任务二工作日志管理教学课件.ppt

单元目标 维护和整理了周围的办公环境，一天的工作也按照常规有条不紊地完成了，思妍看看手表，离下班时间还有半个多小时，应着手制定明天的工作日志了。明天上司的工作任务有：接待布莱尔公司代表团、参加部门经理会议、进行百色俱乐部午餐会晤、招聘面试新员工。秘书个人任务有：安排“十一”值班工作、进行办公用品发放、安排修理打印机、写好个人工作总结。 实训要求 1．以小组为形式，每小组5-6人； 2．完成任务一，每个小组成员个人必须制定一篇上司和秘书的工作日志，再在小组内进行展示、研讨，整合成一份最终成稿； 3．完成任务二，小组成员研讨、协商后，分角色进行情景模拟操作。 小 结 一、工作日志的制定依据 二、工作日志的内容 三、值班工作要求 强化练习 周一上班，秘书小周需要完成以下工作。她迅速地开始工作，弄得手忙脚乱，临近下班时，仍有部分工作没有完成： （1）给某客户打电话，与对方联系自己的上司下周四将与他约会； （2）复印下午部门经理会议所要讨论的报告及会议日程表（8人，人手一份，每份10页）； （3）向人力资源部门申请今年的休假日； （4）复印并备存给某客户的答复函，原件寄给对方； （5）拆封、分类和传递今天收到的邮件； （6）布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡； （7）为上司预定周末去天津的火车票； （8）复印新发的办公经费报销规定备存，原件放置文件传阅夹中给部门同事传阅； （9）在做以上事情的同时，她还接待了3位访客、接了若干次电话。 假如你是小周，你将怎样利用时间高效地完成这些工作？ 你是辉鹏服装有限公司的总经理秘书，今天上司的工作任务有：召开股东大会，两个客户约会，一个宴会；秘书个人任务有：进行安全隐患检查，寄一封邮件，个人工作总结。请制定上司和秘书的工作日志。一个客户来电取消约会，请做好日志更改和善后工作 。 * * 任务二 工作日志管理 学习情境— 上班伊始工作 1.了解工作日志的内容和制定依据； 2.掌握填写和修改工作日志的方法； 3.了解值班工作要求，掌握值班工作要点。 1.能够制定上司和秘书个人的工作日志，做好日志的管理和更改工作。 2.能够进行值班安排并做好值班工作。 知识目标 能力目标 任务背景 任务1：根据背景制定上司和秘书当天的工作日志。 实训任务 任务2：思妍为上司送上茶水和工作日志，上司告知部门经理会议改在下午；针对目前国内外市场的中国民族服装热，公司有意向与韩国广田百货有限公司合作开发韩国服装市场，让思妍收集相关资料，尽快给他答复。请根据实际情况更改和补充日志。 任务3：请根据企业的工作计划和上司活动时间表安排“十一”值班工作，并进行值班。 ⑴对应上司工作任务进行排序；⑵添加秘书辅助性工作任务和个人任务，并给任务排序； ⑶绘制工作日志表。 ⑴罗列上司当天的工作任务；⑵给工作任务排序；⑶绘制工作日志表；⑷汇报上司，上司批准即可。 1.制定上司 工作日志 2.制定秘书 工作日志 步骤1：制定上司和秘书的工作日志 实训步骤 上司工作日志 16：00 翔风酒店东江房 接待布莱尔公司代表团 15：00 百色俱乐部 午餐会晤 12：30 会议室 招聘面试新员工 10 ：00 A文件 董事长会议室 部门经理会议 8：30 备注 地点 活动内容 时间 2009年9月16日星期三 秘书工作日志 办公室 个人工作总结，安排值班工作 16：00 翔风酒店东江房 提醒：接待布莱尔公司代表团 14：50 百色俱乐部 提醒：百色俱乐部午餐会晤 12：20 会议室 面试新员工会议室准备 9：40 办公室 进行办公用品发放，安排修理打印机 9：00 A文件 董事长会议室 部门经理会议准备工作 8：10 备注 地点 内容 时间 2009年9月16日星期三 5. 其他工作任务不宜变动太大。 4.将变更通知相关人员； 3.相应更正秘书工作日志； 2.及时更正上司工作日志； 1.判断当天工作任务变动是否涉及上司行动； 步骤2： 工作日志 修正 修正后的 秘书工作日志 翔风酒店东江房 提醒：接待布莱尔公司代表团 14：50 办公室 个人工作总结，安排值班工作 16：00 文件 董事长会议室 部门经理会议准备工作 15:40 提醒：百色俱乐部午餐会晤 12：20 会议室 面试新员工会议室准备 9：40 办公室 进行办公用品发放，安排修理打印机 9：00 收集与韩国广田百货公司合作开发国内外中国民族服装市场的相关资料 8：10 备注 地点 内容 时间 2009年9月16日星期三 步骤三： 一、安排 值班工作 1.熟悉值班 制度与规定 2.编制 值班安排表 3.通知并发放 值班表 1．处理来函和电话 2．进行来人登记和接待临时来访人员 3．