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律师事务所业务外包质量控制规定

一、总则

1.目的

本规定旨在加强律师事务所业务外包过程中的质量控制，确保外包业务能够达到高质量标准，维护律师事务所的声誉和客户利益，提升整体运营效益。通过明确质量控制的目标、原则和适用范围，为业务外包活动提供全面的指导和规范。

2.适用范围

本规定适用于律师事务所所有涉及业务外包的活动，包括但不限于法律文件翻译外包、案件资料整理外包、部分法律研究工作外包等。参与外包业务的所有合作方、律师事务所内部相关部门及员工均需遵守本规定。

3.质量控制原则

-客户导向原则：始终以满足客户需求、维护客户合法权益为出发点和落脚点，确保外包业务成果符合客户期望和法律要求。

-全面质量管理原则：对业务外包的全过程进行质量监控，涵盖外包合作方的选择、合同签订、业务执行、成果交付等各个环节，实现全方位、全流程的质量把控。

-预防为主原则：注重在业务外包前期做好风险评估和预防措施，提前识别可能影响质量的因素，并制定相应的应对方案，将质量问题解决在萌芽状态。

-持续改进原则：通过对业务外包质量的定期评估和反馈，总结经验教训，不断优化质量控制流程和方法，提高外包业务的整体质量水平。

4.企业文化与经营理念体现

本律师事务所秉持“专业、诚信、创新、共赢”的企业文化，在业务外包质量控制中，强调合作方应具备专业的服务能力和高度的诚信意识，共同为客户提供创新、高效的法律服务。以实现与合作方的共赢为目标，通过良好的质量控制保障各方的利益，促进长期稳定的合作关系。

二、组织架构与职责划分

1.质量控制委员会

-组成：由律师事务所合伙人、资深律师及相关业务部门负责人组成，是业务外包质量控制的最高决策机构。

-职责：制定和审核业务外包质量控制战略、政策和制度；对重大外包项目的质量问题进行决策和协调；定期评估质量控制体系的有效性，并提出改进建议。

2.业务部门

-职责：负责具体外包业务的需求分析、合作方筛选和推荐；参与外包合同的谈判和签订；对外包业务的执行过程进行跟踪和监督；接收并初步审核外包成果，提出质量反馈意见。

3.质量控制部门

-职责：制定业务外包质量控制流程和标准；对外包合作方进行资质审查和定期评估；在业务执行过程中进行抽检和质量监控；组织对外包成果的最终验收；对质量问题进行调查和分析，提出处理建议。

4.行政部门

-职责：负责外包合同的文档管理，包括合同的起草、签订、归档和保管；协调处理与外包合作方之间的行政事务，如沟通协调、费用结算等；配合质量控制部门开展工作，提供必要的支持和服务。

三、管理流程

1.外包需求提出与评估

-业务部门根据工作需要，提出业务外包需求，详细说明外包业务的内容、范围、质量要求、时间节点等关键信息。

-质量控制部门会同业务部门对需求进行评估，分析外包业务的风险和潜在影响，确定是否适合外包以及外包的可行性。

2.合作方选择与评估

-业务部门通过多种渠道收集潜在合作方信息，建立合作方候选名单。

-质量控制部门对外包合作方进行资质审查，包括其专业能力、信誉、业绩、质量管理体系等方面的评估。

-业务部门组织对候选合作方进行实地考察或面试，进一步了解其实际运营情况和服务能力。

-根据审查和考察结果，质量控制部门会同业务部门确定最终合作方，并形成合作方评估报告。

3.合同签订与管理

-行政部门负责起草外包合同，明确双方的权利义务、质量标准、交付成果、验收方式、必威体育官网网址条款、违约责任等关键内容。

-质量控制部门和业务部门对合同条款进行审核，确保合同符合质量控制要求和业务实际需要。

-律师事务所与合作方签订合同，行政部门负责合同的归档和保管，并跟踪合同执行情况。

4.业务执行与监控

-合作方按照合同约定开展外包业务，业务部门保持与合作方的密切沟通，及时了解业务进展情况。

-质量控制部门定期对外包业务执行情况进行抽检，检查合作方是否按照质量标准和流程开展工作，发现问题及时提出整改要求。

-业务部门和质量控制部门建立沟通机制，及时共享业务执行过程中的信息和问题，共同商讨解决方案。

5.成果交付与验收

-合作方完成外包业务后，按照合同约定提交交付成果。

-业务部门首先对交付成果进行初步审核，检查成果是否符合合同要求和业务需求。

-质量控制部门组织相关专业人员对交付成果进行最终验收，依据质量标准进行全面评估，出具验收报告。如验收不通过，要求合作方进行整改，直至达到验收标准。

6.费用结算与反馈

-行政部门根据合同约定和验收结果，办理外包费用的结算手续。