9文件管理规范.docVIP

版本号 C/0 xx公司 管理文件 文件编号： XX 实施日期 2008.2.25 产品处文件管理规范 页次： 1∕6 目 录 0.修改记录 1.目 的 2.适用范围 3.定 义 4.文件管理 编制 审核 批准 0.修改记录 修改序号 更改内容 修订人 日期 备注 一、目的 为使产品处文件的使用、管理规范化，保证文件及时正确指导和服务生产，提高工作效率，特制定本规范。 二、适用范围 本规范适用于产品处所有技术类指导性文件。（体系文件除外） 三、定义 转产文件：科研管理部下发的正式转产的文件。 技术文件：科研管理部下发的没有正式转产，但用于指导生产的文件。 临时文件：根据某一临时发货任务而下发的技术性指导文件。 作业文件：指作业指导书、工艺文件、技术规范文件等用于指导生产的文件。 所有指导性文件必须有编制、审核、批准签名并处于受控状态方可使用。 四、文件管理 4.1版本控制 版本控制指通过给作业文件增加版本编号，使得文件的修改和变更加以规范，便于确认必威体育精装版版的文件，使文件的有效性得到保证。 4.1.1 版本标记及其升级规则 版本标记的编码由三个部分组成： 引导字母+大改版号+小改版号 第一部分是版本标记的引导字母，为英文字母V。（可以省略） 第二部分是大改版号，取值1～9，从1开始按升序升级。 第三部分是小改版号，取值0～99，从0开始按升序升级。 起始版本应为：V1.0。 各版号分别代表各自管辖的修改范围，据此： 技术组工作人员本人的错误和文字错误等修改，需在修改页标注修改符号。版本不升级，直接替换原文件。 小改版号：对应技术文件和转产文件的设计更改单，当其内容涉及工艺方面的更改时，应修改该版号，需在修改页标注修改符号。版本升级示例：V1.0—V1.1； 大改版号：机型更改或对应文件回收再发放等较大更改，应修改该版号，需在修改后的文件封面上标注修改符号。版本升级示例：V1.0—V2.0； 更改页号之间用逗号隔开。 4.1.2 标识要求 文件应在封面和每个页面的页眉或图纸的标题栏注明版本标识。 4.1.3 电子版本命名 为便于电子版本文件管理，电子版本文件命名应由3部分组成： 编号+文件名+版本号 4.1.4 版本登记 文件的必威体育精装版版本应及时登记更新便于查询。版本变更应有相应的记录。电子版本文件也应有相应的版本记录。 4.2 文件修改 4.2.1 文件修改的范围 作业文件发布后如出现下列情况则需要进行文件修改： 1.发现引起歧义的文字错误、指标错误、图纸错误； 2.科研管理部下发的设计更改； 3.科研管理部下发的通知涉及文件指标和测试方法等； 下列文件需酌情处理，可以不进行文件修改： 1.文件出现轻微文字错误，但不影响文件的理解和操作。 2.已淘汰设备的作业文件，没有重大改动情况。 4.2.2 文件修改流程 当需要修改作业文件时，应遵循以下修改流程。 4.2.2.1 提出申请 文件使用者和文件编制者均可提出文件修改申请。申请可采取口头或书面方式。 4.2.2.2 审核 文件编制部门审核该申请是否必要。 4.2.2.3 文件修改 如果有必要修改文件，则文件编制部门制定人员修改文件，并升级版本号。 4.2.2.4 审批 文件编制部门负责人审核修改的文件，由部门经理批准文件修改。 4.2.2.5 记录 资料管理员记录文件修改内容和版本更新情况。 4.2.2.6 下发 资料管理员回收原文件，下发修改后的文件。 即：提出申请→审核→文件修改→审批→记录→下发 4.2.3 修改和审批记录 文件修改记录是记录文件修改的内容和版本的表格，格式见表1。文件修改审批记录是记录文件审批情况的表格，格式见表2。 修改记录 修改号 更改内容 修订人 日期 版本变更 表1 文件修改表格 修改号 修 改 审 核 批 准 批准日期 表2 文件修改审批表格 修改记录从上往下填写，审批表格从下往上填写。 4.3 文件的使用 作业文件的使用过程中应遵照下面的要求。 4.3.1 文件的受控 用于指导生产的作业文件应处于受控状态。不处于受控状态的作业文件不得用于指导生产。 受控状态指经过审核和批准并盖有“生产用图”章和“时间日期”章的文件。 经过审核并盖有“临时用图”和“有效日期”的临时文件也处于受控状态。 4.3.2 文件的完整性 使用文件时应保护文件，确保文件的图纸和页面完整。不得随意在受控文件上涂改。 4.3.3 临时文件 临时编制的文件应注明有效期限，在此有效期限内可合法使用，超过有效期限应予以回