关于做好2016年度档案归档工作地通知.docVIP

关于做好2016年度档案归档工作的通知 各部门： 2016年度学校档案归档工作即将开始，为进一步推进我校档案工作的规范化、制度化管理，确保学校各类文件材料及时、完整的进行归档，现将有关事项通知如下： 一、归档范围 1.凡2015年期间，学校各职能部门在工作中产生和形成的各种载体形式、有查考利用价值的文件材料均应归档，按时移交。各部门除参照《西安文理学院文件材料归档范围和保管期限表》（2015年重新修订）进行整理立卷外，对本部门该年度发生的，未列入归档范围的重大事件材料或新增加的有必要归档的材料也应整理立卷。如有往年没移交的档案材料也应于今年一并移交。 2.归档文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子、实物等材料，不同载体的材料应随纸质文件材料一同归档。归档的声像档案应标识题名、人物、事件、时间、地点等要素；归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间；每件实物档案也应有详细说明。 3.以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗（市级以上）等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。 二、归档要求 1.分管档案工作领导及兼职档案员如有变动，请在四月十八日前将变动名单报至档案室（未变动的不用交），以免延误工作，具体报送形式见附件一。 2.各部门主管档案工作的领导要高度重视这项工作，督促兼职档案员按时完成2016年度归档任务。部分未完成2015年度归档任务的单位，请竭力配合，尽快完成补交。 ? 3.归档的文件材料必须是原件，复印件原则上不归档。凡不符合档案归档要求的文件材料，必须按要求整理合格后方可移交。 4.归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐件检查，不缺页、漏项。 5.各兼职档案员应将收集完整的文件材料进行初始鉴定。在档案室的指导下进行分类、整理、排列，并按要求将归档文件目录输入档案网络管理系统（南大之星），对于有电子文件的务必将其相应的电子文件全文（定稿）上传至档案管理系统。 6.各部门归档过程中，如需要已上交的2015年市级目标考核资料，可与档案室联系，取回相应资料。 三、归档程序 1.收集整理：兼职档案员根据《部门档案归档范围和保管期限表》（见《档案管理工作手册》）、《归档流程》（见附件5）及归档要求，将平时形成的文件（含电子文件）进行整理。 2.归档验收：档案移交时，交接双方当面检查，档案室按归档要求进行验收，不符合要求的退回归档部门，合格后方可办理移交手续。 3.移交手续：归档单位移交档案材料时须填写“档案移交目录”及“归档说明书”(见附件2、3)，一式两份，交接双方签字并加盖所在单位印章后各留一份备查。 4.移交地点：学校综合档案室（明德楼D804—1）。 5.各部门在归档过程中如有问题，请及时与档案室联系。联系方式办公电话）；161308916（档案业务交流群）。 四、归档时间 请各部门于2016年6月30日前，将整理完成的归档材料移交学校综合档案室，具体归档指导、移交时间见附件4。 附件 1、西安文理学院归档单位分管领导及兼职档案员信息表 2、西安文理学院档案移交(接收)登记表 3、西安文理学院归档说明书 4、2016年度部门归档时间安排表 5、西安文理学院部门档案归档流程图  党政办公室 2016年3月25日 附件1 西安文理学院归档单位分管领导及兼职档案员信息表 归档单位 分管领导 姓 名 职 务 联系电话 兼 职 档案员 姓 名 职 务 联系电话 姓 名 职 务 联系电话 归档单位审核意见 负责人签名： （公章） 年 月 日 附件2 西安文理学院档案移交(接收)登记表 序 号 主要内容 所 属 年 度 移交 (接收)日期 移交 (接收)原因 数 量 备 注 小计 其中 永 长 短 移交人(签字): 接收人(签字): 附件3 西安文理学院归档说明书 归档单位名称: 归档年度: 归档单位领导及内部机构负责人: 归档单位主要职能及主要工作任务: 归档材料的收集情况: 归档材料分类情况: 归档材料保管期