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会议管理 前 言 会议的类型 按规模 委员会（不多于10-20人） 讨论会（几十人） 集会 （100人以上） 按召开频率 日、周、月、年度会议及不定期会议 按目的和群体身份 ⑴员工会议 ⑵生产或业务会议 ⑶委员会议 ⑷销售会议 ⑸专业分享会议 ⑹咨询性会议 ⑺年度会议 ⑻董事会 ⑼座谈会和讨论会 会议准备的思考 我真的要召开或参加这次会议吗？ 我想从这次会议中得到什么？ 我怎样才能影响会议日程？ 我能在这次会议上学到什么？ 我准备充分了吗？ 有效——借着团队的集思广益,解決个人无法完成或突破的问题,有效达到会议目标 和谐——营造和谐的气氛,使成员对团队有安全感、信任感、认同感,展露个人才能 参与——参与的人用心关注,才能让会议得到健全发展 效率——当一个会议成功的要素具备后,能在预定的时间內完成开会,这就是效率 学习——在参与开会的同时有更多学习的机会 会议的功能 ①提供信息；②汇集信息；③解决问题；④宣传政策；⑤培育训练。 会议的目的 开展有效的沟通 传达资讯 达成协议与解决问题 资源共享 开发创意 激励士气 会议的筹划与管理 流程图 会前准备工作（按顺序） 议题及参会人员范围的确定 会议场所的选定 会议通知的起草 申报会议预算 人员确认 设备准备 预定 车辆安排 会务通知起草 议程PPT制作 食品的采买 指导服务员工作 会议场地布置与熟悉 会议应该在何处举行？ 包括场所，房间光线，座位等 会中工作（按顺序） 会议室保障 汇报人员的保障 用餐的保障 娱乐的保障 住宿的保障 会后中工作（按顺序） 离会车辆安排 退房 设备整理 结帐 设备归还 费用报销 会务总结 费用预算申请 1、场地费 2、住宿费 3、餐费 4、娱乐 5、食品 6、交通费 7、不可预见费 会务细节表  会间的组织服务 1、 签到 2、 安排就座 3、 做好会议记录和录音 4、 会场服务 会场服务 转接电话 突发状况 建议休息 协助上司掌握、控制会议进程 会议的善后处理 1、会场清理 2、印发会议记录 3、资金 4、会议的总结工作 会场清理 安排与会人员的离会 会议文件的回收、立卷、归档 * * 会议是学习型组织的修练场 ——深度会谈的艺术 会议的能力是现代人必备的团队工作能力。 一夫当关的英雄时代已经过去,我们必须与他人愉快的合作才能順利成事. 会议正是团队合作最常用的沟通协调方式. 会议管理的四大职能 计划 组织 领导 控制 成功的会议 会前准备工作 会间的组织服务 会后的善后处理 准备工作 (1).決定会议讨论范围；会议必須有目的，亦須有主題，此即会议范围，范围太大，不易在预定时间內达成结论，范围太小，又失会议的真意，有時双方为了会议讨论范围，亦有由双方幕僚单位举行预备性磋商讨论 (2).确定会议的参与者，包括法定成員、利害相关人、单位代表、其他规则或目标人选等等。 (3)设定会议进行方式；亦即決定会议的进行议程、秩序、时间与规则，并确定会议的出席单位及人员。 (4).准备所须资料；如会议的程序、提案、主张、背景等等均须尽可能于事先准备。 (5).印发通知；准备妥所须资料后，应事先印发通知，通知的方式，有以口传者，有以帖请者，有以登报者，有以邮寄电传者，端视会议的机密性与时效性而定。 (6).整顿会场；进行正式会议之前，幕僚人员或企事单位应事先布置会场，凡主席的位置、出席者的席位、名牌、盆花、签到处乃至会场的整洁、麦克风的音量、桌椅、烟灰缸、照明、采光是否在最佳状态等等均应于事先准备妥当。 手段：效率 结果：效果 资源利用 目标实现 提高效率— 谁来负责？ 达到效果— 谁来负责？ 选址确定 起草会议通知 会议预算 设备准备 预定会议室， 房间，用餐， 娱乐 车辆安排 起草会务通知 议程PPT制作 食品采买 指导服务员工作 场所布置与熟悉 会议室、汇报 人员、用餐、 娱乐、住宿 保障工作 人员离会车辆安排 退房 设备整理 结帐 返回公司 设备归还 报销 会务总结 结束 确认议题及 参会人员范围 开始 人员确认 （住宿，交通） N Y 　 　 　 　 　 　 剪刀（1）、订书机（1） 　 　 　 　 　 　 　 插线板（1） 　 　 　 　 　 　 　 照相机（1）、摄像机（1） 　 　 　 　 　 　 　 打印机（1） 　 　 　 　 　 　 　 笔记本（1） 　 　 　 会务总结 26 　 　 白板笔（1）、白板擦（1） 　 　 　 费用报销 25 　 　 激光笔（1） 　 　 　 设备整理 24 　 　 电子白板（1） 　 　 　 会后结帐 23 　 　 无线麦（1）