事件处理、跨部门流程优化等工作。

二、协调原则

（一）目标一致原则

各参与部门需围绕共同目标开展工作，以企业整体利益为重，摒弃部门本位主义，确保各项行动服务于企业战略和任务目标的达成。

（二）责任明确原则

清晰界定各部门在协调事项中的具体职责、工作内容、完成标准及时间节点，避免出现职责不清、推诿扯皮现象。

（三）高效协作原则

采用科学合理的协调方式和流程，减少沟通成本和时间损耗，促进信息快速流通与共享，实现部门间高效协同作业。

（四）动态调整原则

根据工作进展和实际情况，及时调整协调策略和分工安排，灵活应对出现的新问题、新变化，确保协调工作始终有效。

三、协调组织架构

（一）协调领导小组

由企业高层管理人员组成，包括总经理、副总经理等，作为协调工作的最高决策机构。

负责统筹协调重大跨部门事项，制定协调工作总体方针和策略，审批重要协调方案，监督协调工作进展，解决协调过程中的重大争议和问题。

（二）协调工作小组

由涉及协调事项的相关部门负责人及业务骨干组成，设组长一名，由主导部门负责人或由领导小组指定人员担任。

负责具体协调工作的组织实施，包括制定详细的协调计划、明确各部门任务分工、组织召开协调会议、跟踪工作进展、收集反馈信息、及时解决协调过程中的一般性问题，并定期向协调领导小组汇报工作情况。

（三）协调联络员

各参与部门指定一名联络员，负责本部门与协调工作小组之间的信息传递、沟通协调，及时反馈本部门工作进展和问题。

协助协调工作小组开展工作，如组织本部门人员参与会议、落实协调任务等。

四、协调流程

（一）协调需求发起

当出现跨部门工作任务或问题时，由主导部门或发现问题的部门填写《跨部门协调申请表》，详细说明协调事项的背景、目的、涉及部门、预期目标、时间要求等内容。

将申请表提交至协调领导小组审批，经批准后，启动协调工作流程。

（二）协调准备

协调工作小组组长组织召开协调启动会议，明确各部门职责和分工，确定工作进度计划和时间节点，制定详细的协调方案。

各部门根据协调方案，准备相关资料和资源，安排专人负责协调事项的具体工作。

（三）协调实施

协调工作小组定期组织召开协调会议（如每周一次），各部门汇报工作进展、存在的问题及需要其他部门协助的事项，共同讨论解决方案，明确下一步工作安排。

对于紧急问题或重要事项，可随时召开临时协调会议进行处理。协调过程中，各部门应保持密切沟通，及时共享信息，确保工作协同推进。

（四）监督与调整

协调工作小组定期对各部门工作进展进行检查和监督，对比实际进度与计划进度，发现偏差及时分析原因，并采取相应措施进行调整。

协调领导小组不定期对协调工作进行检查和指导，对重大问题和风险进行预警和处理，确保协调工作方向正确、进展顺利。

（五）成果验收与总结

协调事项完成后，由协调工作小组组织相关部门进行成果验收，对照预期目标和标准，检查工作成果是否达标。

验收通过后，召开协调工作总结会议，总结协调工作中的经验教训，表彰表现优秀的部门和个人，形成总结报告提交至协调领导小组，并归档保存，为后续类似工作提供参考。

五、保障措施

（一）制度保障

将多部门协调工作纳入企业绩效考核体系，对各部门在协调工作中的表现进行考核评价，考核结果与部门绩效奖金、员工个人绩效、晋升评优等挂钩。

建立责任追究制度，对未履行协调职责、拖延工作进度、影响整体工作的部门和个人进行问责，视情节轻重给予相应的处罚。

（二）技术保障

搭建企业级协同办公平台，集成项目管理、任务分配、信息共享、沟通交流等功能，实现跨部门工作的在线协同和实时监控。

利用大数据分析、流程自动化等技术手段，优化协调流程，提高工作效率和决策的科学性。

（三）文化保障

加强企业文化建设，倡导团队协作、开放沟通的文化氛围，通过组织团队建设活动、培训课程等方式，增强员工的团队意识和协作精神。

定期开展跨部门交流活动，促进部门间相互了解、相互信任，打破部门隔阂，营造良好的协作环境。

六、附则

本多部门协调机制由企业管理部门负责解释和修订。

本机制自发布之日起实施，企业原有相关规定与本机制不一致的，以本机制为准。