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公司档案管理制度 第1章 目的 第1条 目的 为进一步加强公司人事档案管理工作，有效地保护和使用档案，实现人事档案管理的规范化、制度化、科学化，根据相关规定，结合公司实际，特制定本制度。 第 2 章 材料归档 第2条 收集的人事档案材料必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备、具有保存价值。需经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归入人事档案。 第 3 条 新员工办理入职手续两日内，人力资源部需将新员工的人事档案收集、整理并交负责人事档案管理工作的人员统一归档。 第 4条 人事档案的归档内容。 1.记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史及思想发展变化进程的履历和自传材料。 2.员工以往工作或学习单位对员工本人优缺点进行的鉴别和评价，对其学历、专长、业务及有关能力的评定和考核材料。 3.对员工的有关历史问题进行审查、甄别与复查的人事材料。 4.记录关于员工在所工作或学习的单位内加入党派组织的材料。 5.记载员工违反组织纪律或触犯国家法律而受到处分，及受到各级各类表彰、奖励的人事材料。 第 5 条 新形成的档案材料应及时归档，归档的程序如下。 1.对归档材料进行鉴别，看其是否属于归档的范围。 2.按照材料的属性和内容，确定其归档的具体位置。 3.在人事档案目录上补充登录材料名称及相关内容。 4.将新的材料放入档案。 第6条 不属于档案范围的材料，不得擅自归档，可分情况予以处理。凡销毁材料，均须详细登记，并报请有关负责人审查批准，由专人负责监销。 第 3 章 档案的借阅与查阅 第7条 档案一般不借出查阅。本公司各部门因工作需要查阅员工档案时，应由部门出具证明，由人力资源部负责人批准后方可查阅。如必须借阅时，须持注明借阅理由的部门介绍信，经人力资源部门负责人批准后办理借阅手续。外单位来公司查阅档案时，必须持盖有公章的单位介绍信及本人工作证或身份证，经分管领导批准后方可查阅。第 8条-借阅档案要如期归还。逾期不还的，档案员必须及时追回。 第9条 借阅档案时，档案管理员和借阅者要当面点清材料份数和页数，登记签名。归还时当面交清，双方签字认可。借档人员要保证档案的安全完整，有遗失、缺页、损坏等情况时，应承担相应责任。 第10条 未经同意，不得摘录、复制档案材料。严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。 第11条 人事档案管理人员每月检查、核对一次借用和查档次数，并及时做好档案的入库归位工作。 第12条 公司建立档案查阅登记制度，对查阅职工档案的情况做好记录。 第4章 档案的转递 第13条 档案应通过公司机要部门转递或派专人送取．不准邮寄或交本人自带。 第14条 调出人员持“商调函”要求转递档案的，必须经单位人力资源部负责人同意并签署意见后方可进行。 第15条 接收单位收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回。逾期一个月转出单位未收到回执时应及时催问，以防档案丢失。 第5章 档案的安全必威体育官网网址要求 第16条 档案室门窗必须坚固耐用，有防盗、防火等设施和其他安全措施。严禁在档案室内吸烟、放置易燃易爆物品，以确保档案安全。 第17条 档案应由专人负责保管，档案管理人员离开档案室时，应及时将门窗锁好。 第18条 档案管理人员应经常检查档案，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等防范工作，发现隐患及时采取措施处理。 第19条 档案管理人员不得擅自提供档案或向他人泄露档案内容;整理档案过程中不得丢失档案材料，不随便议论档案内容;不得随意泄露人事软件密码，不得将档案材料带至公共场所。 第20条 个人不得擅自转移、分散和销毁档案材料，需要销毁的材料必须进行登记，经领导批准后方可按照规定的程序销毁。 第21条 档案管理人员在保管档案期间不得私自翻阅人事档案。 第6章 档案整理工作规定 第22条 员工人事档案由人力资源部集中保管，其任务是∶收集、保管、鉴别、整理员工人事档案材料，办理档案的查询、借用和转递，建立科学的档案检索工具，调查研究档案管理工作情况，逐步实现人事档案管理的科学化和现代化。 第23条 离职、退休等人员的档案，按公司有关规定移交档案管理部门保管。 第24条 解除（终止）劳动合同人员的档案，在其办理解除（终止）劳动合同手续后，由公司人力资源部在___日内转交至其新工作单位的人力资源部。 第25条 加强档案管理，提高档案的保存价值。应做到每月归档材料一次，每年整理档案及装订一次，不得存在有档案未整理、未装订的现象。 第26条 管理部门应建立人事档案登记和统计制度，建立各类档案名册。每年检查核对一次档案，做到档号与档案名册编号一致，发现问题及时解决。严格执行必威体育官网网址制度，确保档案的绝对安全和准确无误。 第27条 档案管理实行专员责任制，由人力资源部档案管理专员负责保管与整理。 第28条 做好