流程图及流程图绘制相关知识.pdfVIP

流程图及流程图绘制相关知识 一、什么是流程图 那什么是流程图呢？说文解字是一种了解定义的好方法.流程图 =流程+图，如下图: 图1：流程图的定义 流程：是指特定主体为了满足特定需求而进行的有特定逻辑关系 的一系列操作过程，流程是自然而然就存在的。但是它可以不规范， 可以不固定，可以充满问题。所以就会造成看似没有流程.我们有人 经常说什么业务没有流程，其实严格意义上讲，如果业务已经开展, 不可能没有流程，只是说没有固定的流程或者你讲不清楚而已。 图:是将基本固化有一定规律的流程进行显性化和书面化，从而 有利于传播与沉淀、流程重组参考。 从定义可以看出,只要有事情和任务，流程就会有,但是并不是所 有的流程都适合用流程图的方式去表现，适合用流程图去表现的流程 是一定程度固定的有规律可循的，流程中的关键环节不会朝令夕改 的。 二、为什么需要流程图 （一）流程优化与重组 业务流程重组的存在可以明确反驳：存在即合理。事实上,存在 的业务流程并未是合理的，有可能是参与的多个角色习惯了某种做 法，有可能是变革尚未影响到末端的操作,也有可能缺乏对于运行中 的业务流程问题的洞察以及强有力的变革推动. 通过流程图，我们能够分析出目前业务流程的问题：缺失,重复， 风险，效率等等。从而制定相应的优化方案。 （二）信息化的基础 信息系统的一项任务就是解放员工的手脚，取代一些重复的人力 劳动工作。系统上了之后，不是说业务流程不需要而是经过了一些调 整，其中某个参与者变成了系统，或手持设备，或打印机而已。 那么在做系统的功能设计和系统流程设计时，是不是必须先要了 解目前业务是如何运作的呢?从而更好分析分析,更好说明系统在什 么环节取代了什么类型的人肉工作？ 所以我们往往也会先以业务流程图开始说明，而叙述一个系统建 设的好处时，也可以用以前的业务流程与系统上了之后的业务流程进 行对比。 三、流程图要素 流程图有六个要素: 参与者：谁在这个流程中？可以是系统,可以是个打印机，更多 的指什么角色-—一般是有某种工种的人。比如客服同时有小A和小 B两人，但是若他们的工作性质完全一样，那么在流程图里只需要写 一个客服角色就可以了。 活动：做了什么事，比如点餐,结帐等活动. 次序:这些事情发生的前后顺序如何，哪个任务是其他任务的前 置条件？比如客人不结帐，就不会产生送他优惠卡的活动. 输入：每项活动开始取决于什么样的输入物或数据,比如做饭的 师傅开始做菜时,需要拿到具体的点菜单. 输出:每项活动结束后,会输入什么样的文档或数据传递给下一 方,比如师傅做好菜后,如何让负责传菜的人知道菜已经做好? 标准化：采用一套标准化的符号用以传递你的流程图,从而使受 众更快明白。 四、流程图类别 图3：流程图的分类 本文着重于上述流程中的“业务流程图”—-并会分享如何绘制泳 道图。 在工作中，我们经常能够看到两种业务流程图，从表现形式来看， 一种很好区分，俗称为“泳道图”的它,在样子上也确实像个泳道，可 以有横向的泳道,也会有纵向的泳道。泳道图在某些文档里会被称为 “以活动为单位的流程图”，浮在泳道中的都是一个个活动. 另外一种类型是以部门和岗位为单位的流程图,下图中的圆形就 代表一个个部门或岗位。矩形代表活动。这种流程图关注事情如何完 成的逻辑,但是在体现各个部门的责任上比较弱。如果是某个岗位的 人来看，很难像泳道图那样一眼就能看到自己部门的职责和任务.所 以现在用得比较少。 五、如何绘制流程图 在绘制业务流程图前，思考如何精美，如何交互，使用什么工具， 都不应该是重点.真正重点的是将业务流程图的关键要素给搜集一番. 请试图回答清楚以下几个问题,否则不要开始绘制流程图： 整个流程的起始点是什么？整个流程的终结点是什么？ 在整个流程中,涉及到的角色都是谁？ 在整个流程中，都需要做什么事情？(可以是一个会议，可以是 一个任务） 这些会议和任务是可选还是必选的? 分别产出什么文档？ 这有点像一个头脑风暴,能够帮助你将所需用到的原材料获取到, 有了这些“米”和“水