档案管理办法 AO.docVIP

制度名称 档案管理办法 编号 版本 AO 编制： 日期： 审核： 日期： 批准： 日期： 适用范围：公司各部门 密级 公开 档案管理办法 1 总则 1.1 目的 为公司档案工作，有效地保护及利用档案，为公司服务，，制定本 2 项目研究、决策 重大项目的可行性研究报告、立项报告、决定等 永久 B 行政管理 1 证照类 营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等 长期-永久 2 对外文书类 与政府职能部门、企事业单位往来的报告、批复、函等 长期 3 制度类 规章管理制度汇编 长期 4 内部文书类 公司发布的重要发文、通知、决定、会议纪要、年度工作计划、总结、报告。 长期 5 人事类 机构设置、员工档案、岗位说明书、聘用合同、考勤记录、工资表、技能证书证件、社保资料 短期-永久 6 日常管理 培训记录、奖惩决定、考核记录、安全检查记录 短期-长期 7 后勤 用水、用电合同、电话及宽带合同等 短期-长期 C 会计档案 1 凭证 原始凭证、记账凭证和汇总凭证等 15年 2 账簿 现金和银行记账、明细账、总账、固定资产台账等 15-25年 3 报表 月度、季度和年度会计报表 短期-永久 4 其他 对账单、其他清单 长期-永久 D 经营、业务档案 1 采购 采购计划、采购合同、供方档案 长期 2 仓库保管 出入库台账、盘点台账、废旧物资处理台账、仓储合同 短期-长期 3 生产 作业指导书、操作规程、生产记录、质量检验记录、设备保养记录 长期 4 销售 销售合同、客户档案、市场调查报告、销售策略及计划、售后服务文件、客户满意调查表 长期 E 基建、工程档案 1 立项 项目申报、勘探、招投标文件 长期-永久 2 设计 设计方案、图纸、工程概算 短期-永久 续表-1 一级类目 二级类目 归档范围 保存期限 代号 名称 代号 名称 E 基建、工程档案 3 施工、竣工 施工方案、图纸、资料 竣工验收、审计报告 长期-永久 F 机器设备 档案 1 办公设备 使用说明书、设计资料、保修卡 长期 2 生产设备 使用说明书、设计资料、保修卡 长期 G 实物档案 1 证书 永久 2 奖状、牌匾 长期 H 电子、声像档案 1 照片 领导视察、反映公司活动的照片、声像资料 长期-永久 3.2 除A、C和D类档案外，其他符合表-1内容的，由档案室管理。 3.3 档案的密级 3.3.1 档案分为一般档案和秘密档案，一般档案可供公司内部人员借阅，秘密档案不得借出公司。 3.3.2 秘密档案主要分类见表-2。 表-2 一级类目 二级类目 内容、范围 备注 代号 名称 代号 名称 A 发展规划 1 战略咨询、规划 公司发展战略的咨询报告、发展规划文件、咨询合同等 2 项目研究、决策 重大项目的可行性研究报告、立项报告、决定等 B 行政管理 5 人事类 员工档案、聘用合同、工资表 C 会计档案 1 凭证 原始凭证、记账凭证和汇总凭证等 2 账簿 现金和银行记账、明细账、总账、固定资产台账等 3 报表 月度、季度和年度会计报表 4 其他 对账单、其他清单 D 经营、业务 档案 1 采购 采购合同、供方档案 4 销售 销售合同、客户档案、市场调查报告、销售策略及计划 3.3.3 档案管理员应履行必威体育官网网址职责，不得泄露档案内容，发现问题应及时报告主管领导。泄露档案内容的，根据损失大小，扣款100～500元。 4 档案的收集、整理、归档 4.1各部门负责本部门的档案收集、整理和归档，归档内容按照表-1执行，属于公司级档案的应及时移交档案室。 4.2公司级档案实行季度归档制度，即：每年的四、七、十月为公司档案资料归档期，每年部门级档案参照公司级档案归档时间实施。 4.2 在归档期，档案室管理员应及时与各部门档案管理员联系，共同办理档案移交。 4.3 归档要求 4.3.1 按照表-1的分类，对档案进行分类归档。属于同一类的，按照不同年份分别立档。 4.3.2 归档时，应遵循资料的形成规律和特点，保持资料之间的有机联系，以便保管和利用。归档的资料种数、份数以及每份文件的页数均应完整，文件签字、署名必须由当事人亲自填写，内容清晰、工整，可以正常识别。 4.3.3 在归档的资料中，应将资料正件与附件、印件与定稿、请示与批复分别立在一起，不得分开、拆散。 4.3.4 档案整理完毕，应按归档要求进行装订、编号。档案案卷封面，应逐项按规定用钢笔或中性笔填写档案目录，字迹要工整、清晰。档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。 4.3.5 档案的保存期限 根据档案的重要性确定，分为永久