西餐厅设备采购审批流程规定.doc

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西餐厅设备采购审批流程规定

一、总则

1.目的

本规定旨在建立一套科学、规范、高效的西餐厅设备采购审批流程,确保设备采购活动符合西餐厅的经营需求、预算安排以及质量标准,提高运营效益,保障西餐厅的正常运营与持续发展。

2.适用范围

本规定适用于西餐馆全体涉及设备采购审批相关工作的员工,包括但不限于采购部门、使用部门、财务部门、管理层等。设备采购涵盖西餐厅运营所需的各类设备,如厨房烹饪设备、用餐区域服务设备、清洁设备等。

3.企业文化与经营理念体现

本流程规定遵循西餐厅“精致、品质、服务至上”的企业文化与经营理念。在设备采购过程中,注重选择高品质、符合西餐厅装修风格与服务标准的设备,以提升顾客用餐体验,同时确保采购流程的透明、公正,体现对员工和供应商的尊重与诚信合作。

二、组织架构与职责划分

1.使用部门

-负责根据西餐厅实际运营需求,提出设备采购申请。详细说明所需设备的名称、规格、数量、用途等信息,并预估采购预算。

-参与设备选型与供应商筛选工作,凭借其对设备使用场景的了解,提供专业意见,确保所采购设备满足实际工作要求。

-在设备到货后,负责设备的验收工作,检查设备的数量、规格、质量等是否与采购合同一致,并及时反馈验收情况。

2.采购部门

-负责接收使用部门的采购申请,对申请进行初步审核,包括申请的合理性、预算的准确性等。

-根据使用部门需求,开展市场调研,收集设备供应商信息,筛选出至少三家符合要求的供应商,并获取供应商的报价、产品资料等。

-组织相关部门(如使用部门、财务部门等)对供应商进行评估,综合考虑价格、质量、售后服务等因素,确定最终供应商,并签订采购合同。

-负责跟进设备采购进度,确保设备按时到货,并协调解决采购过程中出现的问题。

3.财务部门

-参与采购预算的编制与审核工作,根据西餐厅的财务状况和预算安排,对设备采购申请的预算进行审核,确保采购活动在财务可承受范围内。

-负责对采购合同的财务条款进行审核,包括付款方式、付款期限等,保障西餐厅的财务安全。

-在设备到货并验收合格后,按照合同约定进行付款处理,并做好相关财务记录。

4.管理层

-对重大设备采购项目(超过一定金额或对西餐厅运营有重大影响的项目)进行最终审批,从西餐厅整体战略和运营效益角度进行决策。

-监督采购审批流程的执行情况,确保流程的合规性和公正性。

三、管理流程

1.采购申请

-使用部门根据工作需求填写《设备采购申请表》,详细说明设备名称、型号、规格、数量、用途、预算金额等信息,并由部门负责人签字确认。

-将填写完整的申请表提交至采购部门,采购部门对申请表进行初步审核,如发现信息不完整或不合理之处,及时与使用部门沟通并要求补充或修改。

2.市场调研与供应商筛选

-采购部门在收到经初步审核通过的采购申请后,开展市场调研工作。通过多种渠道收集设备供应商信息,包括供应商的信誉、产品质量、价格水平、售后服务等方面的情况。

-根据调研结果,筛选出至少三家符合要求的供应商,并向供应商发出询价函,获取详细的报价和产品资料。

-采购部门组织使用部门、财务部门等相关人员对供应商提供的报价和产品资料进行评估,从价格、质量、售后服务等多维度进行综合比较,初步确定意向供应商。

3.采购审批

-对于一般设备采购项目,采购部门将《设备采购申请审批表》(包含设备信息、供应商信息、采购预算等)提交给财务部门进行预算审核,财务部门审核通过后,再提交给西餐厅总经理进行审批。

-对于重大设备采购项目,除上述流程外,还需提交西餐厅管理层会议进行讨论和决策。管理层从西餐厅整体战略、运营效益等方面进行全面评估后,做出最终审批决定。

4.合同签订

-采购审批通过后,采购部门与选定的供应商进行合同条款的洽谈,包括设备规格、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。

-合同条款确定后,采购部门将合同草案提交给西餐厅法务部门(如有)或法律顾问进行审核,确保合同条款符合法律法规要求,保障西餐厅的合法权益。

-经审核无误后,采购部门与供应商签订正式采购合同,合同需由双方授权代表签字盖章。

5.设备到货与验收

-采购部门负责跟进设备采购进度,确保供应商按照合同约定的交货期按时交货。在设备到货前,采购部门通知使用部门做好验收准备工作。

-设备到货时,使用部门和采购部门共同进行验收。按照合同要求检查设备的数量、规格、质量等是否相符,同时检查设备的外观是否有损坏、配件是否齐全等。

-如验收过程中发现问题,采购部门及时与供应商沟通协商解决,如换货

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