(100-20-0004)品保文件发行办法.docVIP

福懋興業股份有限公司 文件發行辦法 文件編號 ： １００－２０－０００４ 初版制定日期 ： １９９４年０９月１２日 第４版 ： ２０１０年０７月１９日 目的 為使本公司經審查核准後之各項管理系統(品質保證、環境、職業安全衛生、、等管理系統)文件（外來）發行作業有所依循，特訂定本辦法。 範圍 本辦法適用於各項管理系統文件（外來）及各單位經制定、修訂、廢止之文件原件及發行件之分發、簽收、作廢文件收回、記錄等發行作業。 內容 文件發行權責單位及發行範圍 適用區分 文件管理單位 收 文 單 位 備註：(1)全公司 各單位之手冊、程序類、標準作業程序類(SOP)文件發行時再版收文單位應包括總經理室標準組。 (2)文件收發需經文件管理單位。 公司 總經理室 廠處級（含）以上單位 事業部 經理室 隸屬部及業務相關之執行負責單位 廠處 廠處長室 隸屬廠及業務相關之執行負責單位 3.1.1遇有界面單位會簽部門均應發行。 3.1.2手冊、程序類、標準作業程序類(SOP)、外來文件發行時制定單位需 舉辦說明會，告知“使用規定”及該文件之精神和作業要領，並應 有簽到記錄，以落實制度推動。 文件發行作業 文件編號賦予 各單位制定之文件，由文件管理單位，依”文件管理辦法”之編號原則賦予文件編號。 發行份數製作 文件發行管理單位依核准之編制單位決定發行份數，並填記”文件分發（收回）簽收單”（附件 1）以為發行份數製作之依據。 文件整理 (1)手冊及全公司適用程序類原件應按下列之順序整理 A.封面。 B.公告。 C.文件修訂（廢止）記錄表（附件2 ）。 D.品保文件審核單。 E.本文（使用表單不再檢附於附件，參考使用表單一覽表）。 F.事業部及廠處適用之手冊及程序類原件除”公告”外，應按上項規定之順序整理。 (2)規格類、標準作業程序類(SOP)原件應按下列之順序整理。 A.文件修訂 (廢止) 記錄表。 B.本文（使用表單不再檢附於附件，參考使用表單一覽表）。 (3)發行件免附”文件審核單”。 (4)文件修訂 (廢止) 記錄表，於修訂或再版發生時由文件管理單位 通知各文件保管單位負責填記。 發行章 (1)文件發行須加蓋”發行”章，其使用以紅色印泥為之。 (2)文件發行須於每頁右下角處加蓋”發行”章。 (3)”發行”章由總經理室統一製作，分發各文件管理單位使用。 (4)其樣式例如下圖: 文件發行冊號 文件發行時，須於發行件首頁右上角框內處，加蓋”文件分發冊號”，文件發行序號設定為六碼，依單位識別碼及流水編號其表示方式如下 ｏ ｏ ｏ ｏ ｏ ｏ │ │ │ │ │ │ └─┴─┘ └─┴─┘ 單位識別碼 流水編號 (1)單位識別碼 依本公司”部門代號”前三碼做為單位識別碼。 (2)流水編號 依文件發行份數編定流水編號，起號為００１。 文件分發 文件管理單位依填妥”文件分發（收回）簽收單”，檢附文件辦理分發，同時完成”文件分發（收回）簽收單”之分發欄簽收，並按”文件檔案管理辦法”(100-20-0005)之規定歸檔。 標準作業程序類(SOP)文件及使用表單名冊應置放於機台側，可隨時查閱使用，並保有必威体育精装版版文件。 文件殘缺髒污應適時更新、補發，保持可使用狀態。 作廢文件收回 經修訂或廢止後之作廢文件，須於修訂版發行同時或公告廢止時即行收回，並於”文件分發（收回）簽收單”之收回欄簽收。 文件作廢處理 原件 經修訂廢止後之作廢原件，由文件管理單位於每頁文件中央處加蓋”作廢”章，並按”文件檔案管理辦法”(100-20-0005)之規定歸檔，保存３年後辦理銷毀，同時填記”作廢、銷燬原件記錄表”。 發行件 經修訂廢止後之作廢發行件，由文件管理單位，於作廢文件收回後辦理銷毀。尚未銷毀之作廢文件，應先於每頁文件中央處加蓋”作廢”章，並集中保管至完成銷毀。 作廢章 作廢章樣式如下圖 文件申請與報繳 文件申請 文件增補發申請時，由需求單位填具”文件申請表”（附件3）依核決權限核准，文件管理單位據以辦理增補發作業。 文件報繳 部門裁撤時，文件報繳方式同上項規定申請辦理報繳。 文件告示 規格類、標準作業程序類(SOP)、文件告示須先填具”文件申請表”，依核決權限核准，經文件管理單位於該告示文件右下角處加蓋”發行”章辦理告示。 4.附件（使用表單） 附件1 文件分發（收回）簽收單 附件2 文件修訂（廢止）記錄表 附件3 文件申請表 福懋興業股份有限公司 編號：100-20-0004 文件發行辦法 頁次： 1