档管作业使用者手册.DOC

檔案管理作業  目 錄 1. 檔管作業 1 2. 點收作業 2 2.1未點收查詢 2 2.2紙本點收 3 2.3電子文點收 6 2.4退件 6 2.5 誤送退回 9 2.6 逾期未歸檔稽催 10 2.7延後歸檔查詢 11 2.8點收報表列印 12 3. 立案作業 13 3.1分類號維護 13 3.2案名資料維護 17 3.3基準項目編號維護 19 3.4年度立案 21 4. 編目作業 21 4.1未編目案件層級建檔 22 4.2已編目案件層級建檔 23 4.3最大案次號維護 24 4.3分併卷處理 24 4.4待編案卷清單(逾6個月) 26 4.5未編目案卷著錄清單建檔 26 4.6已編目案卷著錄維護 27 4.7回朔檔案建檔(案件) 27 4.8回朔檔案建檔(案卷) 28 4.9批次調整保存年限 28 4.10常用詞庫維護 29 4.11編目報表列印 30 5. 機密檔案管理作業 31 5.1未編目案件層級建檔(密) 32 5.2已編目案件層級建檔(密) 32 5.3機密等級變更 33 5.4機密檔案補登 34 5.5密件查詢 35 5.6機密檔案報表列印 36 6. 彙送作業 37 6.1檔案目錄轉出/彙送 38 6.2檔案目錄轉出記錄查詢 38 7. 檢調作業 39 7.1單位借調影印 39 7.2機關借調 40 7.3直接調卷作業 42 7.4檢調報表列印 43 7.5檔案應用 44 7.6應用收費標準維護 46 8. 保管作業 46 8.1檔案保管 47 8.2保管報表列印 48 9檔管報表列印 48 檔管作業 『檔管作業』主要包括「點收作業」、「立案維護」、「編目作業」、「機密檔案管理作業」等部分。 先於系統主畫面左邊的組織樹點選「檔管作業」子系統，子系統下方將展開多項檔管作業功能(如下圖)，使用者可點選欲操作的子功能項進入相應的功能畫面進行操作。 圖表 1 點收作業 「檔案點收」提供將提供批次或單筆點收公文、附件抽存註記及歸檔案件退回等功能。 先於系統主畫面左邊的組織樹點選「檔管作業」子系統，子系統下方將展開多項檔管作業功能，點選「紙本點收」或「電子文點收」子功能項進入檔案點收畫面進行操作(如下圖所示)。 圖表 2 2.1未點收查詢 可快速查詢單位之未點收之紙本或電子公文。 步驟1：選取該承辦單位之尚未點收之紙本或電子公文。 圖表 3 進入後所顯示未點公文﹝如下圖所示﹞ 圖表 4 ※附註：點收、退件、誤送退回、已點收查詢將於後面章節分別對紙本、 電子文分別作詳細介紹。 2.2紙本點收 2.2.1 點收 已歸檔結案之紙本公文可在此功能進行點收。 「點收」功能提供對未點收之歸檔案件做點收動作。 將未點收公文於下列欄位下資料找出，並選取該筆公文選取【點收】，即 完成紙本點收。 圖表 5 ※備註：若使用者已經該筆或多筆公文文號即可在公文文號區做鍵入或刷 入公文文號，直接做點收動作(如下圖所示)。 圖表 6 2.2.2 退件 選取該筆需要做退件之公文後並點選退件。 圖表 7 於退件視窗填選必要資訊，退件原因若選取其他選項，則需在下方欄位填 寫退件原因，填選完相關資訊後點選存檔即完成退件之動作(如下圖所示)。 圖表 8 2.2.3 誤送退回 選取該筆誤送之公文後點選誤送退回，該筆公文會直接退回承辦單位。 圖表 9 2.2.4 已點收查詢 點選【前往已點收查詢】 圖表 10 於下列欄位輸入已點收相關資訊，可查出點收公文。 圖表 11 2.2.5 機關憑證加簽 使用者使用此功能前必須先確認讀卡機內是否有裝置電子機關認證卡 後，選取該筆公文，點選機關憑證加簽。 圖表 12 2.3電子文點收 使用方法與紙本點收相同，請使用者參照紙本點收操作即可。 2.4退件 將需要退回之歸檔案件退回到承辦單位。 步驟1：勾選準備退件之歸檔案件資料(可多筆資料同時退件，如圖示)。 若無做發文動作之公文則無法退回發文﹝如下圖發文部份無法勾選﹞ 圖表 13 步驟2：選取退件原因(如下圖所示)。 圖表 14 ※欄位說明：由退件原因下拉選單中選擇適合的退件原因，若選擇「其它」時，則最右側的欄位框必須要輸入退件原因說明。 退件完成﹝如下圖所示﹞ 圖表 15 2.4.1 退件抽回 步驟1：點選退件抽回 圖表 16 步驟2：選取該筆需要做抽回之公文，點選退件抽回後即可抽回。 圖表 17 2.4.2 列印退件明細表 使用者於查詢出退件公文後，點選列印退件明細表可列印出退件清單。 圖表 18 圖表 19 2.4.3 預覽列印 點