办公室日常工作及接待【共享精品-ppt】.pptVIP

第九章 办公室日常工作及接待; 第一节 办公室日常工作;（二）办公室工作的特点;（三）办公室的作用 1、指挥作用 2、枢纽作用 3、窗口作用 ; 二、办公室的日常工作 （一） 值班工作 1、值班工作组织形式 办公室值班工作的组织形式，依据其工作性质和规模大小有所不同： (1)专职性值班 (2)轮流性值班 (3)领导电话值班 2、值班工作内容 (1)通信联络 (2)公务接待和咨询 (3)处理紧急问题和突发事件 (4)承办领导临时交办的工作 ; 3、值班工作制度 值班室是展示机关形象的窗口，是对外联系、传递信息的枢纽，值班人员的精神状态，一言一行都关系到本机关的威信与形象，所以必须把值班工作纳入规范化管理的范畴，制定值班制度，对值班人员提出相应要求。 (1)岗位责任制度 (2)值班记录制度 (3)交接班制度 (4)请示报告制度 (5)安全必威体育官网网址制度; 4、值班室的建设 值班室的建设包括软件建设和硬件建设两方面的内容。一方面是建立一支高素质的值班队伍，建立严格的工作制度，提高值班人员的业务水平；另一方面是搞好值班室的设备、资料建设。 (二)印信管理 印信管理就是对印章和介绍信的管理。印章和介绍信是各级各类组织对外联系的标志以及行使职权的凭证。 1、印章的使用和管理 (1)印章的作用：标志作用；法律作用；辨伪作用 (2)印章的种类：按质料分，印章有铜印、钢印、木印、塑料印、胶皮印、万次印等。 ; 按性质分，印章有单位印章、部门印章、领导人印章(含签名章)和业务专用章，如密封章、收发文章、财务专用章、资料专用章以及一些业务人员的工作用章等。 (3)印章的启用。印章的刻制必须经本机关、本部门申请，经上级主管机关批准到公安部门办理手续后，再到指定的刻字单位刻制。 (4)印章的保管和使用。 2、介绍信的使用和管理 介绍信是机关、团体、企事业单位介绍向有关单位介绍被派遣人的情况与任务的专用信件。它具有介绍和证明两种作用。 (1)介绍信的形式 常见介绍信有两种形式：一种是带存根的普通介绍信，它用铅字印成，有两联，一联填写后供外出公干人员使用，另一联当作存根保存，并有骑线的编号和盖章。另一种是根据需要临时书写的介绍信，纸张一般用带有单位名称的信笺，落款处加盖机关公章。 ; (2)介绍信的种类。根据用途分为三类： 第一类，行政介绍信。当机关工作人员调动工作时，需出具这类介绍信，介绍被调动人员的姓名、职务、级别、被调往何单位、任何职务。 第二类，组织介绍信。这是机关工作人员调动工作时，接转组织关系的书信。 第三类，专用介绍信。这是外出联系接洽工作或办理有关事物的书信。 (3)介绍信的管理 像印章一样，介绍信也有秘书人员负责管理、填写和撰写。 (三)办公室活动安排 1、拟订工作计划 秘书人员是领导活动的辅助者，所以，秘书人员对领导的会议、出差、约会、访问等活动都应该进行计划、推行、变更和调整。 2、安排约会 秘书人员还要负责为领导安排约会，做好预约事宜。 3、巧妙挡驾 挡驾就是谢绝来访的宾客。 ; 第二节 办公室的机要必威体育官网网址 一、机要必威体育官网网址的含义 机要是指机密重要的工作、文件、部门或人员。个人、机关或国家出于某种需要，把不能让外界知悉是秘密事项限定在一定时空范围，称为必威体育官网网址。 二、机要必威体育官网网址的内容 (一)秘密的范围 1、国家秘密的范围 根据《中华人民共和国保守国家秘密法》规定，关系到国家安全和利益的秘密事项就是所谓国家秘密的范围。包括以下内容： (1)国家事务的重大决策中秘密