ThinkPad新品发布会策划方案.pptVIP

Placeholder - Presentation title | 6 April, 2006 Placeholder - Presentation title | 6 April, 2006 项目整体运作 项目前期 人员邀请 航班信息统计 项目前期 项目现场实施控制 机场接机 设立此次活动专门接待处； 配备机场总协调人员1名，普通接待人员1名，并安排专业英文工作人员1名负责接待VIP； 机场工作人员职责：按照提前统计的《接机航班表》进行人员及车辆的调度，通知酒店工作人员抵达人员姓名，确保所接客人信息的准确性。如遇预期未到来宾，需及时打电话询问原因，并与酒店签到处负责人进行及时沟通。避免房间预定浪费。 在邮寄邀请函时也同时有此次活动的行李牌，使接机的工作人员更加容易辨认来宾。 项目现场实施控制 酒店入住 酒店签到工作人员与机场保持顺畅的沟通，随时掌握参会人员的抵达情况。 引领客人办理入住手续。 并与客人在背景板前合影留念，每位客人现场就可以得到一张立拍立现的照片，照片将装入一个印有ThinkPad logo和此次会议名称的精美相框内，以留作纪念。 工作人员为客人办理入住手续：询问姓名及公司名后记录，为其发放相应房卡。 最后告知来宾会议所有用餐以胸卡为凭证，请来宾佩戴好。 酒店入住－非常规时间到达 在项目执行前 项目负责人与ThinkPad负责人进行细节沟通，须在此环节中提前确认如下内容，如遇： 在邀请环节中统计来宾是否需要延住，并帮助预定酒店； 接机当日午、晚餐形式： 建议ThinkPad选择在酒店内就自助餐， 将会与酒店方协调，如有客人在非就餐时间到达，餐厅可在早11点至晚22点间提供套餐服务。如有客人抵达时间较晚， 签到工作人员在来宾入住签到时同时送上提前送上此次会议专门提供的点餐卡（点餐卡内容为：欢迎／为保证您明日会议精神充沛，您可在房间内用餐晚，以下有几种套餐供您选择：ABC），酒店服务生将根据客人需求将晚餐及时送至房间。 酒店入住－非常规时间到达 非常规时间到达安排： 提早到达： 提前一天到达－－按照之前与ThinkPad负责人沟通的结果，先与酒店协调房间问题，帮助办理入住手续，并提供周边旅游相关信息。 如酒店客房已满， 将尽快协调离活动酒店最近的星级酒店对其住房进行解决，并在第二天联系此客人，帮助到达会议酒店办理入住。 提前四小时入住－－为了避免酒店房间临时未准备好，专门设立在酒店大堂附近的贵宾休息区，为等待房间的客人提供休息场所，休息区内准备饮料；点心；水果；当地中英文报纸；宽带上网以及娱乐节目，如闭路电视等。同时及时有效的与酒店方协调房间，并由专人检查房间清洁及布置情况。 酒店入住－非常规时间到达 非常规时间到达安排： 晚到达： 此次会议签到处在全日设立于酒店大堂，如客户在会议开始后到达酒店，工作人员将建议并帮助其先将行李存放于酒店行李处，待会议结束后，让其到签到处办理入住手续。 如客人尚未就餐，在其入住的同时，工作人员协调餐厅送一些小点心至客房内。 航班统计、送机 根据以上统计的返程航班进行合理的车辆安排，根据以往会议经验，送机车辆安排需要比所收集到的反馈信息多20％余量； 根据数据库航班信息统计每个车辆的出发时间，以时间表的形式打印、酒店大堂公告牌内、会务组热线由专人负责接听； 每班车次由工作人员负责确认乘车人的航班； 行李寄存，12时之后出发但必须12时前退房的客人，酒店将安排特别柜台办理行李寄存手续。 注：须提前与酒店协商“late checkout”时间。 其它会议服务项目执行 ThinkPad服务站(Optional) 在酒店固定区域设立ThinkPad服务站，每天早七点至晚二十四点提供服务，主要解决客人： 预定返程机票 随时关注行程变化做变更，并检查客人姓名是否有误； 提醒客户是否有特殊行程、指定的航空公司、告知最后的出票时间、提醒机票的可更改性。 当地自费旅游咨询，其他信息咨询等需求 提供免费饮料，小吃，宽带上网，打印、复印、传真服务 提供基本医护用品，并协助安排紧急救护及相应医疗 设立工作人员专职服务（07:30－10:00／17:30－20:00两人，其它时段一人） 其它会议服务项目执行 活动应急备选方案 接机：提前一周查询各出发城市天气情况；如有飞机延误等情况，及时与海口机场的相应航空公司服务台联系，确认飞机抵达时间。 送机：如果因天气原因，飞机延误，客人需要被接回酒店，按排车将其接回酒店，并协助其订房。 其它会议服务项目执行 制定应急措施 安排专人负责活动应急方案的制定、联络、执行工作； 并提前收集整理《活动紧急联络表》，其包括酒店保安室、120急救、110警备、119火警、SOS救援、酒店附近各医院／急诊室电话、地址等相关信息。 项目后期资料整理