专兼职档案员培训 4月.ppt

科技档案材料要求： a.收集、归档的科技文件应字迹清楚、图样清晰；文字材料书写应符合耐久性要求。 b.厂家或项目承包单位提供的图纸为白图作为归档时，应按要求采用高于80克的工程专用纸张，不应使用不符合要求的复印纸代替。 c.文字材料按A4纸大小装订成册，装订前应将金属订取掉，用白乳胶或棉线绳装订而成； d.图纸按A4纸大小折叠，图幅内容向里、图标栏应外露，案卷必须保持完整准确。 e.凡生产设备检修或事故过程所拍的照片，其照片和底片须附有说明。 图纸的管理要求 a.新建、改(扩)建、技术改造、技术引进项目，在项目竣工后应编制竣工图。 b.新建、改（扩）建项目，在签订合同时，对竣工图的编制单位，应在合同中设立档案专门条款，约定其具体要求并加以说明。 c.竣工图的编制，依据设计变更通知单、工程联系单、设计更改等文件以及现场施工记录进行编制。 d.竣工图编制应规范、修改到位，真实反映竣工验收时的实际情况；字迹清晰、整洁，签字手续完备。 e.竣工图的审核由竣工图编制单位负责。 f.竣工图纸移交时应连同电子版一起移交，以确保图纸的准确性、完整性和有效性。 审核日期 监理人 监理单位 审核日期 技术负责人 施工单位 竣 工 图 编制单位 图纸竣工图章 标记 处数 版本 图纸新增或更改通知单号 修改人 日期 广东粤华发电有限责任公司 批准 版本 阶段 审核 项目名称 校核 图名 设计 制图 职责 签名 日期 图号 重新绘制的图纸标题栏如下 图纸的分发 新增图纸或修改图纸，如需要分发给相关部门的应提供“图纸发放审批表” 并由设备技术部相应专业技术主任工程师审批，档案室将签名版图纸资料复印，加盖红色“受控”章后，按审批数量发放给相关部门，部门凭旧版受控图纸和清单领用新图纸，并做好接收和发放记录。 各部门保管的图纸依据审批表自行替换。 档案资料的移交规定时间 1.文书的文件类：每年三月底之前将上年度的文件向档案室移交完毕。 2.特殊载体类：磁性载体、荣誉、照片等可随时移交（在工作结束后整理）。 3.科技档案类移交时间 ①新建、改建、扩建工程项目形成的文件可根据建设程序和工程特点，分阶段分期移交归档，整体工程竣工文件应在工程竣工验收后三个月内组卷完毕，并经过项目负责人审定签字后移交综合档案室归档。 ②技术改造项目，在项目竣工验收后一个月内将技改方案、竣工报告、竣工图纸等有关资料移交至综合档案室归档。 ③新设备投产后一个月内应及时将图纸资料整理后向综合档案室移交归档。 ④生产部门在生产过程中形成的应归档文件材料在每年3月份以前向档案室移交归档。 ⑤新设备仪器到货开箱，由设备责任部门或项目负责人通知档案室人员共同开箱验收随机资料，清点后填写开箱验收单，同时将随机资料向档案室移交。或在设备安装调试后一个月内由项目负责人向档案室移交归档。 ⑥科研项目文件，在评审结果公示后一个月内由成果研发人或部门向档案室移交归档。 ⑦设备大小修过程形成的文件材料，如大修总结、手册、异动报告、检测报告、系统改造的图纸、设备系统操作说明等材料，应在检修工作结束后一个半月内将原件移交给综合档案室归档，责任部门和相关部门可留复印件。 会计档案管理 1.会计档案收集范围 主要有四类：会计凭证类、会计帐簿类、财务报告类及其他。 2.会计档案归档、保管 a.当年形成的会计档案，在年度终结后由财务部整理立卷、归档，并暂由财务部保管一年，期满后，由财务部编制移交清册，办理交接手续后移交至综合档案室保管。 b.综合档案室保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，档案室管理人员应当会同财务部会计人员和经办人员共同拆封整理，以分清责任。 c.会计档案移交至综合档案室后由档案管理员专人保管，并负责会计档案的调阅工作。 d.会计档案管理人员应有强的责任心，应经常检查，发现破损，应及时修补完整。 f.会计档案的管理人员调离工作岗位时，必须按规定办理交接手续，全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收，交接清楚后，才能调离。 档案的利用 档案利用按照我厂档案利用制度执行 1.原则上只为本厂职工提供利用服务，本厂职工持出入证可查阅与工作有关的相关档案； 2.查阅重要机密文件、或借出档案，须填写申请审批表并经有关领导签字批准方可，档案借出时间不超过两天。 2.外单位人员需要查阅档案的，需持有原单位证明，并由本公司相关部门领导审核批准后，由接待部门人员陪同到档案室办理查阅手续后方可。 3.会计档案的借阅和复印，必须办理查借阅申请审批手续，并由财务人员亲自查阅且应有档案管理人员在场陪同。 档案的复印 凡是在借阅档案后需要复印的，重要机密的必须办理有关申请审批手续，并由档案管理员提供复印。一并图纸资料由档案员提供