DAT 8-1994明清档案著录细则.pdf

中华人民共和国行业标准DA/T 894明清档案著录细则200143611主题内容与适用范围1.1当案菩录标准化是实现销案工作现代化的基础条件之一，为建立明清档案目录中心，统一明清档案的检索体系，早日使用现代化的检索手段，更好地开展档案信息的报道与交流，充分发挥明清档案在我国社会主义建设事业中的作用，特制定本细则。1.2本细则依据《档案落录规则3GB3792.5的原则和基本板念，结合明清档案的特点和明清档案工作的实际情况制定1.3本细则适用于所有保微明清档案的部门进行明清档案的著录。2薯录项目2.1题名与责任者2.1.1题名2.1.2责任者2.2文种(或文本)项2.3时间项2.4附注项2.4.1责任者注2. 4.2时简注2. 4. 3截体本型及形态注2. 4. 3.1载体类型注2.4. 3. 2数量及单位注2. 4. 3.3深圳市标能技术研究院附件注2. 4. 3. 4规格注馆藏资料业务专用章2. 4. 4语种注2.4.5档案实体状况注2.5排检与编号项2. 5. 1分类号2.5.2档案馆(室)代号2.5.3档号2.5.4缩微号2.5.5主题询2.6提要项3著录详简级次中华人民共和国国家档案局1995-06一12批施 DA/T 8-943.1著录项目分为必要项目和选择项目。3.1.1必要项目，题名、责任者、时间、分类号、档号、缩微号、主题调。3.1.2逸择项目：文种(或文本)、附注、档案馆(室)代号、提要。3.2署录详简级次分为简要级次和详细级次。3.2.1凡条目仅著录必要项目的称简要级次，3.2.2凡条目除著录必要项目外还著录部分或全部选择项目的称详细级次。4标识特号4.1著录项目标识符4.1.1著录项目之前冠以一定的标识符文种(或文本)项、时间项、附注项的标识符/责任者项的标识符4.1.2著录项目标识符说明4.1.2.1“，一符占两格，回行时不应拆开，“/符占一格。4.1.2.2有标识符各项在回行时均不省略标识符。4.2著录内容识别符（）表示公元纪年、责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者时代、外国责任者国别职务及姓名原文。[表示考证得出的著录内容。口表示残缺内容。来考证出的责任者、时简及难以计数的残缺文字用三个“口。外文缩写，起止连接。间隔符，相同著录项目之间、附注项下各小项之闻以及主题词之间以“，号间隔。5著录格式5.1卡片式著录条目格式分类号档案馆(室)代号档号微号名/责任者.文种(或文本)一时间.一附注主题词提要5.1.1卡片式著录条目格式将著录项目划分为四个段落，第一段落中分类号、档号分别著录于卡片左上角的第一、二行；档案馆(室)代号、缩微号分别著录于卡片右上角第一、二行。第二段落从第三行与档号齐头处依次著录愿名与责任者项、文种(或文本)项、时间项和附注项，各项目回行时齐头著录，第三段落为主题词，另起一行齐头著录。第四段落为提要，另起一行空两格著录，回行时齐头著录。5.1.2卡片尺寸为12.5cm×7.5cm，著录时卡片四周均应留有1cm空隙。如卡片正面著录不完，可接骨面连续著录，5.2书本式著录条目格式在条目分类号上方加顺序号，其余与卡片式条目相同，2 DA/T8946著录用文字6.1汉文档案著录时，应使用规范的第化没字，如通有档案中的一账人名、地名在由案化简过十产生技义的情况，可照录原文字。6.2少数民族文字档案著录时-依照少数民族文字书写规则.亦可根据实际需要翻译成汉文若录（外文件案著录亦同)。6.3无论著录何种文字的档案，其时间项、排检项、编号项、附注项中的致字，均使用阿拉伯数，7著录项目细则7.1题名与责任者项题名指单份档案文首和案卷封面上表达档案内容特征、中心主题的题日名称。责任者指对档案内容进行创查、负有责任的团体或个人。7.1.1题名原则照录原文。如遇原题名过于允长的情况，可根据档案内容进行制改。如遇原题名过简不反映档案内容或档案没有题名的情况，可根据档案内容重新拟定题名。7.1.2题名所用文字应尽量体现档案的时代特征。题名的字数包括标识符号最多不超过60个字节，即30个汉字，7.1.3机关团体责任者7.1.3.1团体责任者必须著录全称或通用简称。如“总理各国事务街门简称”总理衡门；“京师内外地方审判厅”简称“京师审判厅”。7.1.3.2政权机关团体责任者，著录时其前应冠以朝代或政权名称，并加（）”号。如(明内图.(清)军机处。7.1.4个人责任者7. 1. 4. 1一般应著录职务，以备查考，著录时将职务著于姓名之后，并加“（）号。著录职务时将虚衡省路，只著录实衡。实衡在两个以上者，座选择与档案内容直接有关的实衡适当规范后署录，如“总督四川陕西等处地方兼理般饲兵部右侍郎兼都察院御史加六级纪录三次年蒙尧忠著录为“年莞尧（川陕总督)”，又如新调河南巡抚贵州巡抚义×奏报龄省地丁