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律师事务所业务外包风险管理流程执行规定

一、总则

1.目的

为加强律师事务所业务外包风险管理，规范业务外包流程，有效识别、评估和应对外包过程中的各类风险，保障律师事务所的合法权益和正常运营，提高运营效益，特制定本规定。

2.适用范围

本规定适用于本律师事务所所有涉及业务外包的活动及全体参与业务外包管理的员工。同时，对于委托本所进行业务外包服务的客户，相关权益和义务也参照本规定相关条款执行。

3.基本原则

本律师事务所秉持专业、诚信、高效的企业文化和经营理念，在业务外包风险管理中遵循以下原则：

-全面性原则：涵盖业务外包的全过程，包括外包决策、供应商选择、合同签订、执行与监督等各个环节，对所有可能的风险进行识别和管理。

-审慎性原则：在业务外包过程中，充分评估风险，谨慎做出决策，确保外包活动不会对本所的服务质量、声誉和利益造成不利影响。

-成本效益原则：在有效控制风险的前提下，权衡外包成本与预期收益，实现运营效益的最大化。

-风险可控原则：通过建立健全的风险管理机制，对业务外包风险进行实时监控和有效应对，确保风险处于可控范围之内。

二、组织架构与职责划分

1.业务外包风险管理小组

-组成：由律所合伙人、行政主管、相关业务部门负责人等组成。小组负责人由律所主任担任。

-职责：

-制定和修订业务外包风险管理政策和流程。

-审批重大业务外包项目及外包供应商的选择。

-协调各部门在业务外包风险管理中的工作，解决重大风险问题。

-定期对业务外包风险管理工作进行评估和监督。

2.业务部门

-职责：

-根据业务需求提出外包申请，并详细说明外包业务的内容、范围、要求等。

-参与外包供应商的筛选和评估，提供专业意见。

-负责与外包供应商进行业务沟通和协调，确保外包工作的顺利开展。

-对所负责外包业务的执行情况进行日常监控，及时发现并反馈风险问题。

3.行政部门

-职责：

-负责建立和维护外包供应商信息库，收集和整理供应商的相关资料。

-组织开展外包供应商的初步筛选和尽职调查工作。

-协助业务部门起草、审核和签订业务外包合同，确保合同条款符合法律法规和律所利益。

-对业务外包项目的费用进行核算和管理，控制外包成本。

4.风控部门

-职责：

-制定风险评估指标体系和风险评估方法，对外包项目进行风险评估。

-监督业务外包流程的执行情况，检查各项风险控制措施的落实情况。

-及时发现和预警潜在的风险，提出风险应对建议，并跟踪风险应对措施的执行效果。

三、管理流程

1.外包需求提出

-业务部门根据自身业务发展和运营情况，结合成本效益分析，提出业务外包需求。需求应明确外包业务的具体内容、目标、质量标准、时间要求等。

-业务部门填写《业务外包需求申请表》，详细说明外包原因、预期效果、预算等信息，提交给业务外包风险管理小组审批。

2.供应商筛选与评估

-行政部门收到审批通过的《业务外包需求申请表》后，根据外包业务的性质和要求，从外包供应商信息库中筛选出符合基本条件的潜在供应商，或通过公开招标、邀请招标、推荐等方式寻找新的供应商。

-行政部门组织业务部门、风控部门等相关人员组成评估小组，对潜在供应商进行尽职调查和评估。评估内容包括供应商的资质信誉、专业能力、服务经验、财务状况、风险管理能力等方面。

-评估小组根据评估结果填写《供应商评估报告》，对供应商的优势和不足进行客观分析，并提出是否推荐合作的建议。

3.合同谈判与签订

-对于评估通过的供应商，业务部门与供应商就外包业务的具体条款进行谈判，包括服务内容、服务期限、质量标准、费用支付、必威体育官网网址条款、违约责任等。

-行政部门协助业务部门起草业务外包合同，确保合同条款清晰、明确，符合法律法规和律所利益。合同草案完成后，提交给律所的法律顾问进行审核。

-法律顾问对合同草案进行法律审查，提出修改意见。业务部门根据审核意见与供应商进行进一步沟通和协商，确定最终合同文本。

-合同文本确定后，由律所主任或授权代表与供应商签订业务外包合同。合同签订后，行政部门负责将合同归档保存。

4.外包业务执行与监控

-业务部门按照合同约定，向外包供应商提供必要的支持和协助，确保外包业务的顺利开展。同时，业务部门应定期与供应商进行沟通，了解外包业务的进展情况。

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