009 项目材料管理制度（2014.7修订）.docVIP

PAGE PAGE 2 项目材料管理制度 编 号：QDJS-ZD-009 版本号：A/1 主责：成本管理部 编写：王海燕 审核：孙军利 批准：孙华明 实施日期：2014/08/01 1 范围 本制度适用于青岛建设集团有限公司总部、所属各分公司。 本制度主要包含材料的计划管理、合同管理、现场管理、统计管理、考核与奖罚五部分内容。 2定义 2.1 材料管理 对工程项目所需用材料计划、供应、耗用与回收等活动进行的计划、组织、领导和控制。主要包括材料需用计划、供货商选择、采购实施、材料验收、保管与耗用、回收处理、业主供料、统计分析、物资单据凭证管理以及信息化使用等活动内容。 3 职责 3.1 青岛建设集团有限公司 ⑴ 负责对《项目材料管理制度》进行编写、修订。 ⑵ 对分公司、项目部的材料管理工作进行指导、服务、检查。 ⑶ 建立青岛建设材料采购价格信息数据库；对分公司的材料采购盈亏台账进行收集汇总并分析。 ⑷ 负责项目管理信息化物资、租赁管理模块的检查、指导、分析工作。 3.2 分公司 ⑴ 负责编写适合本单位的材料管理制度，并给各项目部做好制度交底。 ⑵ 对项目部材料员的相关工作进行培训、指导、考核。 ⑶ 汇总各项目材料需求计划并按月整理归档，及时提报公开招标需求，组织公开招标、比价、竞争性谈判等工作，并负责签订采购合同。 ⑷ 按照相关制度规定做好授权项目部采购部分材料的管理工作，将采购过程资料整理归档。 ⑸ 参与材料询价、定价和业主批价，提供价格与供应商信息。 ⑹ 负责各项目验收与调拨单、月度结算单、材料台账、材料盘点、盈亏分析等工作的审核、汇总、归档工作，并报送相关部门，实现“日清月结，三级账目相符”。 ⑺ 负责项目业主供料的管理，保存相应资料。 ⑻ 根据项目材料采购盈亏分析，协调解决本单位各项目采购中存在的问题，并提高盈利水平。 ⑼ 负责审核各供货商的付款，且保证付款依据齐全有效。 ⑽ 协调各项目剩余材料的回收调配，确认余料的残值和废料的处理。 ⑾ 建立材料采购价格信息数据库,每月或定期提报青岛建设成本管理部。 ⑿ 负责项目管理信息化物资、租赁管理模块的检查、指导、审核、分析工作。 ⒀ 负责审核本单位材料供应商的评定与评价过程，汇总合格供应商名册。 3.3 项目部 ⑴ 按照项目的规模及分包模式设置专职或兼职材料员，负责各种物资验收、保管与发放。 ⑵ 负责向公司材料部门报送项目需求的各种材料计划并按月将计划整理归档。 ⑶ 负责采购公司授权的项目所需类别的材料。 ⑷ 参与物资采购的招标工作。 ⑸ 负责办理采购材料的业主批价，协调与业主方物资部门的关系。 ⑹ 负责所有材料的验收、调拨，按月与供应商、业主、分包单位对账，办理相应手续。 ⑺ 负责项目日清月结工作，每月将各供货商所供应材料的原始送料小票、验收单、调拨单、月度结算单装订成册，报送公司材料部门进行审核。 ⑻ 按月将项目现场存留的材料进行盘点， 并制作盘点表报送公司材料部门审核留存。 ⑼ 负责建立材料采购台账、每月采购材料的盈亏分析，并将报送公司材料部门进行审核留存。 ⑽ 负责项目材料的现场管理工作。 ⑾ 负责项目管理信息化物资、租赁管理模块的使用、审核、分析工作。 ⑿ 负责对项目物资分供方进行评价，并报公司审核。 4 管理制度 4.0 总则 加强青岛建设集团的物资采购与现场管理，发挥企业整体优势，建立规范的采购运行机制；满足施工生产需要，减少库存积压和杜绝浪费，降低工程项目施工成本，提高经济效益。 4.1 计划管理 ⑴ 项目部根据需要应提前向公司提供《项目物资需求计划表》，应明确材料名称、规格、型号、质量、数量及进场时间等，需要加工定做的材料，应附图纸并注明要求。计划必须经过材料员、施工员、技术负责人、预算员或者商务经理进行编制及审核，项目经理签字确认。 ⑵ 建设单位（业主）供应的材料，由项目部至少按月或实际需求提报材料计划，材料计划的相应要求、审批程序同上。 ⑶ 材料计划的提报时间，应满足公司材料部门进行组织招标、比价、竞争性谈判、公示、合同签订所必须的时间。 ⑷ 禁止出现材料计划随意性、不准确、化整为零、技术参数模糊、不预留充裕采购时间等现象。 ⑸ 对总包合同明确约定属业主供料的，且超供进行严厉处罚（如：按采购价的1.5倍或2倍扣罚）的，必须引起项目足够重视，提报材料计划必须准确并不能出现超供。 4.2 合同管理 ⑴ 各公司项目所需物资应按照集团招标采购平台的相关规定实施采购。符合集团集中招标采购的（30万元以上的大宗物资采购）按照要求实施招标采购；无需集团集中招标的，由各公司自己组织招标、询价、比价，并留存相关记录，经相关部门签字后确定供应厂家，并在签订合同后实施采购。 ⑵ 合同中的主要条款如合同数量、单价、金额必须填写齐全，并约定当需要超过合同数量1