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西餐厅供应商结算管理制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范西餐厅与供应商之间的结算流程，确保结算工作的准确、及时、透明，保障双方的合法权益，维护良好的合作关系，同时提升西餐厅运营效益，实现互利共赢。

2.适用范围

本制度适用于西餐厅所有与供应商发生采购业务往来的结算活动，涉及西餐厅全体采购及财务相关人员，以及为西餐厅提供各类商品和服务的供应商。

3.遵循原则

-合法性原则：结算活动必须严格遵守国家相关法律法规和财务制度。

-准确性原则：结算数据应真实、准确，确保金额计算无误，发票信息完整正确。

-及时性原则：按照约定的结算周期和时间节点完成结算工作，不拖延，保障供应商资金流转。

-诚信原则：西餐厅与供应商在结算过程中应秉持诚信，如实提供相关信息。

4.企业文化与经营理念体现

本制度的执行贯彻西餐厅“品质至上，服务卓越，合作共赢”的经营理念。在结算过程中，尊重供应商，保持公平公正的态度，注重与供应商长期稳定的合作关系，共同为顾客提供优质的餐饮产品和服务。

二、组织架构与职责划分

1.采购部门

-采购专员

-负责在采购合同中明确结算条款，包括结算周期、结算方式、发票要求等关键信息，并确保供应商清楚了解。

-及时收集供应商的送货单、发票等结算资料，初步审核资料的完整性和准确性，对存在问题的资料及时与供应商沟通并要求整改。

-跟踪采购订单的执行情况，核实货物的数量、质量等与合同约定是否相符，为结算提供准确依据。

-采购经理

-对采购专员提交的结算资料进行复核，重点审查结算金额的合理性以及与采购合同的一致性。

-协调解决结算过程中出现的争议问题，与供应商进行沟通协商，维护西餐厅的利益，同时确保合作关系不受损害。

2.财务部门

-会计

-对采购部门提交的结算资料进行全面的财务审核，包括发票的真实性、合法性、有效性，结算金额的计算准确性，以及相关审批手续的完备性。

-根据审核通过的结算资料进行账务处理，记录应付账款等相关账目，确保财务数据的准确记录。

-财务经理

-负责对重要供应商的结算进行审批，把控结算风险，确保资金支付符合西餐厅的财务政策和预算安排。

-定期与采购部门核对供应商结算数据，监督结算流程的执行情况，对发现的问题及时提出改进意见。

3.仓库管理部门

-仓库管理员

-在货物验收时，准确记录货物的入库数量、规格、质量等信息，并与送货单进行核对，确保数据一致。

-及时将验收合格的货物入库，并将送货单等相关资料传递给采购部门，作为结算的原始凭证之一。

三、管理流程

1.结算周期确定

-西餐厅与供应商根据合作情况和行业惯例，在采购合同中明确结算周期。常见的结算周期包括月结、季结等。

-对于新合作的供应商，在首次合作时协商确定临时结算周期，待合作稳定后再确定正式结算周期。

2.结算资料准备

-供应商在结算周期结束后，按照合同约定准备结算资料，包括送货单、发票、对账单等。送货单应详细记录货物的名称、规格、数量、单价、金额等信息，且需有西餐厅仓库管理员的签字确认；发票应符合国家税务规定，开具内容与送货单一致；对账单应清晰列出本期供货明细及结算金额。

-采购专员收到供应商提交的结算资料后，进行初步审核，检查资料的完整性和准确性。如发现问题，及时联系供应商补充或更正。

3.结算审核流程

-采购部门审核：采购专员将初步审核通过的结算资料提交给采购经理，采购经理对结算金额、货物质量、交货情况等进行复核，确保结算符合合同约定。如存在疑问，采购经理与供应商沟通核实，无误后签字确认。

-财务部门审核：采购经理审核通过的结算资料流转至财务部门。会计首先对发票的真实性、合法性进行查验，通过税务系统等工具核实发票信息。同时，审核结算金额的计算是否准确，是否与采购合同、送货单等资料相符，相关审批手续是否完备。对于不符合要求的结算资料，财务会计及时反馈给采购部门，要求供应商重新提供或补充相关资料。

-财务经理审批：财务经理对重要供应商或金额较大的结算进行最终审批。审批过程中，综合考虑西餐厅的资金状况、财务预算等因素，确保结算支付合理合规。审批通过后，结算资料进入支付流程。

4.支付流程

-支付申请：财务会计根据审批通过的结算资料，填写支付申请单，注明供应商名称、结算金额、支付方式等信息，并提交给财务经理。

-支付审批：财务经理对支付申请进行再次审核，确认无误后签