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24．文献管理程序 目的及范畴：建立公司文献制作、审核、同意、发放、回收及更新、保存等程序，确保公司文献得到及时精确的解决和安全有效的运转。该程序合用于以上环节所涉及的有关部门及个人。 职责： 总经理室负责公司文献管理的总协调及总监督，并受理各部门有关文献延误的投诉； 各部室资料员负责文献管理的具体工作，即收发、登记、传递、用印、立卷、归档和销毁等。 工作流程： 3.1 文献分类： 3.1.1 通用文献：指公司在生产经营活动中普遍使用的文献，分为内部文献、外来文献和外送文献。 A. 内部文献：即公司制作的只在公司内部使用的文献。如请示单、报告、工作联系函、告知、会议文献、周记、制度文献等 B. 外来文献：即公司收到的由外单位制发的文献。如法律法规、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等 C. 外送文献：即公司制作的对外发出的文献。如对政府、供方、顾客、公共事业单位发出的文献等 3.1.2 专用文献：指只在公司一定工作部门或业务范畴内使用的专门文献。分为技术文献、财务文献、人事资料、合同文献和签价单和决算资料等。 技术文献：即以图纸为核心的工程建设专用文献。如报批文献、原则图集、内业资料、图纸等。 财务文献：即在公司会计工作中形成和使用的会计核算专业材料。如会计凭证、帐簿、报表及有关的财务报告等。 人事资料：即公司员工在应聘、转正、考核等人事活动中形成的反映个人基本状况、工作体现的个人资料。 合同文献：即在公司生产经营活动中与外单位签定的含有法律效力的文献。如各类工程合同、设计合同、售楼合同等。 签价单：即审计核算部在签价认价时专用的文献。 F． 决算资料：即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生的文献。 3.1.3 统计：即公司各项质量活动留下的统计，是一种特殊类型的文献。如合格供应商名录、培训统计、各类签到表、记录表等 3.2 总规定： 3.2.1 文献解决必须做到及时、精确、安全。 3.2.2 内外行文规定做到格式统一、要素完整、文号分明。对外行文采用国家公文格式，内部行文按公司惯例采用英文格式。（格式及具体规定详见第三层次文献《融侨集团文献解决方法》之第二章“文献格式”） 3.2.3 各部室资料员为公司文献流转的进出口，文献不允许由拟写人直接送领导者个人，因特殊状况必须越过传递的，应于事后按程序补办登记。 3.2.4 各部室资料员要做好文书立卷工作。每年年初，根据以往本部门文献的运转状况，预计当年可能形成的文献，拟制或修订立卷类目。 3.2.5 各部室资料员要建立本部门的文献清单。即根据3.2.4订立的立卷类目，将空白的文献清单置于该类目的最前面；随时将已发放完毕的文献按已编好的类目归入卷内，并按文献收进次序填写文献清单。 3.2.6 文献的管理普通要通过以下几个环节： 编制：文献由有关部门或个人拟写，所在部室资料员进行编号登记；若以公司名义对外行文则由总经理秘书编号。 同意：文献内容和发放范畴由对应的同意人审核签发；需要多个部门同意的，须进行会签，签发时须注明签发时间；应用软件的使用权限需报送总经理同意。 登记：收发文（除便条、介绍信、回执等）应登记在对应的收文发文登记本上或直接在文献上签收并及时整顿文献目录。来图加盖受控分发号。 用印：公司印章由总经理秘书保管，部门公章由各部室资料员保管。用印时，应以有关部门主管签发的文字或经部门经理签字的盖章联系单为根据。 发放：各部室资料员根据同意的发放范畴进行分发。制度文献换版时，由总经理室或有关部门根据发放清单发出新版文献。 传阅：分为张贴传阅和传递传阅。张贴传阅指知晓性文献由发出部门的资料员在公司布告栏上予以张贴，各部门资料员在所在部门布告栏上张贴；传递传阅指需要传阅的文献由资料员加盖阅文章，填写需传阅人员名单，传阅人员阅毕签字。 更改：技术文献需要更改时，应由公布该文献的个人或部门提出，并填写《文献更改申请单》，通过资料员报原审批人同意，并由原文献公布部门按原发放范畴下发，同时作好登记。 版本公布：制度文献换版时，由总经理室主任编制必威体育精装版版本号；总经理室于每年6月份汇总各部室上交的法律法规清单及制度文献版本状况并予以公布。 回收：文献持有人因离职或工作调动不再符合持有资格时，所在部门资料员负责及时收回。 归卷：各部室资料员要做好平时归卷和定时归卷工作。平时归卷即随时将发放完毕的文献按事前编制的立卷类目归入卷内；定时归卷即一种较长时间段后，对手头的全部文献进行清理，对无存档价值的文献材料可备文献夹单独寄存。联合办理的文献原件由主办部门归卷，其它部门保存复印件。涉及付款的合同和请示单原件由财务计统部保存。 借阅：文献需要借阅或复印时，借阅人应填写《文献借阅记录表》或《图纸借阅记录表》。公司文献不外借给其它单位，