抓基础就是要掌控档案“进出口”.docVIP

抓基础就是要掌控档案“进出口” 　　简言之，档案工作可以用“收、管、用”三个字概括，即收集、整理、鉴定利用。这其中，如何做好接收和鉴定，解决档案的进口和出口问题，又一直是困扰档案部门多年的难题。北京市朝阳区档案局近年来通过两个课题的研究，让接收和鉴定工作中的诸多矛盾迎刃而解。 　　 朝阳区档案局局长申玺朝是2000年走进档案系统的，在他的理念里，档案工作是具有附着性质的一项服务性工作，它总是附着在中心工作和各项业务工作之中。只有做好服务，才能尽到档案部门的职责，体现档案部门的价值。而做好服务的前提就是扎实的基础工作，“基础工作不牢，地动山摇”，为了不让档案工作“地动山摇”，首先要抓的就是档案的“进口”和“出口。” 　　 　　档案的出口：开展鉴定工作研究 　　 　　 几年前，伴随着利用工作的升温，朝阳区档案馆决定利用有限的经费对馆藏中价值重大、利用率高的档案先期数字化。但鉴定过程中却发现了问题，馆藏档案价值良莠难辨，档案馆每年接收的1万余卷档案约有三分之一并不具有长远保存价值，进馆档案的保管期限普遍定得偏高，重复档案也有相当比重，更主要的是馆藏档案的结构不合理，党政文书档案当时竟然占馆藏的49％，加上进馆档案数量增加速度很快，这些都急需对现有馆藏档案进行鉴定。当时鉴定的标准主要是依据国家档案局制定的《文书档案保管期限表》，而此表是针对各级党政机关和人民团体形成的档案而制定的，概括性和宏观性强，具体操作时容易造成随意性大，界限不清等问题，导致鉴定标准不一。在这样的背景下，区档案局决定开展“地市级综合档案馆档案接收与鉴定工作研究”（以下简称“鉴定工作研究”）。 　　 申局长告诉记者，基层档案部门开展课题研究，最有效的方法就是“行动研究法”，即把工作中遇到的问题作为研究对象，分析原因，找出症结，有针对性地采取对策，再经过实践的检验，取得对今后工作具有指导意义的研究成果。当然参与课题研究的除了在第一线工作的档案人员外，还要吸收专家参与，让他们在理论上和宏观上对课题给予把握。 　　 “鉴定工作研究”课题???过四年的时间得以完成，不仅获得了国家档案局优秀科技成果二等奖，还获得了北京市档案科学技术研究优秀成果一等奖。这一课题采取的是重点档案详细调查、非重点档案抽样调查的研究方法。以地市级综合档案馆建国后档案的鉴定原则、鉴定标准、鉴定工作组织和程序，以及接收范围为主要研究内容，通过对10092卷各类档案的鉴定，召开40余次研讨会，经过14个立档单位的实践验证，并经过6度修改，最终形成了一整套完整系统的鉴定文件和鉴定标准。 　　 这一套文件包括，规范档案价值判断程序的“档案鉴定工作细则”、规定档案馆接收范围的“档案的接收范围”，以及15个鉴定标准。 　　 在“档案鉴定工作细则”中，课题组提出了立足本地区，按照立档单位在社会活动中被确定的地位和性质来区分档案价值的“区位原则”，同时改变了过去确定档案保管期限就高不就低的传统，采取先确定最低保管期限，期满后重点复查，确有保存价值的再延长其保管期限的做法。为了简化工作程序，还确定了鉴定后档案不重新组卷，只是将鉴定工作单输入电脑，待档案实体保管期限到期后，从案卷中撤出，履行销毁程序进行销毁的方法。 　　 在“档案的接收范围”中，针对档案重复进馆，提出了同级机关相互发送的文件只由制发机关进馆，除四套班子永久保存档案需要正本与定稿一起进馆外，其余单位档案只进馆正本与公文签发单等防止馆藏过于臃肿的做法。 　　 15个鉴定标准包括一个适用于各个全宗档案鉴定的综合标准，和分别适用于区委、区人大、区政府、区政协、区统计局、区财政局、区人事局、区规划局、区教委、区计委、区建委、区街办、街道系统、乡系统等14个立档单位档案鉴定的具体标准。标准分为上级机关文件、本级机关文件和下级机关、平行机关文件三个部分，由顺序号、文件内容、处置办法、范例和备注组成，其中的“范例”是对条款进行的具体说明，便于鉴定者掌握。详尽的标准不仅为档案馆的鉴定工作提供了简便易行的依据，实际上也是各立档单位进行初始鉴定和档案馆接收档案进馆的标准。 　　 这一课题的价值正像专家评审委员会的评价：“是进行馆藏档案鉴定和接收的依据性文件，条款具体，层次分明，操作性强，有利于提高档案鉴定工作的质量和效率。……为地市级综合档案馆档案接收和鉴定工作提供了重要的参考依据，对优化馆藏，有效地保护和利用重要的档案资源，提出了具有突破和创新意义的举措。” 　　 　　档案的进口：制定归档范围和保管期限表 　　 　　 如果说“鉴定工作研究”解决的是档案的出口，那么课题“北京市朝阳区文件材料归档范围和档案保管期限表研究”（以下简称“归档范围和保管期限表”）主要针对的就是档案的“进口”，包括各立档单位文件材料的归档和档案的进馆。 　　 申局