项目四档案整理课件(共31张PPT)《文书工作与档案管理》（大连理工）.pdfVIP

下篇

项目四档案整理

档案管理工作

档案分类与排列

任务导入

保华万房房地产开发有限公司的档案室顺利完成了全部筹建工作，上司要求办

公室秘书李芸兼职管理档案室。为了更好地发挥档案室的作用，李芸准备在将原来

积累的档案文件正式移入档案室之前，对这些档案进行必要的整理。

假定你是李芸，请根据以上背景，完成档案文件的分类与排列工作。

任务分析

对原有档案文件进行分类，是档案整理工作的基础任务，分

类方案不仅制约排序结果，而且还决定着编号规则。要想为公司

档案进行分类，需要首先了解档案分类常用方法，在此基础上结

合本单位的档案情况制定适合的分类方案，并据此对原有的散乱

档案进行整理排列。

一、档案分类的基本方法

年度分类法

机构分类法

问题分类法(最易带主观性，与机

构分类法不兼容)

保管期限分类法(最易被忽视)

按年度分类

将文件按其形成年度分类。

跨年度一般应以文件签发日期为

准。

对于计划、总结、预算、统计报

表、表彰先进以及法规性文件等内容

涉及不同年度的文件，统一按文件签

发日期判定所属年度。

跨年度形成的会议文件归入闭幕

年。跨年度办理的文件归入办结年。

当形成年度无法考证时，年度为其归

档年度，并在附注项加以说明。

按机构(问题)分类

将文件按其形成或承办机构(问题)分类。机构分类法与

问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。

采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档

文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主

办部门。

采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归

档文件进行分类。

确定保管期限

保永久对文件保管单位今后工作有长远利用价值(Y)

管期

限定在一定时期内对文件保管单位有参考利用价值

期10年(D10)30年(D30)

年度机构保管期限归档文件名称

复式分类法第一分公司2016年工作计划

第一分公司2016年度工作总结

第一分公司印发应急预案的通知

聘请常年法律顾问合同

永久第一分公司关于成立安全施工领导小组的通知

◆年度—机构—保管期限第一分公司关于与长河公司经济纠纷情况的报告

第一分公司关于表彰2016年度工作先进单位和先进个人

的决定

……

◆年度—问题—保管期限办公室第一分公司2016年办公会会议记录