浅谈如何做好医院档案收集和保管工作.docVIP

精品论文 参考文献 浅谈如何做好医院档案收集和保管工作 中国医学科学院肿瘤医院深圳医院 广东深圳 518000 摘要：众所周知，医院档案收集工作是一项长期性的工作，有着一定的复杂性与专业性，档案室应对该项工作给予做够的重视。目前，随着医疗卫生体制改革的不断深化，医院档案资源的数量逐渐增多，涉及内容日趋广泛，对医院档案收集工作带来前所未有的挑战，使得当前医院档案收集工作出现了数量不足、材料不全、质量不高、收集不主动等问题。鉴于此，本文对医院档案收集工作的现有问题及其产生原因进行了分析，在此基础上，就如何改进医院档案收集工作提出了一些思路与对策，供同行参考。 关键词：医院；档案收集；问题；对策；档案整理；保管 1、医院档案收集工作中的现有问题 目前，我国医院档案室在档案收集工作中普遍存在以下几个问题： 1.1归档材料数量不足 目前，许多医院档案材料数量低于预期，这是因为许多应归档的档案资料未被及时归档，具体原因包括以下几点：1）一些其他部门的工作人员缺乏归档意识，认为在自身工作过程中形成的档案资料应由自己保管，因而未能及时将一些需要归档的资料交给档案室；2）一些部门认为资料交给档案室后，一旦需要查找调用将大费周章，因此宁愿自己保管这些资料，以便自己今后取用；3）由于缺乏归档意识，一些部门的工作人员在发生岗位变动时，仅仅将手头的工作对新人进行了交接，而档案材料却往往被忽视，导致档案资源流失；4）一些医院的档案归档工作较为繁琐，在医疗工作任务十分繁重的情况下，许多部门的工作人员不能及时对相应材料进行归档。 1.2归档材料不全 目前，许多医院档案室在档案收集中存在材料不全的问题，主要表现为：1）卷内文件材料不全。由于文件材料的形成部门未能认真对待立卷工作，导致部分档案资料丢失，进而造成卷内材料不齐全，例如有些关于设备购入或建设项目的文书档案，仅有医院向上级的请示报告而没有批复文件；2）归档材料载体单一。一些档案信息是以电子文档、音像制品、实物等形式存在的，因此，在医院档案收集过程中，那些与医院各项管理、科研、医疗业务有关的光盘、视频、电子、录像带等等均应被一并纳入档案资料中，但事实上，很多医院在收集档案资料时仅重视纸稿资料，忽视了对其他载体的档案资料的收集。 1.3归档文件质量偏低 目前，我国许多医院档案室在档案收集过程中缺乏规范性控制，导致归档文件的质量参差不齐，现有问题主要有：1）文稿不规范。许多档案形成部门不重视文稿的规范性，一些文书档案上缺乏落款单位、落款时间；部门批复文件上缺乏负责人的签字；文稿的书写未按要求使用碳素笔，而是用蓝色墨水、圆珠笔等书写；2）未按要求归档。如纸张大小不整齐，未按要求编排页码，金属钉的使用不规范或未按要求去除金属钉，纸稿的排列顺序不规范，分类不符合归档要求，未按要求设置目录，缺乏负责人签字等等。 1.4归档不及时 医院档案的收集工作，需要档案收集人员与档案形成部门共同努力来完成。而一些部门在档案收集方面的主动性不足，很多档案资料都不能被及时归档。加之医院许多部门工作较为繁忙，即便档案室工作人员经常催促，也有很多档案不能被及时归档，而档案室对这种情况却常常无可奈何。 2、医院档案收集工作改进对策 为解决上述问题，进一步提升医院档案收集工作的效率与质量，应采取以下几项改进对策： 2.1树立归档意识 提升医院各部门工作人员的归档意识，对于提升档案收集工作效率和质量有着重要的意义，对此，医院档案室应积极开展档案知识宣传教育，引导医院全员逐步树立归档意识，对此可采取以下措施：1）积极宣传国家关于医院档案管理的法律法规，医院档案室的规章制度，引导医院各部门工作人员按照国家和医院要求自觉归档；2）结合各部门工作的性质与特点，向其宣传归档的范围、要求、内容等等，使各部门准确认识归档工作，在归档过程中有的放矢，事半功倍，进而消除其对归档工作的困惑与厌烦；3）联合医院领导和人事部门，对在归档工作中表现良好的部门和个人给予适当的奖励，使其发挥模范带头作用，促进其他部门和个人效仿先进部门和个人，形成一种竞争的氛围，以充分激发医院全员在档案收集工作中的积极性。 2.2强化指导与监督 强化对归档过程的指导与监督，对于提升档案质量和促进及时归档有着重要的意义，对此可采取以下措施：1）做好档案人员的培训和指导。定期对医院各部门档案负责人员进行归档知识和技能培训，及时解答档案人员在档案形成过程中的疑问和难题，指导其规范归档，此外，档案收集人员还可