BP001_合约与订单审查管理程序.docVIP

目的 為確保合約或訂單簽訂或變更時，能保障客戶與本公司的最大權益。 範圍 本公司與客戶間之銷售合約或訂單均屬之。 權責 訂單/合約之審查：業務課。 合約/訂單之核准：部門經理。 產品交期之確認：生管課。 產品製造能力之確認：開發課。 產品品質之確認：品管課。 訂單生產通知單之核准：業務課長。 合約書與客戶訂單之保存：業務課。 定義：無。 作業程序 合約與訂單審查流程圖：如附件一。 合約審查程序 合約之提出 合約之內容由業務課或客戶擬定，使內容能獲得雙方共識。如「同意書（合約）」。 合約之審查 擬定後之合約草案，送交業務課，業務課需與權責單位確認交期、製造能力與品質要求。 合約之修改或取消 合約內容若有爭議之處，由業務單位與客戶共同修改後，依修改部份進行審查。 若合約內容有損公司之利益或公司無法接受者，則與客戶溝通後回覆取消該合約。 合約之接受 合約經業務課審查確認後，呈部門經理簽署成立。 完約之保存 完成簽署之合約書，由業務課與客戶雙方各執乙份； 訂單審查程序 訂單之提出 訂單由客戶以電子郵件或以傳真方式提出，以訂單取代合約。如「採購單（訂單）」。 業務協調 客戶下訂單或修改訂單時，業務課需向權責單位確認訂單之要求事項，包括品質、交期，均有能力滿足訂單所需並取得確認。 訂單之審查、修改、取消 訂單為規格品且為客戶續訂之產品，即送交業務課，業務課需向權責單位確認交期；若訂單為規格品，但為第一次與本公司交易之客戶依5.3.1項之規定執行審查，查核中若發現部份條文無法認同，則由業務課與客戶協商修改後，依修改部份進行審查：若訂單內容無法接受，則退回客戶再予取消。 訂單為特殊規格之產品，業務課需向權責單位確認其製造能力後，依第 5.3.1 項之規定進行審查，若覺得部份內容需作修改，則由業務課與客戶檢討獲得共識後，再依修改部份進行審查，若此特殊規格品之製造不符合本公司之利益，即退回客戶並予以取消。 有關PED/API 6D之訂單 當客戶要求產品須符合PED或API 6D條文時，業務課須參照『閥門危險等級判定標準書』填寫「PED/API要求之訂單審查表」，由管理代表審查其合理性，並由業務課在「訂單生產通知單」，備註PED或API 6D要求。 當客戶要求符合PED/API 6D條文，但經審查無法符合PED/API 6D要求時，業務課須與客戶協商取消該產品訂單。 當客戶要求符合PED/API 6D條文，但產品尚無PED/API 6D文件時，業務課須以「設計變更/連絡單」，通知開發課建立文件及修改產品標識，其作法參閱『服務管理程序』。 當客戶要求符合API 6D條文，但產品尚無API 6D之相關要求，則依據『API標誌管理程序』執行。 訂單之接受：訂單經由業務課審查確認後，呈部門經理簽署後執行。 訂單之保存：至少需由業務課保存一份。 訂單之建立 業務課輸入訂單時，將客戶名稱轉換成客戶代碼；廠外品名依照「客戶產品對照表」轉換為廠內品名；銘牌標識與適用API 6D產品的出貨準備要求參照『閥門設計作業標準書』；訂單內容及注意事項輸入完成後列印「訂單生產通知單」，交由業務課長書面審核後，會辦生管課。生管課接單後依『生產管制程序』進行生產排程。 訂單生產通知單之注意事項的建立及維護： 訂單如為客戶續訂之產品，則參考依據已建立之基本資料及訂單之要求填寫於生產通知單之注意事項中，進行審查及確認；若為第一次與本公司交易之客戶，則依據雙方協調的資料進行建立檔案，並由業務課長審查確認。 已建立之注意事項，應依實際的作業，不定期進行維護及更新。 生產通知單上的把手套字樣要求，如生產通知單有標示，則依據其內容作業；如生產通知單尚未標示，則依據『把手套印字內容標準』作業。 訂單(合約)之變更 完成審查後之訂單（合約），若客戶或本公司發現需要做變更，如變更部份屬於規格的變更，則依據5.3.3之作業程序辦理。除此之外，如數量或交期的變更，則業務課依變更部份以電子郵件或傳真通知，作成書面進行會辦協調，經雙方同意確認即可。 依協調OK後進行訂單變更作業登錄，依據變更之事項填寫於「訂單生產通知單」重新會辦，再重新作分發。 記錄保存 本程序書相關記錄保存依『品質記錄管理程序』辦理。 BP001_合約與訂單審查管理程序 第 3 頁，共 3 頁