第六讲 会议与会务活动组织.pptVIP

第六讲 会议与会务活动组织 通过本章的学习，我们将： 1.了解会议的类型及作用； 2.熟悉会务工作的基本内容及工作程序； 3.掌握会议组织工作的环节。 案例引入 请柬发出之后 某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。 接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，当天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知?? 一气之下，都回家去了。 事后，会议主办机关的领导解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。 但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。 问题讨论： 这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？ 第一节 会议的类型及作用 一、相关概念 1.会：聚集、会合； 2.议：商议、议事； 3.会议： 一是指有组织有领导地聚众议事，如：党委会议、职工会议； 二是指一种经常商议并处理重要事务的常设机构或者组织，如全国人民代表大会、中国人民政治协商会议。 本书探讨的是第一种。 4.会务活动：有关会议的具体准备、组织和各项事务服务工作。 二、会议的要素 会议名称； 时间 会议召开的时间；整个会议所需要的时间、天数；每次会议的时间限度。? 地点——会址 ； 与会人员； 会议主旨； 会议议题 是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题 ； 会议方式； 会议的结果。 三、会议的种类 1.按规模分： 特大型（万人以上）、大型（上千人）、中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。 2.按性质分：决策性、非决策性、专业性、动员性、纪念性、外事性 、专题性、综合性。 3.按时间分：定期和非定期。 4.按出席对象分：联席会、内部会、代表会、群众会. 5.按召开方式分：电话会、电视会、广播会、网络会。 6、公司常见会议类型 经理例会与特别会议； 员工大会； 公司年会； 股东大会和董事会； 客户咨询会； 展览会、订货会、业务洽谈会、新产品新闻发布会、联谊会、表彰会。 大家谈 你参加过一些什么样的会议？你是否喜欢这些会议？为什么？ 第二节 会议组织工作的内容 会前筹备； 会中组织和服务； 会后的善后和落实。 一、会前准备 1、确定会议主题与议题 一是要有切实的依据； 二是必须要结合本单位的实际； 三是要有明确的目的。 议题是对会议主题的细化。 2. 确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定 3、确定会议规模与规格 依据会议的内容或主题，同时本着精简效能的原则 会议的规模有大型、中型、小型； 会议的规格有高档次、中档次和低档 4.确定会议所需用品和设备 必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等； 特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。 5、建立会议组织机构 秘书组、资料组、会务组（组织组）、宣传组、后勤服务组、保卫组。 6、确定会议地点 根据会议的规模、规格和内容等要求来确定； 有时也考虑政治、经济、环境等因素。 7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。 8、安排会议议程与日程 会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来； 会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。 某股份有限责任公司股东大会日程安排 9、制发会议通知 通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、 议题及要求等； 会议通知的种类有书信式和柬帖式； 会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知； 会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。 10、制作会议证件 代表证（出席证） 列席证 会议正式证件 来宾证 记者证 会议工作人员证 会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等； 有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。 11、制定会议预算 会议费：会议设备和用品费、会议场所租用费 ； 文件资料费； 与会人员食宿费； 会议交通费； 宣传交际费； 邮电通讯费； 其他费用。