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西餐厅供应商退出管理制度

一、总则

1.目的：本制度旨在规范西餐厅供应商退出流程，确保在供应商因各种原因不再为西餐厅提供服务时，各项工作能够有序进行，保障西餐厅的正常运营，维护西餐厅的利益，同时保持与供应商良好的合作关系。

2.适用范围：本制度适用于与西餐馆有合作关系的所有供应商。

3.基本原则：遵循公平、公正、公开的原则，以合同为基础，依据相关法律法规和西餐厅的经营理念，妥善处理供应商退出事宜。注重信息沟通与协调，力求将供应商退出对西餐厅运营的影响降到最低。同时，秉持人文关怀精神，在合理范围内保障供应商的合法权益。

4.企业文化与经营理念体现：西餐馆以“精致美食，优质服务，真诚合作”为经营理念。在供应商退出管理过程中，要始终展现出真诚与专业，尊重供应商，即使合作结束也保持良好的商业信誉和形象，为未来可能的合作留下空间。

二、组织架构与职责划分

1.采购部门

-作为供应商退出管理的核心部门，负责发起供应商退出流程，收集相关信息和数据。

-与供应商进行初步沟通，了解其退出原因和意愿，并记录相关情况。

-整理供应商合作期间的合同执行情况、供货质量、付款记录等资料，为后续评估提供依据。

2.质量控制部门

-对供应商退出前的最后一批货物进行质量检验，确保符合西餐厅的质量标准。

-回顾供应商合作期间的产品质量数据，评估其退出对西餐厅食品安全和菜品品质的潜在影响。

-协助采购部门制定替代供应商的质量要求和标准。

3.财务部门

-核算与即将退出供应商的财务往来，包括应付账款、预付款项、质保金等。

-确保所有财务结算工作准确无误，避免出现财务纠纷。

-对供应商退出可能产生的财务影响进行评估，如成本变化、资金流动等，并及时向管理层汇报。

4.运营部门

-评估供应商退出对西餐厅日常运营的影响，如菜品供应、库存管理等。

-协助采购部门制定应急采购计划，确保在供应商退出后能够维持正常的菜品供应。

-与餐厅服务团队沟通供应商退出事宜，做好顾客服务方面的应对准备。

5.管理层

-对供应商退出事宜进行最终决策，审批相关报告和方案。

-协调各部门之间的工作，确保供应商退出流程顺利进行。

-根据供应商退出情况，制定相应的战略调整和风险管理措施，保障西餐厅的运营效益。

三、管理流程

1.供应商提出退出申请

-供应商应以书面形式向西餐厅采购部门提交退出申请，说明退出原因、计划退出时间等关键信息。

-采购部门在收到申请后，应在24小时内做出回应，确认已收到申请，并安排专人负责跟进该事项。

2.内部评估与沟通

-采购部门在收到申请后，立即组织质量控制、财务、运营等相关部门召开会议，通报供应商退出申请情况。

-各部门按照职责分工，对供应商退出可能产生的影响进行评估，并在会议结束后的3个工作日内提交书面评估报告给采购部门。

-采购部门汇总各部门报告，形成综合评估报告，包括供应商合作情况总结、退出影响分析、应对建议等内容，提交给管理层审批。

3.与供应商协商

-经管理层审批同意后，采购部门与供应商进行面对面协商，就退出相关事宜达成一致意见。协商内容包括但不限于剩余订单处理、库存清理、货款结算、必威体育官网网址协议等。

-在协商过程中，要充分尊重供应商的意见和诉求，遵循公平合理的原则，尽量达成双方都能接受的解决方案。

-协商达成一致后，双方签订《供应商退出协议》，明确双方的权利和义务、退出时间节点、后续事项处理方式等内容。

4.退出执行

-采购方面：采购部门按照《供应商退出协议》的约定，停止向该供应商下达新的采购订单，并妥善处理已下达但未执行的订单。同时，开始寻找替代供应商，按照既定的供应商评估和选择流程，尽快确定新的合作对象，确保原材料供应的稳定性。

-质量控制方面：质量控制部门加强对供应商退出前最后一批货物的检验力度，确保质量合格。同时，对供应商退出后的原材料供应质量进行密切监控，防止出现质量波动。

-财务方面：财务部门严格按照《供应商退出协议》和财务制度进行财务结算，确保所有款项支付或收回准确无误。在结算完成后，出具详细的财务报告，记录与该供应商的财务往来情况。

-运营方面：运营部门根据供应商退出情况，调整库存管理策略，合理安排库存，避免出现积压或缺货情况。同时，与餐厅服务团队保持密切沟通，及时处理因供应商退出可能导致的菜品调整等问题，确保顾客服务不受影响。

5.后续跟进与总结

-供应商退出后，采购部门应在1个月内对其进行跟进，了解是否存在遗留问题，并及时解