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Excel函数在日常办公中应用技巧探析摘要: Excel作为办公人员常用的软件之一,获得了世界范围的推广和使用。Excel软件依靠其强大的功能,成为一款快速、有效处理函数和公式的优秀软件。基于Excel软件使用过程中经常出现的问题,本文进行了详细分析,主要探讨了空格的处理方式和查找数据的各类方法。针对财务人员大小写数字转换的运用等问题进行了阐述,旨在挖掘出Excel中最简单有效的应用技巧。 关键词: Excel函数;日常办公;应用技巧 中图分类号:TP391.13 文献标识码:A 文章编号:1007-9599 (2012) 13-0000-02 Excel处理数据的功能强大,但是很多使用者只是作为处理表格的一项软件来使用,没有发现其更广阔的利用空间。针对Excel函数的使用功能,我们提出了在日常办公过程中可以贯彻的应有技巧。从身份证号转化为出生日期、查找数据、成绩等级分类等方面出发,帮助办公人员获得更多有效的软件信息。 一、删除单元格中多余的空格 Excel表格里面必然要用到字段,姓名在字段里面的使用频率极高,但是输入姓名时系统经常反馈错误的信息,因为姓名前后不能存在空格,还会有许多使用者对输入手法不熟悉,造成输入错误的结果,在姓名之间或前后加入空格都是错误的行为。在输入空格后会让表格变得更加美观、工整,但是实际操作和使用过程中会带来很多麻烦。一般情况下管理系统是无法识别输入空格的Excel表格,目前电子银行都具有跨行转账的功能,但是姓名中的空格会造成转账失败的结果,系统仍然无法识别具有空格的姓名。针对Excel表格出现空格的情况,该软件设计出一系列解决方案。“TRIM”公式就是快速、有效的方案之一,常见的方法包括采取VBA编写代码的形式来完成空格的去除。去除空格的方法各式各样,其中最简单有效的方式就是直接使用查找替换的功能,用“空”来代替原有的空格。出现问题的单元格需要全部选中才能进行有效的处理,可以通过Ctrl和F键结合的方式,直接将查找和替换的那项显示出来,在完成确定将“空”代替原来的空格后即可。Excel表格在设计初期充分考虑了系统无法辨别空格的问题,采取多种手段有效的将单元格中多余的空格删除掉。 二、数字金额转换成大写 财务或会计工作人员势必会涉及金额数据,一般情况下要将数字直接转换成大写,传统的手工填写方式繁琐且容易出错,特别是对于出现负数和小数点的情况。Excel公式充分考虑到了小写数字和大写之间的转换问题,通过简单的代码输入便可以直接转换。首先将公式代码分析清楚,输入=IF,当Al=0时,即涉及的数字是零元整,输入IF还存在另一种情况,Al的值小于0代表负字。 和 的输入会辨别元和角。实际上该项操作是将Al代替为单元格,完成小写数字和大写之间的转换。输入的公式代码要涉及到一系列繁琐的嵌套函数,即需要注意数字之间的小数点和进制问题,这时候将VBA程序设计知识融入进去最合适不过。进行以上代码操作后即可完成小写和大写之间的正确转换,如图1所示。 三、将成绩按等级分类 IF语句是使用频率极高和范围广泛的编程语言之一。在Excel办公软件中,IF函数发挥着至关重要的作用,它可以完成一系列数字等级的判断。成绩是高校完成等级判断的重要标准,单靠人工的判断及格、良好、优秀难免会出现差错,且难以发现错误,所以需要自动辨别和区分成绩等级,我们将成绩输入Excel的数据表中,在单元格里面要输入有效的公式才能完成辨别,对于不及格的成绩需要输入=))))IF,低于60分的成绩会自动生成不及格;输入=IF(B259,“及格“)即代表成绩及格;中等成绩输入=IF(B269);当输入=IF(B279)时即代表成绩良好;将=IF(B289,优秀)输入进去代表成绩等级为优秀。针对成绩等级分类的处理相对简单,只需要使用少数嵌套函数即可,将公式输入正确后数据会自动生成,如图2所示。 四、将身份证号码转化为出生日期 Excel表格经常要输入身份证号,单纯的号码很难将出生日期和年龄筛选出来,Excel表格设计的很多公式都可以将身份证号快速、准确的转换为年龄和出生日期。针对老身份证中的15位数可以通过IF函数进行完全性解决。其中A2代表附有身份证号的表格,首先输入 ,这是完成初步的公式输入,再输入 ,针对老身份证中的15位数,需要将“19”输入到年份前面,否则将无法完成数字辨别。对出生日期的转换完成后年龄的形成方式更加简单。目前采取Datedif函数处理的方式较多,直接输入 ,单元格仍然用B2来表示,公式中使用的字母Y则表示年。将公式输入完整后出生日期会直接生成年龄。 五、查找数据表中的数据 Excel表格会涉及很多数据的处理,特别是财务和会计人员,一旦查找大量数据就会十分繁琐,需要相关函数来完成数据处理