乡镇卫生院文件收发与归档管理制度​.doc

乡镇卫生院文件收发与归档管理制度?

一、总则

1.为加强乡镇卫生院文件收发与归档管理工作，确保文件处理的及时、准确、安全和完整，提高工作效率和管理水平，依据国家有关法律法规及卫生系统相关规定，结合本卫生院实际情况，制定本制度。

2.本制度适用于乡镇卫生院各科室及全体工作人员在日常工作中涉及的文件收发、登记、传阅、办理、归档等管理活动。

二、文件收发管理

1.收文管理

-专人负责：指定专门的文件收发人员负责文件的接收工作，确保收文渠道的畅通。收发人员应每日定时到上级部门、邮政部门等指定地点接收文件，并对收到的文件进行初步检查，查看文件的完整性、密封性等。

-收文登记：对收到的文件进行详细登记，登记内容包括收文日期、来文单位、文号、文件标题、份数、密级等信息。使用统一的收文登记簿或利用信息化管理系统进行登记，确保登记信息准确无误。

-文件分类：根据文件的性质、来源、内容等进行分类，如上级来文、平级来文、下级来文等，同时区分普通文件和涉密文件，以便后续的处理和管理。

-文件呈送：收文登记分类后，及时将文件呈送卫生院领导或相关科室负责人批阅。急件、要件应优先处理，并根据文件要求的紧急程度及时提醒相关人员处理。

2.发文管理

-发文拟稿：各科室根据工作需要起草文件，拟稿人应确保文件内容准确、规范、条理清晰，并符合国家法律法规和卫生院的相关规定。文件应注明发文科室、文号、主送单位、抄送单位、主题词等要素。

-审核把关：拟好的文件需经科室负责人审核，重点审核文件内容的准确性、政策的合规性、格式的规范性等。审核通过后，将文件送交卫生院办公室进行复核，办公室主要从文字表述、格式规范、发文流程等方面进行审核。

-签发审批：经审核后的文件，由卫生院主管领导或主要领导签发。重要文件或涉及全局性工作的文件，需经领导班子集体研究决定后签发。签发人应认真审阅文件内容，签署明确的意见和姓名、日期。

-发文编号：办公室根据卫生院的发文规定，对签发后的文件进行统一编号，编号应遵循一定的规则，便于识别和管理。

-发文登记：对发文进行登记，登记内容包括发文日期、文号、文件标题、主送单位、抄送单位、份数等信息。登记完成后，按照规定的渠道进行发文，如邮寄、专人送达、电子传输等。

三、文件传阅与办理

1.文件传阅

-传阅安排：收文后，办公室根据文件内容和领导批示意见，合理安排文件传阅范围和顺序。传阅文件应使用专门的文件传阅夹，并附上文件传阅单，注明传阅人姓名、传阅时间等信息。

-传阅要求：传阅人应在规定时间内阅读文件，并在传阅单上签名确认。传阅过程中，要确保文件的安全，不得随意转借、丢失或损坏文件。如遇特殊情况需延长传阅时间，应向办公室说明原因。

-催阅提醒：办公室负责对文件传阅情况进行跟踪和催阅，及时提醒相关人员阅读文件，确保文件传阅的及时性和连续性。对于紧急文件，要重点跟踪，确保在规定时间内传阅完毕。

2.文件办理

-承办落实：根据领导批示意见，明确文件承办科室和责任人。承办科室应按照批示要求和规定的时限认真办理文件，将办理情况及时反馈给办公室。

-协调沟通：对于涉及多个科室的文件，由办公室牵头组织相关科室进行协调沟通，明确各科室职责，共同推进文件的办理工作。在办理过程中，各科室应密切配合，不得推诿扯皮。

-办理反馈：承办科室完成文件办理后，应将办理结果形成书面材料，经科室负责人审核后报送办公室。办公室对办理结果进行审核，如符合要求，将办理结果反馈给相关领导和来文单位；如不符合要求，应及时退回承办科室重新办理。

四、文件归档管理

1.归档范围

-凡是反映乡镇卫生院工作活动、具有查考利用价值的各种文件材料，包括收文、发文、内部文件、会议文件、统计报表、照片、音像资料等，均应纳入归档范围。

-重点归档涉及卫生院发展规划、重要决策、医疗业务、行政管理、财务审计等方面的文件材料。

2.归档要求

-整理分类：文件承办人员在文件办理完毕后，应及时将文件整理分类，按照年度、来源、内容等进行分类编号。同一类文件应按照时间顺序或重要程度进行排列。

-装订编目：对纸质文件进行装订，确保文件的整齐、牢固。同时，编制文件目录，目录应包括文件编号、文号、标题、日期、来源、保管期限等信息。对于电子文件，应按照规定的格式和存储方式进行整理存储，并建立相应的电子目录。

-移交归档：各科室应定期将整理好的文件移交至卫生院档案室，移交时应填写文件移交清单，双方签字确认。档案室对移交的文件进行检查验收，符合要求的予以接收归档。

3.保管期限

-根据文件的重要程度和查考利