251-海南大学教学类档案工作规范.docVIP

海南大学教学类档案工作规范 第一章 总则 第一条 为了加强教学类档案（以下简称教学档案）工作，充分发挥其在学校教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案工作标准化、规范化、网络化和现代化，依据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等法律、法规，结合我校的实际情况，特制订本规范。 第二条 凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。 第三条 教学档案是衡量我校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是我校档案的主体、核心和重点。 第四条 教学档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，以便开发利用。我校教学档案中少数不属永久保存的类目，如本科生毕业论文，实习报告等由各教学单位自行保存，校档案室可按一定的比例择优接收。 第五条 教学档案是教学管理的重要组成部分，应实行“三纳入”、“四同步”，即：纳入教学计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。 第六条 教务处、各教学单位以及有关处（室）应明确一名分管档案工作的负责人，配备相应专（兼）职档案干部，统一管理本部门、本系统的教学文件材料，并按时向校档案室办理移交手续。 第七条 努力实现教学档案工作三个转变，即：从经验管理向科学管理转变，从分散管理向集中统一管理转变，从手工管理向现代化管理转变。 第八条 逐步建立教学档案数据库，并纳入全校信息网络系统，以便统一管理和开发利用。 第九条 要把教学档案工作列入我校教育事业发展规划，在经费、库房、设备和人员配备等方面给予保证，每年从教学经费中给予教学档案工作适当资助。 第二章 教学档案归档范围的确定 第十条 确定的原则 (一)归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对我校和社会当前与长远状况具有参考价值和凭证作用。 (二)归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。 (三)归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。 第十一条 归档的主要内容和重点 (一)归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材工作等方面。 (二)归档的重点是我校在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。 第十二条 不归档的文件材料 （一）上级有关教学的普发的(非专指高校)、无需经办的文件； （二）上级有关教学的未定稿的文件； （三）重份文件； （四）无查考利用价值的事务性临时性文件； （五）非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件； （六）校内其他单位发来的文件； （七）与校外单位交换来的材料； 如认为必要，也可将以上不归档材料作为资料暂存。 第三章 教学文件材料的部门立卷与归档流程 第十三条 形成与积累 （一）每年新学年开始后，教务处会同校档案室向各学院（部）以及有关职能部门发放各种教学文件材料表格，案卷封面封底、卷内目录、案卷移交目录等，并布置新学年形成、积累教学文件材料的任务。 （二）学院（部、处）专（兼）职档案员按文件材料分类表分别积累教学文件材料，并定期进行整理。校档案室随时了解、督促、检查、指导专（兼）职档案员做好文件材料的积累工作。 （三）归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备。 （四）教学档案管理文件一般归档一份，重要的教学文件（研究生论文、专著、优秀教材等）除原稿外，可加副本。 第十四条 整理组卷 （一）坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则。 （二）根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查阅的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过200页。根据文件材料的内在联系，对问题单一，文件较少者按不同内容分别组成薄卷。 （三）在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下，同一内容的卷内文件按永久、长期、短期顺序排列。 （四）卷内密不可分的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。 （五）卷内材料一律拆掉金属物，分别采用三孔一线法用线装订。边孔位置距上、下纸边为6cm、距左侧纸边1.5-2.0cm ，以不装订字迹为宜。若装订线处有重要批注者，须进行贴边处理。对破损的文件材料进行修补。 （六）凡是文件材料未