做好办公室工作“四能”与“四忌”.docVIP

做好办公室工作“四能”与“四忌” 　　高校行政机关办公室是一座“立交桥”，以学校中心工作为重心，上服务领导、下贴近师生，对内兼顾其他部门、院系和直属单位，对外联系着校友和社会各界，担负着承上启下、内外统筹、左右协调及管理育人的重要职能，可谓“牵一发而动全身”。办公室工作的重要性、涉及面的广泛性、内容的复杂多样性要求工作人员具备良好的综合素质，尤其对年轻人来说，这是一个颇具挑战性且能全方位锻炼、塑造人的岗位。如何在最短时间内胜任和出色地做好办公室工作，需要做到“四能”和“四忌”。 　　一是提笔“能写”。写作一直被许多人认为是工作的“拦路虎”，往往是能躲则躲，避而远之，即使在高校，也普遍存在着这一现象。办公室工作人员一定要克服畏难情绪，平时加强练习，拿下这头“拦路虎”，不仅要会写，还要写得又快又好。笔者有好几次遇到文稿的紧急任务，如在半小时内起草好一篇领导讲话稿，等你接完电话打开材料已经过去了十分钟；一个晚上要拿出一个成熟的可在校内推行的活动方案，为校领导起草分管线的工作汇报；活动尚未结束要在截稿时间前向报社提供一篇通讯稿……诸如此类，时间紧、任务重、时效性强，还要保证文稿质量，需要办公室工作人员抢时间，还要为被服务者省时间，如果你拿出的文稿文不对题或者最终被领导改得面目全非，那么，你的工作能力便大打折扣。所以，办公室工作人员一定不能图省事、要扎实练好基本功，平时强学习多储备，做好调查和研究，拿到文稿任务则要做到文风务实不抄袭、言之有物不浮夸、文笔流畅不拖沓、语句通顺不疙瘩、用词准确无错字、格式正确标点对、排版美观一致，使文稿从成形到成文一气呵成、水到渠成。 　　二是开口“能说”。办公室工作人员的能说不仅仅体现在口才好和能言善辩，更多的是个人对事件的把握能力、对话题的掌控能力、逻辑思辨能力、快速应变能力与语言组织水平的综合体现。 　　实际工作中，办公室人员经常会被派去参与各种形式的协调会，许多问题非常棘手，问题非常“呛人”，尤其是涉及到利益问题时，很多都是针锋相对、锱铢必较，上层??导也会因此而问责。即使是一些轻松场合的交流会，也会冷不防地被“鸡蛋里挑骨头”，尤其是涉及到具体的人、事，如果平时没有熟悉规律、摸透情况，仅凭三寸不烂之舌，也很难招架得住。通常，很多事情没有容你第二次解释的机会，处理得好，则化险为夷，如果没有应对好，就容易陷入被动，甚至使矛盾升级。对此，办公室工作人员一定要沉得住气、静得下心，要知道“拷问在一时，评价在平时”。只有平时多思考、多观察、多学习，吃透文件、摸清规律，注重搜集意见和反馈信息，及时向专家和知情人请教，才能做到胸有成竹，处变不惊。对有利于改进工作的意见或工作中确有虑事不周之处，要虚心接受，做好解释性工作；对于不了解的情况，要及时进行说明；如果是原则性的问题，则要顶得住压力，讲事实、摆道理，注意语气、态度和方式方法、要让人心服口服。 　　三是遇事“能办”。办公室很多工作都要落实到具体的事上，事情能否办得成，直接反映了工作人员的能力和业绩。办公室工作人员要谨记“不以事小而不为，不以事杂而乱为，不以事急而盲为，不以事难而怕为”。遇事不但要愿意办、办得成，还要办得好。 　　对于千头万绪、纷繁复杂的日常事务，工作人员要善于理清头绪，分清主次和轻重缓急，合理统筹和安排好时间，尽力做到“大事不轻率、抓得住，小事不马虎、办得好”。尤其是遇到一些领导，在安排工作时随意性较大、工作要求又高，工作人员必须及时作出调整，配合领导的节奏，把手上事情先放一放，按照领导的要求做好交办的事情。工作人员要有随时被打断、随时能工作的准备，及时平复心绪，保证原计划安排的工作按时、保质、保量完成。 　　除了一些日常性的事务，还有许多突发情况和临时任务存在一定的难度，需要采取超常的措施、付出超常的努力才能办成，这又需要工作人员善于借力、借智和借梯，积极调动人脉、善于整合资源，灵活处事。 　　四是一点“能通”。这指的是一种会意能力，如果说上述“三能”是考验办公室工作人员基本功的话，能否随机应变、善于察言观色，准确理解话语和正确读取别人的肢体语言则是一个锦上添花的加分项目。这就需要办公室工作人员用心、细心，做一个处处留心的有心人。 　　比如开会，尤其是接待贵宾、外宾时召开的见面、座谈会，工作人员要随时留意客人的需求，当来宾遇到困难时，能及时读懂求助信息，马上进行沟通和解决，这既是一种待客之道，也是工作人员接待能力的体现。要记住，话语并不是交流的唯一通道，尤其是一些高层领导，很多时候他们的指令只是一个眼神或者手势，而且点到即止，需要工作人员快速读取，及时响应。又或者，有些同志到办公室反映情况，会情绪激动，陈述杂乱无章，在对话时还有可能东拉西扯，工作人员就要在有限的时间内抓住来访者意图，既要抓住重点又要了解事情的全貌和来龙去脉，