财务票据存档保管考核.doc

财务票据存档保管考核

财务票据存档保管考核制度

一、总则

1.目的

为加强本高端宾馆财务票据的存档保管工作，确保财务票据的完整性、准确性和安全性，提高财务管理水平，更好地为宾馆运营服务，特制定本考核制度。通过明确财务票据存档保管的工作标准和考核要求，规范相关工作人员的行为，保障财务信息的真实可靠，防范财务风险。

2.适用范围

本制度适用于宾馆内所有涉及财务票据存档保管工作的部门和人员，包括但不限于财务部、采购部、前台收银等相关岗位。

3.考核原则

-客观公正原则：考核过程和结果应基于客观事实，不受主观因素干扰，确保对所有被考核对象一视同仁。

-全面性原则：考核内容应涵盖财务票据存档保管工作的各个环节，包括票据的收集、整理、归档、存储、查阅与销毁等，全面评估工作质量。

-及时性原则：考核工作应定期进行，及时发现问题并反馈，以便及时采取改进措施，保证财务票据存档保管工作的持续规范。

-激励性原则：考核结果应与个人绩效挂钩，对表现优秀的部门和个人给予奖励，对存在问题的进行督促整改，激发员工的工作积极性和责任心。

二、财务票据存档保管工作标准

1.票据收集

-及时性：各业务部门在经济业务发生后，应在规定时间内（一般为[X]个工作日）将取得的财务票据传递给财务部。例如，采购人员在完成采购业务后，需在[X]个工作日内将发票、采购清单等票据交至财务部；前台收银每日营业结束后，应将当天的收款票据整理好，于次日上午[X]点前提交给财务部。

-完整性：业务部门提交的财务票据应包含所有必要信息，如发票的基本信息（发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务或商品明细、金额、税率、税额等）、票据的附件（如合同、验收报告等）。对于不完整的票据，财务部有权拒收并要求相关部门补充完整。

-真实性：财务票据必须是真实发生的经济业务所产生，不得虚构或伪造。业务部门有责任确保所提交票据的真实性，如有虚假票据，相关责任人将承担相应法律责任。

2.票据整理

-分类清晰：财务部收到票据后，应按照票据的类型（如发票、收据、报销单等）、业务性质（如采购业务、费用报销、销售收入等）进行分类整理。例如，将餐饮采购发票、客房用品采购发票分别归类；将差旅费报销单、业务招待费报销单分开整理。

-粘贴规范：对于需要粘贴的票据，应按照一定的规则进行粘贴，确保票据平整、牢固，便于后续的装订和查阅。粘贴时应使用胶水或专用的票据粘贴单，不得使用订书钉等尖锐物品。票据应从右至左、从上至下依次粘贴，且不得超出粘贴单的范围。

-审核准确：在整理票据过程中，财务人员要对票据的合规性进行审核，包括票据是否符合国家税收法规、是否加盖发票专用章、填写是否规范等。对于不符合要求的票据，应及时通知相关部门更换或补充。

3.票据归档

-编号唯一：对整理好的票据进行编号，编号应遵循一定的规则，确保唯一性和系统性。例如，可以采用年份+月份+流水号的方式进行编号，如“202401001”，以便于查询和管理。

-建立索引：建立详细的票据索引目录，记录每张票据的编号、名称、业务内容、金额、开票日期、归档日期等信息。索引目录应存储在电子表格或专门的档案管理系统中，方便快速检索。

-装订成册：按照一定的时间周期（如每月或每季度）将整理好的票据装订成册，装订应牢固、整齐，不得有票据散落或颠倒的情况。装订成册后，应在封面上注明年度、月份、票据类型、册数等信息。

4.票据存储

-安全存储：设立专门的财务票据档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全措施。安装防火设备（如灭火器、烟雾报警器等），配备除湿设备（如除湿机），放置防虫药品（如樟脑丸），安装防盗门窗和监控设备等。

-分类存放：将装订成册的票据按照年份、月份、票据类型等进行分类存放，便于查找和管理。可以使用档案架或档案柜进行存放，并在相应位置标明存放内容。

-备份管理：对于重要的财务票据，除了纸质存档外，还应进行电子备份。电子备份数据应存储在安全的存储设备（如移动硬盘、服务器等）中，并定期进行检查和更新，确保数据的完整性和可读性。

5.票据查阅

-申请流程：内部人员因工作需要查阅财务票据的，应填写《财务票据查阅申请表》，注明查阅原因、查阅票据的范围、预计查阅时间等信息，经部门负责人审批后，提交给财务部。财务部审核通过后，安排专人负责陪同查阅。

-查阅记录：建立《财务票据查阅登记表》，记录查阅人员的姓名、部门、查阅时间、查阅票据的编号和内容等信息。查阅人员不得擅自将票据带出档案室，不得在票据上进行涂改、标记等操作。

-外部查阅：如有外部单位或个人（如税务机