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营区物业服务物业服务档案的建立与管理

目录

TOC\h\z\u第一节档案管理机制 1

一、档案管理机构的设置及基本要求 1

二、档案管理人员职责 2

三、档案管理内容 3

四、归档及保存年限 5

第二节物业服务档案的建立 7

一、档案资料管理工作内容 7

二、档案资料管理工作要求 8

第三节档案资料管理的要点 8

一、档案资料管理的要点 8

二、档案资料管理流程措施 9

三、档案资料的分类 15

第一节档案管理机制

一、档案管理机构的设置及基本要求

（一）档案划分及管理

1.档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。

2.公司设立档案室，隶属于综合管理部，并设置档案管理人员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理人员岗位职责，档案管理人员必须严格履行职责。

3.公司档案根据其重要性和必威体育官网网址程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。

（二）各部门资料管理

1.公司所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确的档案管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。

2.各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法，实行统一的标准分类管理。

（3）档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。

二、档案管理人员职责

1.负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管公司档案；积极开展档案的提供利用工作；

2.认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。

3.定期擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，如有破损或褪色的资料，应当及时进行修补和复制，装订部分过窄或有字迹的资料，要用纸加以衬边。纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认资料，应当附上抄件。

4.归档要注意整洁，归档前要先对文件资料进行分类，再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗，以便归档时所有资料都能随手而得，避免盲目查找。

5.做好必威体育官网网址工作，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。

6.每年进行一次档案清理，编制或更新《档案保管手册》做好文件索引，以便查阅。

三、档案管理内容

（一）档案质量

1.档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。

2.档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。

3.档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。

4.档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有题名的，由档案人员根据内容拟定标题。

5.档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。

（二）立档

1.档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。

2.跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。

3.档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。

（三）分类

1.档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。

2.公司档案大致分为以下几类：

（1）证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等；

（2）文件类：分外来文件（政府职能部门的往来文件）和内部文件；

（3）制度类：管理制度汇编；

（4）合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。

（5）计划总结类：分年度计划及总结等；

（6）会议纪要类：办公例会纪要等

3.档案的归口存放部门

（1）公司各类批文、合同、协议、证照、存放于综合管理部。

（2）公司的各种财务资料、税务资料存放于财务部，由财务部按国家及公司有关规定进行整理、分类存档。

（3）有关工程的各类图纸、技术资料，由工程部和研发部负责保管。

（4）有关房产销售的销售合同，由市场营销部负责保管。

（5）除售房合同外，所有对外签订的合同，必须将原件存放在综合管理部。

（四）档案编号

1.档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

2.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混